Ajankohtaista
Ajankohtaiset TVT-uutiset 2024
Uutiskirje marraskuu 2024
TVT-uutiskirje Marraskuu 2024
Uutiskirjeen sisältö
- Opettajien iPad-laitteiden tyhjennys ja siirto Intuneen joulukuussa
- Muutoksia opetusverkon tietosuoja ja tietoturva-asetuksiin.
- Tierasiirtymään liittyvä uusi Helppari otetaan käyttöön 12.12. Helpparikoulutus TVT-tukiopettajille ja rehtoreille 10.12. Klo 14:00-15:00
Joulukuussa 2024 siirretään kaikki kaupungin koulujen viimeisetkin henkilökunnan henkilökohtaiset iPad-laitteet vanhasta etähallintajärjestelmästä uuteen. Jotta siirto onnistuu, tulee Ipadin olla käynnissä ja verkossa. Mikäli laitteesi on rikki tai muuten käyttökelvoton ole yhteydessä TVT-tiimiin Teamsin tai Chatin välityksellä.
1.1. Poistaminen vanhasta etähallinnasta
- Siirto alkaa maanataina 2.12.2024, jolloin laitteet poistetaan vanhasta etähallinnasta. Käytännössä tämä näkyy iPadeissa niin että henkilökohtaiset AppleStoren kautta ladatut sovellukset ja muu oma sisältö säilyvät laitteilla koskemattomina. Sen sijaan jkl -Appsin kautta ladatut sovellukset poistuvat pädeiltä automaattisesti.
1.2. Liittäminen uuteen etähallintaan
- Kaikki laitteet siirretään 2.12. teknisesti uuteen etähallintaan. Kuitenkaan laite ei ilmesty etähallintaan ilman että se tyhjennetään käyttäjän toimesta tehdasasetuksiinsa ja otetaan uudelleen käyttöön. Suosittelemme laitteiden liittämistä etähallintaan joulukuun 2024 kuluessa. Ilman tätä toimenpidettä helppari ei pysty auttamaan mahdollisissa iPadiin liittyvissä ongelmatapauksissa. Laite on siis ”välitilassa” ja helpparin tuen ulkopuolella.
1.3. Laitteen tyhjennys ja käyttöönotto
- Laitteen tyhjennys tapahtuu iPadin asetuksista (Asetukset àYleisetàNollaaàPoista kaikki sisältö ja asetukset). Ennen laitteen tyhjennystä kannattaa siirtää laitteessa olevat tärkeät tiedot talteen esim. pilvipalveluun. Myös laitteen varmuuskopiointi iCloud-tilillä auttaa sovellusten palauttamisessa käyttöönoton jälkeen. Ohjeet iPadin käyttöönotosta löydät Peda.net sivustolta https://peda.net/jyvaskyla/ict/laitteet-ja-verkot/tablet-laitteet/ipad-ohjeet.
HUOM! Kaikki opettajien henkilökohtaiset laitteet ovat helpparin tukitoimien ulottumattomissa, kunnes ne liitetään uuteen etähallintaan.
2. Muutoksia opetusverkon tietoturva-asetuksiinOpetuksen M365-ympäristössä tullaan ottamaan käyttöön uusia tietoturvaa parantavia ominaisuuksia keskiviikkona 4.12.
- Turvalliset linkit- toiminto suojaa haitallisilta www-osoitteilta sähköposteissa, Microsoft Teamsissa ja tuetuissa Office 365 -sovelluksissa. Kaikki sähköposteissa olevat linkit siis tarkastetaan ja viesti toimitetaan roskapostiin, mikäli se sisältää ei turvallisia linkkejä.
- Turvalliset liitteet- toiminto tarkistaa sähköpostiviestien liitteet, ennen kuin ne toimitetaan vastaanottajille. Tämä saattaa hiukan hidastaa liitteiden aukaisemista.
- Ulospäin lähtevien sähköpostiviestien lähetysraja on 2000 sähköpostiviestiä/käyttäjä/päivä. Tällä pyritään estämään virusten aiheuttamat massiiviset sähköposti-iskut.
- Sisäänpäin tulevien postien käytäntöjä tullaan myös tiukentamaan, mikä saattaa aiheuttaa joidenkin paljon postia lähettävien palveluiden viestien menemistä roskapostiin (esim. uutiskirjeet).
- Geoblock eli maarajaus M365-kirjautumisiin tullaan ottamaan käyttöön vastaavalla tavalla kuin jo aikaisemmin Google-ympäristössä. Tämä estää kirjautumisen opetusverkon O365 palveluihin muualta kuin pohjoismaista. Erikseen Helpparipyynnöllä voidaan sallia erivapaus esim. matkustuksen ajaksi lisäämällä käyttäjä ns. Ohitusryhmään.
Perustietotekniikkapalveluiden siirtyminen Tieralle konkretisoituu ensimmäisessä vaiheessa käyttäjille 12.12. , jolloin Helpparilomakkeet uudistuu. Tähän liittyen järjestämme Helpparikoulutuksen TVT-tukihenkilöille ja rehtoreille 10.12. Klo 14:00-15:00. Kokoukseen osallistuminen edellä mainituille ryhmille suotavaa, jotta yhteistyö Tieran tuen kanssa käynnistyy saumattomasti. Linkki Teamskoulutukseen tässä
Terveisin
TVT-tiimi
TVT-uutiskirje syyskuu 2024
1. Perustietotekniikkapalveluiden siirtyminen Tieralle 1.1.2024 - Tilannekatsaus
2. ICT/AV-vastaavien toimenkuvan uudelleenkartoitus ja muutos liittyen Tiera-ulkoistukseen
3. Hallintoverkon Microsoft 365 tietojen kartoitusprojekti
4. Kiitokset ja muistutukset tietoturva ja tietosuoja-asioista
5. Kouluille myönnetyn investointirahoituksen käyttäminen syksyllä 2024
6. Tilanne koulujen iPad-laitteiden siirrosta Intune -etähallintaan
1. Perustietotekniikkapalveluiden siirtyminen Tieralle 1.1.2024 - Tilannekatsaus
-
- Tällä hetkellä eletään ns. as is-vaihetta.
- Tarkoittaa, että opetuksen osalta TVT-tiimin tuki jatkuu kuten ennenkin, kunnes toisin tiedotetaan.
- Tiera aloittaa toteuttamaan tehtäväänsä 1.1.2025 alusta. Joitakin asioita voi siirtyä jo aiemmin.
- Tällä hetkellä eletään ns. as is-vaihetta.
-
- Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistus sisältää mm.
- Etätukipalvelut (Helppari)
- mm. salasanojen ja monivaiheisen tunnistautumisen tuki (poislukien Priimus ja Wilma)
- Ei koske oppilaiden salasanoja
- Lähitukipalvelut
- TVT- ja AV-laitteiden tuki
- Elinkaaripalvelut
- Hankinnat ja leasinglaitepalautukset
- Windows, Google ja iPad laitehallintaympäristöt ja niihin liittyvät asiat
- Mobiililaitehallinta ja Puhelinpalvelu
- Etätukipalvelut (Helppari)
- Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistus sisältää mm.
-
- Kaupungin ja TVT-tiimin tehtäviä jatkossa ovat esimerkiksi
- suunnittelu, kehittäminen ja kehittämishankkeet,pääkäyttäjätehtävät,
- käyttäjien opastus, koulutus ja pedagoginen tuki,
- tietosuoja- ja tietoturva,
- Luuppipalvelu, sovellusten tietosuojan tarkastusprosessi
- budjetointi ja hankinnat,
- sopimukset ja lisenssit sekä
- yhteistoiminta Tieran kanssa.
- Kaupungin ja TVT-tiimin tehtäviä jatkossa ovat esimerkiksi
-
- Tehtäviä hoidetaan jatkossa yhteistyössä ja osana kaupungin ICT-palveluja. Tarkempi määrittely tästä on tulossa, tiedotamme kun asia etenee.
-
- Koulujen TVT ja AV-vastuuopettajista on kutsuttu kokoon ryhmä pohtimaan toimenkuvan muutoksia.
- Tavoitteena on määritellä koulujen TVT ja AV-opettajien uusi toimenkuva lokakuun 2024 loppuun mennessä.
- Tarkastellaan nykyistä toimenkuvaa ja Tieramuutoksen vaikutuksia siihen.
- Karsitaan mahdollisuuksien mukaan nykyisiä tehtäviä ja tehdään tarvittavat muutokset tehtävien kuvaukseen.
- Kun ryhmän toiminta tuottaa konkreettisia tuloksia, tästä tiedotetaan kouluja.
Syys-lokakuussa tehtävässä koneellisessa kartoituksessa selvitetään Jyväskylän kaupungin hallintoverkon M365-palvelujen pilvitallennustilassa olevan henkilötiedon, erityisen henkilötiedon ja salassa pidettävän aineiston lukumäärää. Kartoituksen tuloksien pohjalta arvioidaan, kuinka hyvin kaupungin tietojen käsittelyohjeen ja GDPR-asetuksen vaatimukset toteutuvat hallinnon verkkoympäristössä. Havaintojen pohjalta kehitetään Microsoft 365 -ympäristön tiedonhallintaa ja tietoturvaa sekä käyttäjien ohjeistusta.
M365 tietojen kartoitus kattaa kaikki hallinnon käyttäjien OneDrive tiedostot. Hakutuloksessa näkyy kunkin haettavan hakutermin (esim. sotunumero, terveystieto, sopimusasiakirja) osalta esille tulleiden termien määrä sekä sijaintitieto (sijaintitiedolla ei tarkoiteta henkilöä).
Huom! Tällä kertaa kartoitus ei koske opetusverkon M365 tai Google-pilvipalveluja.
Hallinnon M365 puolella toimivan henkilöstön (mm. rehtorit, sihteerit, opot...) on suositeltavaa käydä läpi omiin työtehtäviin liittyvät yhteiset ja henkilökohtaiset pilvitallennustilat (Teams, Sharepoint, Onedrive) ja poistaa arkaluontoista tietoa sisältävät tiedostot, joiden säilyttämiseen ei ole perustetta (esim. vanhoja oppilaslistoja sisältävät tiedostot).
Lisätietoa kartoituksesta ja digitaalisen tiedon tallennusohjeista intrassa: M365 kehitysprojektit
4. Kiitokset ja muistutukset tietoturva ja tietosuoja-asioista-
- Lähes kaikki käyttäjätilien kaappausyritykset voidaan estää monivaiheista tunnistautumista käyttämällä. Vaikka rikollinen saisi tietoonsa käyttäjätunnuksesi ja salasanasi, palveluun ei pääse kirjautumaan ilman lisätunnistetta.
- Koulujen Wilman ja Primuksen osalta toteutettiin henkilökunnalle monivaiheisen vahvistuksen käyttöönotto keväällä 2024.
- Käyttöönotto on nyt saatu toteutettua niin että lähes kaikki koulujen opettajat, ohjaajat ja rehtorit ovat käyttöönotossa onnistuneet: Suurkiitos tästä!
- Samalla muistutamme, että viimeisetkin tunnukset tulee saada monivaiheisen tunnistautumisen piiriin, mikäli suojaamattomia tunnuksia vielä on.
- HUOM! Huomatkaa tarve myös peda.net- tunnusten suojaamisen kaksivaiheisella tunnistautumisella. Tässä ohje.
-
- Kouluille myönnettyä TVT/AV-Investointirahoitusta on vielä runsaasti jäljellä.
- Tästä lähetetty TVT-tuen Teamsiin sekä Googlekoulujen GSE-chattiin tarkempaa informaatiota
- Pyritään hyödyntämään tälle vuodelle jaettu rahoitus kokonaisuudessaan. Rahaa ei voi siirtää seuraavalle vuodelle.
- Koska laitteiden hankinta-ajat ovat suht pitkiä, olisi syytä tehdä tilaukset valmiiksi lokakuun 2024 loppuun mennessä.
- Huomioikaa aikataulun suhteen kuluvan vuoden säästöpaineet. Myös hankintakiellot mahdollisia.
- Huomioikaa säästösyistä kutistuvat hankintarahat tulevan vuoden osalta (kriittiset AV- tarpeet priorisoiden)
-
- Syksyyn mennessä valtaosa koulujen iPad-laitteista on siirretty Intune-etähallintaan. Isompana laiteryhmänä vain opettajien henkilökohtaiset laitteet ovat enää vanhassa Airwatch -etähallinnassa.
- Airwatch-etähallinta irtisanotaan syyskuun 2024 loppuun mennessä ja kaikki laitteet tulee olla poissa vanhasta hallintaympäristöstä vuoden loppuun mennessä.
- Opettajien laitteiden siirron osalta lähetämme erilliset ohjeet syyskuun loppuun mennessä.
TVT-uutiskirje maaliskuu 2024
TVT-uutiskirje 5.3.2024
1. Teams-infotilaisuudet: Yhteisten Investointi- ja leasingrahojen käyttö v. 2024Järjestämme torstaina 14.3. ja 21.3. klo 14:00-15:30 samansisältöiset Teams-infotilaisuudet koulujen TVT-opettajille ja rehtoreille, jossa käydään läpi mm. v. 2024 investointirahojen jako. Samalla runsaasti muuta ajankohtaista TVT-infoa mm. leasingkoneiden vaihdoista, Tiera ulkoistuksesta, Google lisenssitason nostosta ym. Tässä linkki kokoukseen:
(Lisäys 20.3.) Järjestämme jo aikaisemmin TVT-uutiskirjessää ilmoittamiemme Teams infotilaisuuksien lisäksi yhden lisäinfon, koska aiempiin osuu rehtoreille pakollisia päällekkäisyyksiä. Tuolla samalla yllä olevalla Teamslinkillä pääsee sisään myös tähän lisäinfoon ma 25.3. klo 14:00-15:30
2. Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistus Tieralle
Ulkoistuksen lopputuloksena myös koulujen perustietotekninen tuki toteutuu jatkossa Tieran helpparin kautta. Kesään saakka eletään kuitenkin siirtymäaikaa, jolloin TVT-tuki siirtyy asteittain Tieran hallintaan. Tiedotamme muutoksista, jos ja kun ne vaikuttavat koulujen tukitoimintaan. Tähän siirtymäaikaan toivommekin kouluilta seuraavaa: Kaikki tukipyynnöt tulisi tehdä ensisijaisesti eduhelpparin kautta. Pyrkikää siis välttämään suoria puhelin/tekstiviesti/sähköposti/Teams/Google chat/ym viestikanavia ja laittakaa kaikki pyynnöt eduhelppariin.
3. Google Workspace Plus lisenssitaso Jyväskylän perusopetukseen
Jyväskylän perusopetus hankkii maksullisen Google Workspace Plus -lisenssitason. Tämä muutos on nähty välttämättömäksi erityisesti liittyen käyttäjien tietosuojan ja tietoturvan kehittämistarpeisiin, joita tämä maksullinen lisenssi tuo mukanaan. Lisäksi lisenssitason nosto tuo lukuisia pedagogisesti hyödynnettäviä lisäominaisuuksia kaikille Googlen palveluita käyttäville opettajille ja oppilaille. Näistä lisäominaisuuksista tulemme kevään aikana järjestämään koulutusta googlekoulujen opettajille. Seuraavassa keskeisimpiä opettajille näkyviä lisäominaisuuksia:
- Pienryhmähuoneet
- Läsnäolon seuranta
- Äänestys, kysymykset ja vastaukset-toiminto
- Youtube livestreamaus
- Puhelutekstitykset/käännökset
- Jopa 500 osallistujan kokoukset Google meetissä
- Lisäominaisuuksia Google Classroom-sovellukseen
- Jne.
Itse lisensointi oppilaille ja opettajille tuottaa vielä hiukan päänvaivaa TVT-tiimille, koska ensin meidän täytyy siivota edelleen turhia käyttäjätunnuksia pois hallintajärjestelmistä turhien lisenssien välttämiseksi. Lisensointi tullaan kuitenkin tekemään maaliskuun 24 kuluessa.
4. iPadien siirto Intuneen edistyy vauhdilla
TVT-tiimin toimesta on siirtoprojektissa edetty jo eteläisen ja itäisen alueiden koulujen osalta vauhdikkaasti. Yhteiskäyttöiset ipadit on näiden koulujen osalta jo valtaosin uudessa Intune -etähallinnassa. Hiihtoloman jälkeen alamme ottamaan seuraavaksi yhteyttä pohjoisen ja läntisen alueen koulujen TVT-opettajiin. Ensin siis pureudumme pelkästään yhteiskäyttötunnuksin toimiviin iPadeihin. Emme koske vielä henkilökohtaisiin laitteisiin eikä YPR-laitteisiin, koska niissä on omat haasteensa. Näin saamme valtaosan kaupungin pädeistä siirrettyä ennen kuin pureudumme mutkikkaampiin tapauksiin. Kesään mennessä pyrimme siis siirtämään kaikki koulujen käytössä olevat iPadit uuteen etähallintaan. Tässä alustava aikataulusuunnitelma. Pyrimme kuitenkin tilanteen mukaan nopeuttamaan aikatauluja resurssiemme mukaan.
5. Digione aiheiset veso-koulutukset yhtenäiskouluille keväällä 2024
Kevään 2024 aikana yhtenäiskouluille järjestetään puolikkaat vesot, joissa päästään tarkemmin tutustumaan Digione-palveluiden toiminnallisuuksiin. Ohjemateriaalia veso-koulutukseen liittyen lähetetään suoraan kouluille, joita asia koskee.
TVT-uutiskirje 1/2024
TVT-uutiskirje 23.1.2024
Uutiskirjeen sisältö:
1. Googlen hakemistonäkyvyys
2. Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistuksen lopputulos
3. iPadien siirtoprojekti Airwatchista Intuneen v. 2024 kuluessa.
4. Sähköpostiviestit, joissa on luottamuksellista tietoa, tulee lähettää salattuna.
5. Arwi -arviointisovellus
6. AV-laitteiden kirpputori
1. Googlen hakemistonäkyvyys
Liittyen syksyllä 2023 toteutettuun tietosuojan vaikutusten arviointiin, olemme tehneet muutoksia Googlen hakemistonäkyvyyksiin. Tämä muutos koskee lähinnä oppilaita. Jatkossa oppilaat eivät näe automaattisesti muiden kuin oman koulunsa oppilaat googlen hakemistorakenteessa. Käytännössä siis esim. gmailia käyttäessä google ehdottaa etunimen kirjoittaessaan vain oman koulun oppilaiden ja opettajien nimiä. Muuallekin voi siis viestiä entiseen tapaan, mutta tällöin täytyy tietää kyseinen sähköpostiosoite ilman että google sitä ehdottaa.
2. Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistuksen lopputulos
Kaupunki on tehnyt päätöksen ulkoistaa perustietotekniikkapalvelut Tieralle alkaen 1.3.2024. Tässä yhteydessä n. 20 henkeä kaupungin tietohallinnosta siirtyy liikkeenluovutuksella Tieran työntekijöiksi. Samalla kaikki myös koulujen perustietotekniikkaa sekä TVT ja AV-tukipalveluita koskevat tukitarpeet tulevat jatkossa hoitumaan Tieran tuen kautta. Tarkemmat yksityiskohdat tuen käytännöistä tarkentuu maaliskuun alkuun mennessä yhteistyössä Tieran kanssa. Jatkamme siis tiedottamista aiheesta heti kun tiedämme asiasta tarkemmin.
TVT-tiimistä ei tässä yhteydessä siirry Tieralle kukaan. Kuitenkin TVT-tiimin toimenkuviin tullaan tekemään muutoksia, joka painottuu mm. entistä vahvemmin pedagogisen tuen suuntaan TVT-tukitehtävien sijaan. Totuttu TVT tukipalvelumme tulee siis muuttumaan Tieran sopimuksen mukaisesti ja viestimme tästäkin heti kun saamme siitä tarkemman käytännön kuvan.
3. iPadien siirtoprojekti Airwatchista Intuneen v. 2024 kuluessa.
Vuoden 2024 kuluessa kaupunki luopuu iPadien Airwatch-etähallinnasta. Tällä muutoksella saadaan aikaan n. 40 000 € säästö lisenssimaksuissa. Koulujen ja päiväkotien n. 4000 etähallinnassa olevaa iPadia siirretään Intune -etähallintaan tämän vuoden kuluessa, joka tulee olemaan suuri urakka sekä TVT-tiimille, että koulu ja päiväkotiyksiköille. Käytännössä kaikki iPadit tyhjennetään ja otetaan uudelleen käyttöön. Tässä välissä joudumme tekemään etähallinnassa teknisiä toimenpiteitä, jonka lopputuloksena iPadit siirtyvät uuteen Intune etähallintaan. Tiedotamme erikseen tarkemmin aikatauluista ja toimenpiteistä, joita kouluilla vaaditaan, jotta siirto saadaan onnistumaan mahdollisimman kivuttomasti.
Seuraavassa muutamia tämän toimenpiteen näkyvimpiä muutoksia iPadien käyttölogiikassa.
- Yhteiskäyttöisissä iPadeissa ei tule olemaan enää jkl apps -sovellusta. Kaikki pädien sovellukset tullaan asentamaan suoraan etähallitusti ipadeille koulu- ja luokkatasoista ryhmittelyä käyttäen. Kaikki sovellukset tullaan myös tarkastamaan ensin Luuppi-prosessin kautta tietosuojan osalta hyväksytyiksi kaupungin oppilaiden käyttöön.
- Oppilaiden henkilökohtaisissa laitteissa ei ole jatkossa mahdollisuutta enää käyttää AppleIDta tai AppleStorea. Henkilökohtaisissa laitteissa on sen sijaan kaupungin yritysportaali, josta löytyy valikoima hyväksytyistä sovelluksista.
- Muutokset ja lisäykset sovellusvalikoimaan tapahtuu jatkossa Luuppi-prosessin mukaisesti ja keskitetysti etähallinnan kautta.
HUOM! Ohjeita ja keskustelua aiheesta löytyy TVT-tuen Teams-kanavalta.
Viestit kaupungin ulkopuolisille henkilöille:
- aiemmin käytössä ollut Turvaposti poistui käytöstä 1.1.2024. Turvapostin tilalle tuli SecMail-palvelu, jonka käytön voit aloittaa heti.
- SecMail-suojattu posti on palvelu, joka mahdollistaa luottamuksellisten viestien ja tiedostojen lähettämisen salattua yhteyttä pitkin organisaation ulkopuolisille henkilöille. Käyttö ei vaadi erillistä käyttäjäkohtaista lisenssiä. Tutustu uuteen palveluun ja käyttöohjeisiin SecMailin intrasivuilta.
Viestit kaupungin sisällä:
- Sisäiset salatut postit, joissa on lasten tai huoltajien henkilötietoja tai muuta arkaluontoista materiaalia, lähetetään Outlookin omaa salausta käyttäen. Tutustu ohjeistukseen intrasivuilla.
- Tarkemmat ohjeet peda.net-sivuilla.
5. Arwi -arviointisovellus
Olemme tarkastelleet syksyn 2023 kuluessa Jyväskyläläisen startup-yrityksen Arwi -arviointisovellusta. Sovelluksessa on uudella tavalla hyödynnetty tekoälyn mahdollisuuksia opettajan arvioinnin tueksi ja se kulkee kätevästi mobiililaitesovelluksena opettajan apuna. Monet koulut ovat saaneet postia kyseiseltä yritykseltä, joka on kartoittanut maksuttoman pilottiprojektin osallistujia. TVT-tiimi on saanut aiheesta viestejä kouluilta, jossa halutaan ymmärrettävästi varmistua, että pilottiprojektissa ollaan oikealla ja laillisella asialla. Kyseisen yrityksen kanssa on tehty tietojen suojaamista koskeva DPA-sopimus ja siltä osin siis asia on kunnossa.
6. AV-laitteiden kirpputori
TVT-tiimin varastoon on kertynyt kouluilta ja Digian lahjoituksena käytettyjä AV-laitteita, jotka laitamme tarjolle ilman kustannuksia koulujen käyttöön. Kaikki laitteet on käytettyjä, mutta toimivaksi testattuja. Tästä lähetetään erillinen Forms-kaavake, jossa kysellään koulujen tarpeita kyseisille laitteille. HUOM! Laitteiden asennuksista saattaa tulla erikseen kustannuksia, jotka korvataan yksikön omasta budjetista tai kouluille jaettavasta investointirahasta.
Ajankohtaiset TVT-asiat 2021-2023
Uutiskirje 2. lokakuu2023
TVT-uutiskirje 26.10. 2023
Sisältö
1. Infotilaisuudet kouluille 31.10. ja 1.11. klo 14:00-15.30
2. Tietoturvauhkia
3. Kolmannen osapuolen palveluihin kirjautuminen oppilastunnuksella (@cygnnet.fi) rajoitetaan
- Teamslinkki kahteen samansisältöiseen tilaisuuteen (kumpaankin pääsee samalla linkillä)
- Tilaisuuteen osallistuminen suositeltavaa ainakin TVT-opettajille. Myös muut kiinnostuneet ovat tervetulleita.
Asialistaa
- Kaupungin säästötoimet, YT-neuvottelut ja TIERAn ulkoistusselvitys
- Digione tilannekuva
- Yhteiset TVT-investointirahat ja AV-hankinnat
- Leasingrahojen käyttörajoituksia säästötoimiin liittyen
- iPadien etähallinnan muutos Airwatchista Intuneen
- Luuppipalvelun käyttö kouluilla
- Intran palveluiden julkaisu opetusverkon henkilöstölle, Testihenkilöiden haku
- Suomalaisten organisaatioiden sähköpostitilejä kaapataan laajalle levinneen tietojenkalastelukampanjan avulla.
- Kyberturvallisuuskeskus on saanut kymmeniä ilmoituksia murretuista Microsoft-tileistä ja niiltä lähetetyistä tietojenkalasteluviesteistä. Tietomurtojen avulla murtautuja on saanut pääsyn tileille ja niillä oleviin sähköposteihin.
- https://www.kyberturvallisuuskeskus.fi/fi/tietomurtoaalto-leviaa-organisaatiosta-toiseen-katkaise-tietojenkalastelu
3. Kolmannen osapuolen palveluihin kirjautuminen oppilastunnuksella (@cygnnet.fi) rajoitetaan
- Aikaisemmin oletusasetus on sallinut oppilaiden kirjautumiset 3.osapuolen sovelluksiin hallitsemattomasti
- Google muuttaa asetuksen lokakuussa -23 estämällä kirjautumisen näihin palveluihin alle 18-vuotiaiden organisaatioryhmistä.
- Jatkossa oppilaat voivat kirjautua vain organisaatiossa erikseen opetuskäyttöön hyväksyttyihin palveluihin
- ajantasainen listaus hyväksytyistä sovelluksista löytyy https://privacy.edudata.io/ (kirjautuminen @edu.jyvaskyla.fi -tunnuksella)
TVT-tiimin uutiskirje Lokakuu 2023
1. Infotilaisuudet koulujen TVT-opettajille ja muille asiasta kiinnostuneille
2. Muutoksia Googlen hakemistonäkyvyydessä
3. Kouluille jaettujen yhteisten investointirahojen käyttö
4. Leasingvaihdot
5. Esittämistekniikan kilpailutus ja AV-hankinnat
6. Secapp turvallisuusjärjestelmä
7. Luuppi-palvelu koulujen käyttöön
- Infotilaisuus koulujen TVT-opettajille ja muille kiinnostuneille
Infotilaisuuden aiheena on Luuppi-palvelu, hankintatilanne leasinghankintojen ja investointihankintojen suhteen ja muuta ajankohtaista TVT-asiaa. Infotilaisuus toteutetaan videoneuvotteluna samansisältöisenä Teamsissa ti 31.10. klo 14 - 15.30 ja ke 1.11.klo 14 - 15.30.
- Muutoksia Googlen hakemistonäkyvyydessä
Tietosuojan tehostustoimenpiteenä joudumme tekemään toimenpiteen, joka rajoittaa googlepalveluiden hakemistonäkyvyyttä. Toimenpiteen jälkeen opettajat ja oppilaat eivät enää näe googlen puolella käyttäjiä oman koulun ulkopuolella. Esimerkkinä tästä sähköpostia lähettäessä tai tiedostoa jakaessa google ei tarjoa koko kaupungin käyttäjien osoitteita , vaan vain omassa koulussa opiskelevia ja ja työskenteleviä. Tämä toimenpide toteutetaan ensi viikolla. Pidemmällä aikajänteellä sama toimenpide on tarkoitus tehdä myös O365 palveluiden käyttäjille.
- Kouluille jaettujen yhteisten investointirahojen käyttö
Huolimatta kaupungin voimakkaista säästötoimista ja hankintakielloista, olemme saaneet luvan jatkaa vielä käyttämättä olevien v. 2023 investointirahojen käyttöä. Meillä ei kuitenkaan ole juuri nyt tiedossa hankintakanavaa AV-tilauksiin! (Haasteena on Hanselin AV-kilpailutus, josta tarkemmin kohdassa 5.) Pyrimme löytämään ratkaisun AV-tilausten jatkamiseen mahdollisimman pikaisesti. Kouluja kannustamme tekemään tilauskaavakkeeseen jäljellä olevien investointirahojen tilauksia. Meillä ei ole esteitä tietokone, chromebook eikä iPad-tilauksille, mutta AV-hankintojen osalta joudumme odottamaan ratkaisua hankintakanavasta. Autamme mielellämme koulukohtaisesti suunnittelussa, mikäli investointirahojen käytössä on epävarmuutta. Olkaa siis pienellä kynnyksellä yhteydessä TVT-tiimiin.
- Leasingvaihdot
Kaupunki velvoittaa vuonna säästämään tietokonehankintojen leasingbudjetista v. 24 osalta 100 000€. Tämä summa (n. 850 000€ kokonaisleasingbudjetista) on suhteellisesti niin suuri, että joudumme supistamaan merkittävästi jo loppuvuoden 23 leasinghankintoja. Pyrimme siis kaikin keinoin säästämään jatkovuokraamalla, lunastamalla ja supistamalla koulujen leasingkierrossa olevaa rahaa. Yritämme tehdä tarkemmat suunnitelmat käytännön toimenpiteistä ja ilmoittamaan ne kouluille viimeistään parin seuraavan viikon kuluessa.
- Esittämistekniikan kilpailutus ja AV-hankinnat
Jyväskylän kaupunki on liittynyt AV-tekniikan osalta Hanselin puitejärjestelyyn. Edellinen hankintasopimuksemme päättyi tämän vuoden syyskuun alkuun, jonka jälkeen meillä ei ole ollut hankintakanavaa AV-laitteille. Kaupungilla on käynnissä ns. minikilpailutuksen valmistelu, joka valmistunee vuoden vaihteeseen mennessä. Juuri tällä hetkellä TVT-tiimillä ei siis ole tiedossa mistä voimme hankintoja tehdä ennen tuon minikilpailutuksen valmistumista. Yritämme parasta aikaa ratkaista ongelmaa, jotta saamme mm. loppuvuoden AV-hankinnat tehtyä esim. koulujen yhteisistä investointirahoista.
- Secapp turvallisuusjärjestelmä
Secapp turvallisuusjärjestelmän käyttöä laajennetaan Viitaniemen koulun Voionmaan yksikköön. Toteutus tapahtuu alustavasti viikolla 43. Suunnitelmat Secapp käytön laajentamisesta muihin kouluihin tarkentuvat loppuvuoden kuluessa. Ennen laajaa käyttöönottoa kaupunki joutunee kilpailuttamaan Secapp-sovelluksen ja vastaavaan tarkoitukseen soveltuvat muut järjestelmät uudelleen ja tämä viivästyttää prosessia.
- Luuppi-palvelu koulujen käyttöön
LUUPPI tietosuojapalvelu on nyt saatu käyttöön. Hyväksytyt sovellukset voi tarkistaa osoitteesta https://privacy.edudata.io/ kirjautuminen edu- tai cygnnet –tunnuksella (myös oppilaat). Tarkempia tietoja sovelluksista saa pelkästään opettajille tarkoitetusta https://compliance.edudata.io/ osoitteesta. Sinne pääsy ja oikeudet myönnetään erikseen ensimmäisen kirjautumiskerran jälkeen. Luuppipalvelun käyttöä esitellään tarkemmin infotilaisuuksissa, joista tarkemmin kohdassa 1.
TVT-tiimin info DPIA-prosessin toimenpiteistä syksyllä 2023
Tietosuojaa koskevan vaikutusarvioinnin (DPIA) toimenpiteitä lähiaikoina ja syksyllä 2023
Tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa (Data Protection Impact Assessment, DPIA) arvioidaan henkilötietojen käsittelytoimia, käsittelyyn liittyviä riskejä ja niiden hallintakeinoja sekä tietosuoja-asetuksen mukaisten käsittelyperiaatteiden toteutumista.
Olemme tehneet keväällä 2023 DPIA tietosuojan vaikutustenarvioinnin Googleympäristöömme Cloudpoint oy:n asiantuntijoiden avustuksella. Sen seurauksena toteutetaan lähiaikoina muutamia tietosuojatoimenpiteitä, jotka saattavat vaikuttaa myös koulujen ja päiväkotien googletunnusten käyttöön ja sovellusten saatavuuteen googletunnuksilla.
- Toteutamme turhien vanhojen käyttäjätilien poistamisen Googleympäristöstä alustavasti ensi seuraavien viikkojen (vko 36-37) aikana. Poisto kohdistuu sellaisiin käyttäjätileihin, jotka on lukittu ja joita ei ole ole käytetty yli vuoteen. Lukossa olevat tilit ovat koulujen oppilaiden tai henkilökunnan tilejä, jotka eivät ole enää kaupungin Priimuksessa. Samalla poistamme sellaisia lähinnä varhaiskasvatuksen puolelle manuaalisesti luotuja googletilejä (yleensä muotoa edu.jkl.fi), joita ei ole käytetty yli kahteen vuoteen.
- Joudumme myös teknisesti rajoittamaan oppilaiden hakemistonäkyvyyttä liittyen DPIA-prosessin tuomiin toimenpiteisiin. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa oppilaat eivät enää näe koko kaupungin käyttäjätilejä. Esimerkiksi Googlen jakoasetuksissa ei tule näkyviin muita ehdotuksia kuin oman koulun oppilaita. Teknisesti tämän ratkaiseminen vaatii ulkopuolista tukea, emmekä vielä tiedä tarkasti rajoituksen toteuttamisaikataulua.
- Syyskuun 23 loppuun mennessä Google estää alle 18v. googlekäyttäjien osalta sellaisten sovellusten käytön, jotka eivät erikseen ole käyty tarkastamassa ja määrittelemässä oppilaiden käyttöön Googleympäristössä. Tässä alla Googlelta tullut ilmoitus:
Vahvista kolmannen osapuolen sovellusasetukset lokakuu 2023 mennessä, jotta oppilaat pääsevät sovelluksiin jatkossakin. Tarkista lokakuu 2023 mennessä sovelluksen pääsyoikeusasetukset ja vahvista, että ne ovat ajan tasalla. lokakuu 2023 alkaen alle 18-vuotiaat eivät voi kirjautua vahvistamattomiin kolmannen osapuolen sovelluksiin Google-tilillään.
- Jyväskylän perusopetuksen osalta tämä tarkoittaa sitä, että sovellukset täytyy tarkastaa ja hyväksyä Luuppi-palvelussa ja sitten vahvistaa ne säätämällä pääsyoikeudet kuntoon Googlen hallintaympäristössä. Lähetämme myöhemmin tarkemmat ohjeet Luuppi-palvelun näkyvyyteen opettajille ja oppilaille.
- Vastaavaa sovellusten pääsyoikeuksien rajoitustoimintaa on jo tässä vaiheessa toteutettu jossain määrin oppilaiden O365-tileillä. Joudumme myös käymään läpi kaikki sovellukset samalla kriteerillä iPadeille saataville oleviin sovelluksiin syksyn 2023 kuluessa.
Terveisin: TVT-tiimi
P.S. Mikäli kouluilla herää huoli jonkin edellä mainitun toimenpiteen vaikutuksista opetustoimintaan, niin olkaahan yhteydessä TVT-tiimin.
TVT-uutiskirje toukokuu 2023
Kiristyvät tietosuojakäytänteet vaikuttavat oppilaiden tunnuksilla käytettäviin sovelluksiin ja palveluihin!
Google tiukentaa tietosuoja-asetuksiaan. Tähän saakka oppilaat ovat voineet käyttää tiliään mihin tahansa palveluun kirjautumiseen. Jatkossa oppilaiden sähköpostiosoitteella cygnnet.fi voi kirjautua vain Jyväskylän opetustoimen erikseen myöntämiin palveluihin. Tämä saattaa estää jo syksyllä monien opetuskäytössä olleiden sovellusten käytön. Googlen muutos asetuksiin tapahtuu jo kesällä 2023. Esimerkiksi Google kuvat on googlen lisäpalvelu, jota ei voi käyttää jatkossa oppilaiden tunnuksilla!
Opettaja voi pyytää lupaa Luuppi-palvelun hyväksyttyjen sovellusten listaukseen edu-tunnuksilla seuraavasta osoitteesta. https://compliance.edudata.io/login Tämä on jatkuvasti päivittyvä lista, johon tulee lisää palveluita sitä mukaa kun niitä tarkastetaan ja hyväksytään. Myöhemmin syksyllä Luuppi-palvelusta tulee tarkempia ohjeita.
Tämä liittyy laajempaan eurooppalaiseen trendiin, jossa tietosuojasyistä alle 18 v lasten koulukäyttöön jaettavat sovellukset täytyy ensin tarkistaa (Jyväskylässä Luuppi-palvelun avulla) ja erikseen hyväksyä käyttöön palvelujohtajan päätöksellä, mikäli ne täyttävät määritellyt tietosuojasäädökset.
Parhaillaan on käynnissä myös prosessi, jolla kaikkien muidenkin ympäristöjen tietosuoja-asetukset käydään läpi vastaamaan GDPR asetusta ja Suomen tietosuojavastaavan linjauksia. Esimerkiksi iPadeilla käytettävissä olevat sovellukset rajoittuvat jatkossa vain kaupungin erikseen hyväksymiin.
Loma/poissaoloviestit työpuhelimeen ja sähköpostiin
Kesäloma lähestyy. Oheisessa ohjeessa neuvot työpuhelimen vastaajaviestien kuunteluun ja miten voit halutessasi kytkeä päälle loma- tai poissaoloviestin numeroon soittaville.
Telia VIP-palvelun käyttö
Myös työsähköpostiin voi asentaa automaattivastauksen poissaolon ajaksi. Täällä ohjeet siihen: https://peda.net/id/abbd6cc6fec
Ajankohtaiset TVT-asiat 2020-2021 - arkisto
Uutiskirje kesäkuu 2021/1
Tässä uutiskirjeessä:
- Henkilökohtaisen puhelinnumeron lisääminen O365 palvelun monivaiheisen tunnistautumisen vaihtoehdoksi
- Wilman monivaiheisen tunnistautumisen hyväksyminen usealla laitteella
- Puhelinvastaajapalvelun käyttö ja loma/poissaoloviestit
1) Henkilökohtaisen puhelinnumeron lisääminen O365 -palvelun monivaiheisen tunnistautumisen vaihtoehdoksi
Suurelle osalle kouluista on viime syksynä tai tänä keväänä kytketty päälle monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) O365 -palveluihin. Omilta laitteilta työsähköpostiin tai muihin Officen palveluihin tarvitaan silloin tunnuksen ja salasanan lisäksi kirjautumisen todennus työpuhelimesta. Joskus esimerkiksi loman aikana voi kuitenkin tulla tarve päästä lukemaan työpostia eikä työpuhelin ole mukana. Näitä tilanteita helpottaaksesi voit halutessasi käydä lisäämässä myös henkilökohtaisen puhelinnumerosi kaksivaiheisen tunnistautumisen vaihtoehdoksi linkin ohjeen avulla.
O365 -palveluiden monivaiheisen tunnistautumisen tietojen muuttaminen
Lisätietoja: Ville Sakomaa, 050 516 3582, ville.sakomaa@jyvaskyla.fi.
2) Wilman monivaiheisen tunnistautumisen hyväksyminen usealla laitteella
Myöskään Wilmaan ei pääse kirjautumaan ilman Authenticator -sovellusta, jos olet jo kytkenyt päälle Wilman monivaiheisen tunnistautumisen (MFA). Oletuksena Authenticator -sovellus asennetaan työpuhelimeen. Ohjeen avulla sovelluksen voi ladata useammalle laitteelle, jolloin sisäänpääsy onnistuu vaikka työpuhelin ei olisi mukana.
Wilman monivaiheisen tunnistautumisen hyväksyminen useammalla laitteella
Lisätietoja: Jarkko Lampinen, 050 401 0402, jarkko.lampinen@jyvaskyla.fi.
3) Puhelinvastaajapalvelun käyttö ja loma/poissaoloviestit
Kevään aikana kaupungin puhelinoperaattoriksi vaihtui Telia ja sen puhelinvastaajapalvelu eroaa hieman Elisan vastaavasta. Telian vastaajaa hallitaan Telian VIP-palvelussa. Oheisessa ohjeessa neuvot vastaajaviestien kuunteluun ja miten voit halutessasi kytkeä päälle loma- tai poissaoloviestin numeroon soittaville.
Telia VIP-palvelun käyttö
Lisätietoja: Ville Sakomaa, 050 516 3582, ville.sakomaa@jyvaskyla.fi.