Een zakelijke brief of e-mail schrijven: hoe doe je dat?

Een zakelijke brief schrijven, het klinkt misschien een beetje ouderwets, maar het is nog altijd een goede manier om te communiceren met een officiële instantie of een bedrijf. Een zakelijke e-mail is wat moderner. Ook als student, tijdens je werk of juist als je nog op zoek bent naar een baan, is het belangrijk dat je een goede zakelijke brief of e-mail kunt schrijven. Je schrijft een zakelijke brief bijvoorbeeld als je ergens wilt solliciteren, wanneer je een klacht wilt indienen of je motivatie wilt laten blijken voor een bepaalde studie. Aan het schrijven van zo’n zakelijke brief zijn een aantal regels verbonden. Zo heeft de tekst een vaste indeling. Op deze pagina lees je alles wat je moet weten over het schrijven van een zakelijke brief of e-mail.

Indeling:

Een zakelijke brief heeft vaak een vaste indeling. Deze indeling ziet er als volgt uit:

• Afzender
  Je vermeldt hier je eigen adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Dagtekening
  Hier schrijf je de plaats waar en de datum waarop je de brief hebt geschreven.
• Geadresseerde
  Nu volgt de naam van degene aan wie je schrijft en zijn of haar adres (of het adres van een bedrijf of instantie).
• Betreft
  Na het woordje ‘betreft’ plaats je een dubbele punt en daarna vermeld je het onderwerp van je brief.
• Aanspreking
  Voor een zakelijke brief gebruik je een passende aanspreking, zoals ‘Geachte heer/mevrouw’.
• Eerste alinea
  Je begint de eerste alinea met een hoofdletter en je begint nooit met ‘ik’. In deze alinea geef je aan waarom je de brief schrijft.
• Rest van de tekst
  Hierna volgt de rest van je tekst.
• Afsluiting en ondertekening
  Je sluit je brief op een gepaste manier af, bijvoorbeeld door de woorden ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’ gevolgd door een komma en je eigen naam.
• Bijlage(n)
  Je vermeldt hier welke bijlage(n) je eventueel toe hebt gevoegd.
  
  
  

Verschil zakelijke brief en zakelijke e-mail:

Er zijn een aantal verschillen tussen een zakelijke brief en een e-mail. Hoewel de inhoud hetzelfde is in beide gevallen, is de indeling iets anders. In een e-mail schrijf je de gegevens van de geadresseerde niet op. De ‘betreft-regel’ wordt vervangen door de ‘onderwerpregel’. Als je bijlagen meestuurt, plaats je boven de e-mail een regel waarin je vermeldt wat voor documenten je hebt bijgevoegd.

Een veel gebruikte indeling van de zakelijke brief vind je hieronder:

 
Bekijk hier een voorbeeldbrief.

Schrijf een brief aan postorderbedrijf Neckermann. Je hebt twee weken geleden een dekbed besteld. Inmiddels is dat binnen, maar veel later dan was beloofd. Daarnaast was de kleur heel anders dan je had gezien op hun website. Je wilt dit dekbed niet. Neckermann geeft echter geen geld terug, maar een tegoedbon. Jij vindt dat je recht hebt op je geld, omdat Neckermann zich niet aan de afspraken heeft gehouden. 

Het adres is: Neckermann B.V., Parelstraat 152, 1078 LS in Amsterdam.

Succes!

Lever hier je brief in.