5. KANSALAISOPISTON SAAVUTETTAVA VIESTINTÄ

-

Teksti: Virpi Vedenkannas

 

Saavutettava viestintä on erittäin selkeää, helposti käytettävää ja sisäistettävää viestintää. Sisältö on mahdollisimman helppo ymmärtää, vaikka vastaanottajalla olisi viestin välittymistä rajoittavia tekijöitä. Niitä voivat olla esimerkiksi aistivammat, kognitiiviset ja tiedolliset rajoitteet, korkea ikä ja puutteellinen kielitaito. Saavutettava viestintä poistaa tai kiertää toimintarajoitteista johtuvia esteitä.

 

Tulkkaus- ja käännöspalveluiden lisäksi saavutettavassa viestinnässä hyödynnetään monipuolisesti erilaisia viestinnän keinoja, jotta tieto olisi saavutettavissa eri aisteilla. Kirjoitetun tekstin lisäksi viestiä välitetään esimerkiksi liikkuvan kuvan ja äänen avulla, ja tekstin tukena käytetään kuvia ja symboleita.

 

Saavutettavan viestinnän periaatteita voi soveltaa sekä sisäiseen että ulkoiseen viestintään. Sisäinen viestintä tarkoittaa opiston henkilökunnan viestintäkanavia, kuten intranetiä, Teams-sovellusta, WhatsApp-ryhmää tai sähköpostitiedotusta. Ulkoista eli niin sanotulle suurelle yleisölle suunnattua viestintää kansalaisopisto voi toteuttaa esimerkiksi verkkosivustollaan, blogissaan, sosiaalisen median kanavissaan tai printtijulkaisuissaan.

 

Saavutettavuus on pidettävä mielessä viestin sisältöä luotaessa ja viestintäkanavaa valittaessa. On tärkeää pohtia, mitä viestitään, kenelle viesti kohdennetaan sekä missä, millä tavalla ja milloin viestintä toteutetaan.

 

Kansalaisopiston pyrkimyksenä on tavoittaa mahdollisimman laaja ja moninainen joukko sen toiminnasta kiinnostuneita ihmisiä. Tähän joukkoon kuuluu myös paljon sellaisia henkilöitä, joita opistot eivät tavoita kaikkein tavanomaisimmilla ratkaisuilla. Tästä syystä kansalaisopiston viestinnästä kannattaa tehdä mahdollisimman monikanavaista ja monimediaista.

Monikanavaisuus

Monikanavaisessa viestinnässä opisto tiedottaa ja markkinoi yhden kanavan sijaan useassa eri kanavassa. Opistolla voi olla käytössään esimerkiksi perinteinen verkkosivusto, kurssinhallintajärjestelmä, kurssioppaat, sähköpostilistoja, uutiskirje ja pari somekanavaa. Kun kansalaisopiston viestijät välittävät tärkeitä sisältöjä eri kanavissa, he tavoittavat haluamansa kohdeyleisön helpommin ja varmemmin kuin vain yhtä kanavaa käyttämällä.

 

Verkkosivusto

 

Verkkosivustolle ja sosiaaliseen mediaan kannattaa tuottaa monipuolista sisältöä, koska ihmiset omaksuvat asioita eri tavalla. Yksi vastaanottaa sisällön mieluiten lukemalla, toinen kuvia katsomalla ja kolmas videon tai äänen välityksellä. Monimediainen viestintä pyrkii tarjoamaan sisältöä eri aisteille ja hyödyntää tekstin lisäksi myös kuvaa, videota ja ääntä.

 

Verkkosivusto on keskeisin monikanavaisen viestinnän kanava. Se on luonteva paikka tiedottaa opiston ajankohtaisista asioista ja markkinoida opiston kursseja ja muuta toimintaa. On tärkeää, että sivustoa on helppo käyttää millä tahansa laitteella ja että se on käytettävissä myös ruudunlukuohjelmalla. Sivustolta löytyvät myös linkit opiston muihin viestintäkanaviin sekä kurssisivustolle.

 

Kannattaa varmistaa, että opiston toiminnasta kiinnostuneet myös löytävät sivustolle tuotettujen sisältöjen pariin. Ihmiset viettävät paljon aikaa sosiaalisessa mediassa ja netissä, minkä vuoksi tiedottaminen ja markkinointi kannattaa kohdistaa nimenomaan verkkoon. Hakukonemarkkinointi ja somemarkkinointi ovat tehokkaita keinoja ohjata ihmisiä ilmoittautumaan kursseille ja tutustumaan opiston toimintaan netissä.

Nopeita vinkkejä verkkosivustojen sisältöihin

Tarkista löytyvätkö opiston verkkosivuilta

  • yhteystiedot, eli puhelinnumero, sähköposti ja osoite
  • toimipaikat ja niiden osoitteet
  • englanninkielinen / muilla vierailla kielillä toteutettu infosivu
  • kieliversiot verkkoilmoittautumiseen ja maksujärjestelmään
  • tasa-arvo ja yhdenvertaisuussuunnitelma
  • opettajan ABC
  • suorat linkit tärkeimpiin ohjeisiin, kuten kursseille ilmoittautumiseen ja kurssimaksujen maksamiseen.
  • usein kysytyt kysymykset

Kirjoitettu viestintä

Kansalaisopistojen pääasiallinen kohderyhmä ovat opiston opiskelijat, jotka muodostavat hyvin moninaisen joukon ihmisiä. Teksti pitää kirjoittaa heidän näkökulmastaan, ja sen pitää vastata selkeästi ja ymmärrettävästi niihin kysymyksiin, joihin he etsivät vastauksia. Oletettavasti opiskelijat haluavat tietää ainakin, mitä kursseja opistolla on tarjolla, mitä heitä kiinnostava kurssi sisältää, milloin ja missä se järjestetään, paljonko kurssi maksaa ja miten sille ilmoittaudutaan.

 

Kurssikuvauksen kirjoittaminen

 

Saavutettavasti kirjoitettu kurssikuvaus selkeyttää kurssin sisältöjä ja vähentää virhetulkintoja. Kurssikuvauksen saavutettavuutta voi parantaa monin keinoin.

 

  • Kerro vain ne asiat, jotka ovat olennaisia kurssista kiinnostuneelle ihmiselle.
  • Kerro kurssista ja sen sisällöstä konkreettisesti.
  • Jaottele teksti lyhyiksi ja selkeiksi kokonaisuuksiksi. Kirjoita korkeintaan viisi riviä yhteen kappaleeseen, ja vain yksi asia yhteen virkkeeseen.

 

Saavutettavan tekstin yleisiä ohjeita

 

Useimmiten lukijoita palvelee parhaiten tiivis ja napakka teksti. Selkokielen kirjoittamisen ohjeita voi soveltaa silloinkin, kun tavoitteena on kirjoittaa selkeää yleiskieltä. Voit hyödyntää seuraavia vinkkejä saavutettavan ja helposti luettavan tekstin kirjoittamiseen.

 

  • Kirjoita lukijan näkökulmasta ja vastaa hänen kysymyksiinsä.
  • Otsikoi sisällön mukaan.
  • Käytä kohderyhmälle tuttua sanastoa.
  • Vältä pitkiä sanoja, lyhenteitä ja vierasperäisiä sanoja.
  • Selitä vaikeat sanat ja käsitteet heti asiayhteydessä, jos niiden käyttö on välttämätöntä.
  • Vältä pitkiä virkkeitä, joissa on useita lauseita.
  • Vältä lauseenvastikkeita.
  • Vältä passiivia, suosi aktiivia: joku/jokin tekee jotakin.
  • Käytä gemenaa eli pienaakkosia. Pienaakkosin kirjoitetut sanat on helpompi hahmottaa kuin suuraakkosin kirjoitetut.
  • Pidä tekstin rakenne yksinkertaisena ja selkeänä.
  • Pidä kappaleet lyhyinä.
  • Kirjoita pitkään tekstiin väliotsikoita.
  • Etene tärkeästä asiasta vähemmän tärkeään.
  • Esitä asiat aikajärjestyksessä, jos mahdollista.
  • Muotoile teksti helposti luettavaan muotoon.
  • Jos tekstissä täytyy korostaa jotakin sanaa tai kohtaa, korosta lihavoinnilla.
  • Rytmittele tekstiä väliotsikoiden lisäksi listoilla. Listat helpottavat tekstin silmäilyä ja kokonaiskäsityksen saamista sekä tärkeiden ja kiinnostavien asioiden löytämistä tekstistä.

 

Lue lisää selkeästä tekstistä: https://www.selkeastimeille.fi/kognitiivinen-saavutettavuus/ohjeita-selkeaan-tekstiin/

Lue selkokielen ohjeet: https://selkokeskus.fi/selkokieli/nain-kirjoitat-selkokielta/pikaopas-selkokielen-kirjoittamiseen/

Saavutettavat kuvat

Kuvat havainnollistavat käsiteltävää asiaa, tehostavat informaatiota ja helpottavat sisällön ymmärtämistä. Onkin tärkeää, että kuvan sisältämä visuaalinen informaatio liittyy kiinteästi käsiteltävään asiaan. Asiaan liittymätön kuva voi harhauttaa lukijaa tai estää häntä keskittymästä käsiteltävään asiaan.

 

Saavutettava kuva on ulkonäöltään selkeä, ja näkevän lukijan on helppo hahmottaa, mitä se esittää. Parhaassa tapauksessa kuvan visuaalinen sisältö on saavutettava myös sellaisille henkilöille, joilla on heikko näkökyky tai värinäkö.

 

Kuvat toimivat usein parhaiten, kun ne esiintyvät tekstistä erillään. Erityisesti taustakuvat voivat häiritä tekstin lukemista, jos ne ovat värikkäitä ja sisältävät paljon erilaisia kuvia ja muotoja. Kuvakaappauksia kannattaa välttää, sillä ruudunlukijaa lukemiseen käyttävät henkilöt eivät pysty kuuntelemaan kuvamuodossa esitettyä tekstiä.

 

Monet kuvat ja infografiikat sisältävät kuitenkin myös tekstiä. On tärkeää varmistaa, että kontrastiero tekstin ja sen taustan välillä on riittävän suuri. Asiaan kannattaa kiinnittää huomiota myös verkkosivustoilla ja PowerPoint-esityksissä, joissa teksti on sijoitettu värilliselle pohjalle.

 

Värien kontrastin tarkistamiseen löytyy useita työkaluja. Yksi niistä on WebAIM color contrast checker. Työkalu kertoo kontrastisuhteen, kun tekstiä ja sen taustaa merkitseviin kenttiin syötetään niiden värit HEX- tai RGB-arvona. Tarvittaessa värejä voi säätää ohjelmassa tummemmiksi ja vaaleammiksi.

WCAG-kriteerin mukaan teksti erottuu taustastaan riittävän hyvin, kun kontrastisuhde on vähintään:
4,5:1 – teksti on normaalia tai pientä
3:1 – tekstin pistekoko on vähintään 18 tai se on lihavoitua ja pistekooltaan vähintään 14.

WebAIM color contrast checker -työkalu löytyy osoitteesta https://webaim.org/resources/contrastchecker/

 

Who can use -työkalu osoittaa vielä tarkemmin, millä tavalla eri tavoin näkövammaiset ihmiset erottavat valitut värit toisistaan. Työkalu löytyy osoitteesta https://www.whocanuse.com/

 

Kaikki lukijat eivät näe kuvia lainkaan ja siksi on tärkeää, että kuvan olennainen sisältö kerrotaan myös tekstimuodossa. Jotta kuvien sisältämä tieto välittyisi myös täysin sokeille henkilöille, kuvaan liitetään sähköisissä palveluissa myös tekstivastine eli alt-teksti (alternative text). Näin kuvan informaatio välittyy ruudunlukuohjelmaa käyttävälle henkilölle ja muillekin, joille kuva ei syystä tai toisesta näy.

 

Alt-teksti on lyhyt, ja se välittää kuvan sisältämän tiedon, joka ei ole luettavissa muusta tekstistä tai kuvatekstistä. Alt-tekstin voi määrittää kaikille tekstiä sisältämättömille elementeille kuten kuville, äänille, videoille sekä pylväs-, ympyrä- ja viivakaavioille. Ainoastaan koristeellisista kuvista sen voi jättää kokonaan pois.

 

Saavutettavat videot

Videot auttavat monia ihmisiä omaksumaan uusia asioita helpommin. Erityisen hyvin videot sopivat henkilöille, joilla on luki- tai oppimisvaikeuksia tai puutteita kielitaidossa.

 

Videoiden visuaalinen esitystapa parantaa sisällön saavutettavuutta niille, joiden on vaikea lukea tai ymmärtää perinteistä tekstiä. Samalla täytyy kuitenkin muistaa, että kaikki ihmiset eivät näe tai kuule videota. Tästä syystä videossa tulee olla mahdollisimman selkeä ääni ja huolellisesti laadittu tekstitys. Seuraavilla vinkeillä voit kehittää videoidesi saavutettavuutta.

 

  • Kuvaa video hiljaisessa tilassa.
  • Kehota esiintyjiä puhumaan selkeästi.
  • Sijoita puhe erilliselle ääniraidalle, jolloin sen voimakkuutta on helpompi säätää.
  • Pidä videoesityksessä asioiden määrä maltillisena ja pituus kohtuullisena.
  • Järjestä asiasisältö loogisesti.
  • Pidä taustamusiikki hiljaisena puheen aikana.
  • Tekstitä video ja synkronoi tekstitys huolellisesti.
  • Varmista värien riittävä kontrastiero.
  • Käytä tavallista tiedostoformaattia, esim. MP4:ää.
  • Liitä videoon alt-teksti tai kuvaus.

 

Videon voi ladata selainpohjaiseen videopalveluun, kuten YouTubeen, joka toimii useimmilla laitteilla. YouTubessa videoon voi myös lisätä tekstimuotoisen kuvauksen sekä runsaan määrän erikielisiä tekstityksiä, joista käyttäjä voi valita itselleen mieluisimman.

 

Lue lisää saavutettavista videoista

https://www.somat.fi/teema-2/#videot

https://www.saavutettavuusvaatimukset.fi/digipalvelulain-vaatimukset/videoiden-ja-aanilahetysten-saavutettavuus/