Aloite yksilökohtaisen oppilashuollon tarpeesta voi tulla huoltajilta tai oppilaalta itseltään, oppilashuollon toimijoilta tai koulun ulkopuolisilta muilta viranomaisilta. 

Yksilökohtaisen oppilashuollon vireillepanija voi olla kuka tahansa, jolla huoli herää. Asiasta keskustellaan ensin oppilaan ja hänen ikä- ja kehitystasonsa mukaisesti huoltajien kanssa. 

Yleensä aloitetaan kokoamalla yhteispalaveri, johon kutsutaan huoltajat, oppilas, tarvittavat asiantuntijat ja mahdolliset muut tahot. Ryhmän kokoaa se oppilashuollon tai koulun henkilökunnan edustaja, jolle huoli herää ja jolle asian selvittäminen työtehtävien perusteella kuuluu.

Kaikista monialaisista asiantuntijaryhmien kokoontumisista laaditaan salassa pidettävät muistiot oppilashuoltorekisteriin (Therefore-järjestelmään) ja ne muodostavat oppilashuoltoprosessia kuvaavan ja kronologiseen järjestykseen muodostuvan oppilashuoltokertomuksen. Muistioon kirjataan sovitut toimenpiteet ja jatkosuunnitelmat ja kenelle muistio jaetaan. Lisäksi voidaan pitää ns. toimintalokia käydyistä puhelinkeskusteluista, sovituista tapaamisten toteutumisesta. Yksi muistio arkistoidaan koulun oppilasarkistoon. 

Yksilökohtainen oppilashuoltoryhmä toimii niin kauan kuin on tarve yksilökohtaiseen oppilashuoltotyöskentelyyn. Sen jäsenet voivat vaihtua esim. opettajan vaihtuessa. Kun tarvetta ei enää ole, yksilökohtainen oppilashuoltotyöskentely päätetään ja oppilashuoltokertomus suljetaan.

Oppilashuollon yhteistyön järjestäminen oppilaiden ja heidän huoltajiensa kanssa

Oppilaiden ja huoltajien osallisuus on oppilashuollon toteuttamisen edellytys. Heidän mielipiteensä huomioidaan oppilashuollon toiminnassa ja päätöksenteossa. 

Monialaisen yksilökohtaisen oppilashuoltoryhmän perustamiseen tarvitaan oppilaan ja hänen huoltajiensa suostumus. He myös hyväksyvät, ketä jäseniä ryhmään nimetään. Jos suostumusta ei saada ja huoli muilla toimijoilla on suuri, voidaan tehdä tehdä lastensuojeluilmoitus.