Rekrytointikirje kouluille lähetetään helmi-maaliskuussa. Kouluvierailujen ajat sovitaan maalis-huhtikuulle.

Koulutus käynnistyy syksyllä elo-syyskuussa.

Prosessi oikeastaan käynnistyy siitä, kun yhteisö on sitoutunut lähtemään mukaan oman yhteisönsä hyvinvoinnin kehittämiseen ja tekemään työtä yhdessä sen eteen.

Tämän jälkeen koululle tehdään vierailu, jonka aikana kerrotaan Vaakamallista ja sen koulutusprosessista tarkemmin. Erityisesti on hyvä käydä keskustelua johdon kanssa miten aikaresurssit on järjestetty, miten kokousajat suunnitellaan, miten ohjausryhmä valitaan ja mikä on sen rooli sekä myös koulun johdon yhteys sivistystoimeen kehittämistoimenpiteiden valtuutuksissa. Keskustelussa on hyvä käydä taustakeskustelua, mitkä ovat työyhteisön tarpeet ja millainen työyhteisö on.

Koulusta valitaan yhdyshenkilö ja ohjausryhmä, joka suunnittele koulutusta vetäjien kanssa. Ohjausryhmän rooli: välittää palautetietoa yhteisön ja kouluttajien välissä ja osallistua koulutuksen vetämiseen. Kuitenkin kouluttajilla on tavoiteorientaatio ja ohjausryhmän rooli ei saa tulla niin suureksi, että koulutusprosessilta katoaa pitkäjänteinen tavoite. Kouluttajat ovat substanssinsa asiantuntijoita ja huolehtivat että prosessi etenee niin, että sisällöt käsitellään suunnitelmallisesti. Työtapojen suunnittelussa ohjausryhmä on hyvä apu. Koulutuksen edetessä vetovastuuta siirretään aina enemmän ohjausryhmälle.

Ohjausryhmän valinnassa on syytä ottaa huomioon erilaiset roolit yhteisössä. Ohjausryhmässä on ohjausryhmän vetäjä, jonka tehtävänä on koordinoida kehittämistoimintaa koulussa koulutusjaksojen välissä. Hän tiedottaa ja kokoaa ryhmän, muistuttaa, kannustaa ja sitouttaa. koordinoija, joka osaa sitouttaa, toimija, joka on aina valmis. Ohjausryhmässä on hyvä olla myös henkilö, jolla on hyväksytty sosiaalinen asemaa ja joka ilmaisee yhteisön tahtotilan ääneen rohkeasti. Ryhmässä voisi olla myös innokkaita kehittäjiä, jotka sitouttavat myös muita mukaan yhteiseen toimintaan? Onko mahdollista sitouttaa kriitikko mukaan?

Koulutukselle valitaan pääsuunnittelija, hän tekee ohjelmat kullekin kerralle ja koordinoi suunnittelua ja huolehtii tarvittavat välineet ja tilat. Hän on yhteydessä tilan varaajaan ja käytännön asioista vastaavaan koulussa. Koulutuksen järjestämisessä on paljon käytännön pieniä asioita, joilla voi olla koulutuksen onnistumisen kannalta iso merkitys. Ennen koulutusta on hyvä käydä läpi tsekkauslista onko kaikki käytännön järjestelyt hoidettu (osallistujalista!).

Koulutus sisältää kuusi lähijaksoa, kolme syyslukukaudella ja kolme kevätlukukaudella. Lähijaksojen välissä yhteisö vie omaan arkeensa lähijaksojen aikana yhdessä suunniteltua toimintaa. Tämä on erittäin merkittävä seikka koulutuksen motivaation kannalta.

Koulutusta ei kannata pitkittää toukokuuhun, se on liian myöhäinen ajankohta. Henkilöstä on väsynyttä ja kevään kiireet täyttävät arjen. Kesä siintää jo mielessä. Huhtikuu on hyvä ajankohta lopettaa prosessi; siitä koulun oman väen on sitten hyvä jatkaa suunnittelua syksyä varten.

Koulutukseen on hyvä liittää vanhempainilta tai iltoja. Myös kodin on osallistuttava ja oltava tietoisia koulun hyvinvointityöstä ja kiusaamisen menettelytavoista.

Vaakamallin lähijaksojen jälkeen kootaan palaute. Se antaa ajantasaista tietoa siitä, missä mennään ja sitä voidaan käyttää myös prosessin laajemmassa arvioinnissa. Myös muuta tutkimustoimintaa sisältyy prosessiin, mm. sosiaalisen hyvinvoinnin mittaria tullaan käyttämään jatkossa.