Teams-livetapahtuma on omiaan tilanteissa, joissa osallistujia on satoja ja heiltä ei odoteta interaktiivisuutta tapahtuman aikana (kirjoitetut kysymykset ainoa mahdollisuus kommunikointiin esittäjille päin). Tällainen tapahtuma voisi kouluoloissa olla vaikka virtuaalinen joulu- tai kevätjuhla. Huom! Myös tämän ohjelman käyttämiseen löytyy hyviä ohjeita / tuorialeja Wistecin palvelusta. Kaupungin työntekijöille ilmaisen palvelun käyttöön löytyy koulumme työntekijöille ohjeet täältä.

Live-tapahtuma toimii vain työpöytäpohjaisessaTeamsissä. (13.4.2021)
Kotkan kaupungin työntekijöiden on pyydettävä ATK-tuesta erikseen oikeudet Live-lähetysten lähettämiseen. 

• Mene Teamsin kalenteriin. Oikeassa yläkulmassa on painike "+ Uusi kokous". Valitse painikkeen valikosta kohta "Livetapahtuma"

• Sijainti = tiedoksi esittäjille, laita esittäjille, missä tapahtuma tapathuu fyysisesti
• Aika=lähetys ei ala lopu automaattisesti ajan mukaan, vaan se on aloitettava ja lopetettava erikseen.
• Tiedot=esim. tapahtuman ohjelmat

• Oikealla valintaikkuna, josta kutsut esittäjiä ja tuottajia.
• Tuottaja määrä tahdin ja järjestyksen ja esittäjä esittää. Nämä voi määrittää etukäteen tai rooleja voi vaihtaa lennosta. Käytännössä on helpointa, että tuottaja toimii vain tuottajana.

 -> Seuraava

Määritä Live-tapahtuman oikeudet:

Vaihtoehdot a) Ryhmä b) Koko organisaatio c) Julkinen (koulukäytössä todennäköisesti julkinen)

 -> Seuraava

• Live-tapahtumasta tulee aina tallenne. Valitse tuleeko tallenne myös esittäjille ja tuottajille ja onko se esiintyjien saatavilla.
• Tekstitys ei suomeksi vielä toimi.
• Osallistujien aktiivisuusraportti
• Kysymysosio = ainut tapa, jolla voidaan kommunikoida yleisön kanssa 

 -> Ajoita -> Aukeaa kokousikkuna

• Hae linkki osallistujille. Linkin voit jakaa Wilman, sähköpostin jne. kautta.
• Alhaalla on Teams-tapahtuma -linkki tuottajille ja esittäjille.
• Kun olet asettanut Live-kokouksen se ilmestyy kutsuttujen Teams-kalenteriin.

Jos näyttöä jaetaan, kannattaa tuottajalla olla kaksi näyttöä.

• Tuottaja tuo asioita jakoon.
• Asiat menevät jonoon.
• "Lähetä livenä" -painikkeella valitsemasi asia menee jonosta jakoon.
• Paina Aloita painiketta, niin tapahtuma alkaa (ylälaidassa lukee "suora lähetys")
• Huomioi, että mikrofonit ovat päällä. Esittäjän pitää muistaa itse kytkeä oma mikrofoninsa toimeen. Samoin esittäjän pitää muistaa kytkeä "Sisällytä järjestelmän ääni" päälle, jos hän jakaa/esittää ääntä sisältävän tiedoston.

• Ikonien selitykset lähetystilassa:
  • -sydänkäyrä - datan diagnostiikka
  • - kysymystyökalu
  • - kokousmuistiinpanot (eivät näy yleisölle)
  • - tekstiviestikuvio = tuottajien ja esittelijöiden välinen keskustelu
  • - osallistujat kuvake = voit kutsua lisää tuottajia ja esittäjiä

Miten sisältöä esitetään:

• Live tapahtumassa esittäjät tulevat jonoon. (Jos mikki on auki, hän kuulee esittäjää). Jonossa olevia voi tarkastella "Jono" näkymässä. Kun klikkaat lähetä livenä, jonossa oleva asia menee "eetteriin". 
• Jokaisesta tuottajasta ja esittäjästä on oma kortti alalaidasta. Jos joku esittäjistä jakaa oman työpöytänsä, se tulee näkyviin erilisenä "korttina". Työpöydän lähetys toimii samoin kuin muut jonossa olevat asiat. Huomaa, työpöydän jako (sisältö) kortteja on vain yksi eli aina se, joka on laitettu jaettavaksi viimeisenä. Tuottajan kannattaa antaa esittäjille vuorollaan lupa sisällön jakamiseen, jolloin ei tule niin helposti yllätyksiä. 
• Voit myös itse jakaa työpöytäsi "jaa/share" painikkeella. Vain yksi työpöytä voi olla valikoimassa kerrallaan.
• Klikkaamalla "jono-ikkunan" alalaidasta ruudun jakoa (pienu kuvake jono-ikkunan alapuolella), voit jakaa useampaa asiaa (video ja sisältö). Sisältö on suurena ja video on pienenä.

Esittäjänä kokouksessa:

• Esittäjän liittymisikkuna on normaali Teams-ikkuna.
• Esittäjällä on "vanhan tyylinen" kokouskäyttöliittymä. Huom! Mikäli työpöytäsovellus on päivittynyt, ovat painikkeet (kuten jakaminen) ikkunan yläosassa.
• Esittäjä voi laittaa tarjolle sisältöä.
• Esittäjä tietää, mitä näytetään livenä punaisesta kehästä. 
• Jos jaat työpöytäsi, et esittäjänä saa selkeää singaalia, että työpöytäsi on jaettu. Asiasta on hyvä sopia tuottajan kanssa. Tuottaja valitsee, mitä näytetään, mutta esittäjä voi laittaa asioita tyrkylle.

Kysymysosio

• Seuraaja löytää kysymysosiopainikkeen oikeasta yläkulmasta. Kysyjä kirjoittaa nimensä ja kysymyksen.
• Yleisön esittämät kysymykset eivät näy muulle yleisölle.
• Esittäjä ja tuottaja näkevät kysymykset.
• On mahdollista vastata yksityisesti tai jakaa kysymys kaikille. Voit hylätä vastatatut kysymykset omasta ikkunastasi (helpottaa/selkeyttää, jos on paljon kysymyksiä). Jos kysymyksen hylkää vahingossa, kysymyksen voi palauttaa "hyljätyt" välilehdeltä. Hylkääminen ei tarkoita, että se poistuisi katsojilta.
• Julkise-painikkeella kysymyksen voi julkaista. Julkaistu kysymys hyppää julkaistu välilehdelle, jolloin kysymys ja vastaus näkyy kaikille.
• Muista kysymysten viive eli menee jopa 30 sekunttia ennen kuin yleisö kuulee kysymysmahdollisuudesta ja kirjoittaa kysymyksensä. Kannattaa siis ohjeistaa yleisöä, että kysymyksiä voi jättää milloin vain. Näin ei tule viivettä, jolloin kysymyksiä odotetaan.
• Yleisö voi pekuttaa kysymyksiä. 
• Kysymykset ja vastaukset eivät näy tallenteesta. Siksi(kin) voi olla hyvä käytäntö, että kysymykset luetaan ääneen ja niihin vastataan samoin.

Esittäminen

On hyvä olla aloituskalvo, jota käytetään väleissä, kun säädetään. 

Näytön jakamisten kanssa kannattaa olla tarkkana. Niitä ei kannata jakaa liian aikaisin, jottei ne korvaa esiintymässä olevan kalvoja.

Live-tapahtuma on "uniikki" tapahtuma, jonka voi aloittaa ja lopettaa vain kerran. Harjoittelutapahtumat kannattaa tehdä erilisessä tapahtumassa.

Tuottajalla on mahdollisuus mykistää kaikki mikit, mutta hän voi avata vain omansa. Kaikki keskustelut kuuluvat myös yleisölle.

Videoita jakaessa muista laittaa sisällytä ääni -toimito päälle. (Huom. Sisällytä järjestelmän ääni ei välttämättä toimi sankamikrofoneilla. Jos käytät äänilähteenä pikkuplugin kautta olevia mikrofoneja. USBliitettävät toimivat todennäköisemmin)