STM Kuntainfossa 18.12.2015 löytyy ohjeita ja linjauksia oppilashuollon tietoturvaan ja rekistereihin liittyen. Linkki infoon on tämän lopussa. Info koskee oppilashuollon rekisterejä mutta samoja periaatteita voidaan käyttää myös  oppilasrekisteriin kuuluvissa pedagogisssa kirjaamisissa (vanhempainvartti, pedagogiset asiakirjat (arvio, selvitys, oppimissuunnitelma, HOJKS) , tuki, OPO-rekisteri jne.

Oppilashuollon rekisterejä ovat: 
1. Opiskeluhuoltorekisteri, jota ylläpitää koulutuksen järjestäjä; (Tämän sisältö on määritelty OPS perusteissa ja meillä formaalipohja Wilmassa)
2. Neuvolan, kouluterveydenhuollon ja opiskeluterveydenhuollon potilasrekisterit, jotka ovat osa
järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekisteriä;
3. Opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä
erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan potilasrekistereistä;
4. Opiskeluhuollon kuraattorin asiakasrekisteri, joka käyttötarkoituksensa vuoksi on pidettävä
erillään muista järjestämisvastuussa olevan toimijan rekistereistä.

TAVOITE 
"Kirjausten keskeinen tehtävä on välittää aiemmin asiaa hoitaneiden tekemät havainnot sekä
heidän toteuttamansa toimenpiteet ja tilanteeseen liittyvät ammatilliset käsityksensä seuraaville
hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja kokonaiskäsityksen luomiseksi." *)
=> oppilaan asia etenee palvelun portailla ja samalla hänen, työntekijöiden sekä koulun oikeusturva varmistuu

YLEINEN OHJE
Kirjaa VAIN SINUN TYÖHÖSI LIITTYVIÄ VÄLTTÄMÄTTÖMIÄ TIETOJA ja mahdollisimman tiiviisti. Kuitenkin niin että kirjaamisen em. TAVOITE TOTEUTUU.

Kirjaamisen runko olisi hyvä olla formaalissa pohjassa (löytyy esim. pedagogiset asiakirjat ja oppilashuoltokertomus) mutta jos sitä ei ole niin ainakin seuraavat asiat tulisi jäädä talteen: 

Mikä oli esillä ollut Huoli /haaste 
Mikä on Tavoitetila= mihin ponnisteluilla pyritään 
Mitkä ovat keinot, joilla tavoitetilaan pyritään
Kuka on vastuussa minkin toimenpiteen ponnisteluista.

• Tähän Lapset puheeksi neuvonpidon sivut antavat neuvoja ja valmiin pohjan toimenpiteisiin ja vastuisiin (NEUVOPITOLOMAKE KONK....).

Miten ja milloin toimenpiteiden vaikutusta arvioidaan sekä kirjaus => Arvio toteutuneesta
Miten homma jatkuu, tarvitaanko lisää porukkaa ja pitääkö säätää toimenpiteitä jne => palataan kohtaa Keinot
.
ÄLÄ TEE TULKINTOJA. Esim. oppilaalla tai huoltajalla voi olla tunne asiasta tai oppilas oli kuullut huhun. Huomioi että kaikkea kuultua ei tarvitse kirjata.**) Jos kuitenkin koet tarpeelliseksi tunteen kirjaamisen ilmaise selkeästi että kyseessä näkemys tai tunne. Joskus on tarpeen selvittää muiden osapuolten näkemys esim. huoltajan tunne asiaan, josta oppilas tunteensa kertoi. 
**)"Henkilötietolakia ei sovelleta tallentamattomiin henkilöä koskeviin tietoihin. Sitä ei siis sovelleta pelkkään
asiakasta koskevaan suulliseen keskusteluun, elleivät keskustelussa esiin tulevat tiedot ole peräisin
jostakin henkilörekisteristä eikä keskustelun perusteella tehdä mitään merkintöjä. Vaitiolovelvollisuus
koskee tallentamattomiakin tietoja." Etelä-Suomen AVI 2/2010 s. 14 " 

ÄLÄ LÄHTÖKOHTAISESTI KIRJAA ARKALUONTEISIA tietoja (Terveys, Talous, suuntautuminen, sosiaaliset suhteet; erityisesti jos ovat esim. perheen jäseniä koskevia) Jos on pakko kirjata mieti vielä kerran, miten liittyvät asian hoitamiseen ja miten kirjaat. Huomioi, että Sinun kirjaajana tulee tietää tai ottaa selville mitä milloinkin saa kirjata***)

• Esim.Kirjaus " Oppilas kertoo perheen jäsenen terveyshaasteiden ahdistavan häntä" TAI " Perheessä on terveyteen liittyvää surua/huolta, joka oppilaan mukaan ahdistaa häntä" kertovat saman asian kun "Oppilas kertoo äidissä diagnosoidun rintasyövän ahdistavan häntä" mutta kaksi ensimmäistä ovat huomattavasti turvallisempi eikä "Laiton" kuten tuo viimeinen kirjaus on.

Kun asiakas ITSE NÄKEE KOKO AJAN TEKEMÄMME KIRJAUKSET WILMASSA (Pedagogiset asiakirjat ja vanhempainvartit) hänen oikeusturvansa ja varmaan kirjausten laatukin paranevat.

ÄLÄ TEE TURHAAN PÄÄLLEKKÄIN
Jos asia kirjautuu johonkin muuhun kohtaan (kirjauskoulussa tapahtuneesta, LS-ilmoitus, oppimissuunnitelma/HOJKS, vanhempainvartti jne), laita vain viittaus ko. juttuun. Esim. "Asiasta tehtiin ilmoitus 12.12.2017" ja jos jonkun rekisteriä lukevan tulee tietää mikä ilmoitus ja miksi se tehtiin niin hän saa sen selville.



 *) STM Kuntainfo 13a/2015 18.12.2015 s.13
"Periaate on kaikissa opiskeluhuollon kertomuksissa sama kuin terveydenhuollossa, jossa kukin
ammattihenkilö laatii potilaskertomukseen omat kirjauksensa. Seuraava saman rekisterinpitäjän
toimeksiannosta samaa potilasta hoitava ammattihenkilö on oikeutettu lukemaan ne suostumusta
kysymättä, kun se on perusteltua hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja potilaan tilanteen arvioimiseksi.
Hyvään käytäntöön nimenomaisesti kuuluu, että esimerkiksi lääkäri tai terveydenhoitaja paneutuu
jo ennen vastaanottoa potilaan tilanteesta ja toteutetuista toimenpiteistä aiemmin tallennettuihin
tietoihin. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun hän jatkaa toisten ammattihenkilöiden aiemmin
toteuttamaa hoitoa ja tutkimuksia, tai kun niillä voi olla vaikutusta potilaan tilanteen arvi15
oinnissa. Kirjausten keskeinen tehtävä on välittää aiemmin asiaa hoitaneiden tekemät havainnot sekä
heidän toteuttamansa toimenpiteet ja tilanteeseen liittyvät ammatilliset käsityksensä seuraaville
hoidon jatkuvuuden turvaamiseksi ja kokonaiskäsityksen luomiseksi."

***) STM Kuntainfo 13a/2015 s.14

"Kaikkiin näihin asiakirjoihin kuitenkin sisältyy usein sosiaali- ja/tai terveydenhuollon arkaluonteisia
henkilötietoja. Niiden salassapito ja suojaaminen edellyttävät aina, että sanotuista rekistereistä
vastaavat henkilöt tuntevat kyseisten tietojen käsittelyä koskevat erityissäännökset. Kuhunkin rekisteriin
sisältyviä tietoja saa käsitellä ja hyödyntää vain siinä käyttötarkoituksessa, jossa ne on tallennettukin."