Tietosuojaa koskevan vaikutusarvioinnin (DPIA) toimenpiteitä lähiaikoina ja syksyllä 2023

Tietosuojaa koskevassa vaikutustenarvioinnissa (Data Protection Impact Assessment, DPIA) arvioidaan henkilötietojen käsittelytoimia, käsittelyyn liittyviä riskejä ja niiden hallintakeinoja sekä tietosuoja-asetuksen mukaisten käsittelyperiaatteiden toteutumista.

Olemme tehneet keväällä 2023 DPIA tietosuojan vaikutustenarvioinnin Googleympäristöömme Cloudpoint oy:n asiantuntijoiden avustuksella. Sen seurauksena toteutetaan lähiaikoina muutamia tietosuojatoimenpiteitä, jotka saattavat vaikuttaa myös koulujen ja päiväkotien googletunnusten käyttöön ja sovellusten saatavuuteen googletunnuksilla.

• Toteutamme turhien vanhojen käyttäjätilien poistamisen Googleympäristöstä alustavasti ensi seuraavien viikkojen (vko 36-37) aikana. Poisto kohdistuu sellaisiin käyttäjätileihin, jotka on lukittu ja joita ei ole ole käytetty yli vuoteen. Lukossa olevat tilit ovat koulujen oppilaiden tai henkilökunnan tilejä, jotka eivät ole enää kaupungin Priimuksessa. Samalla poistamme sellaisia lähinnä varhaiskasvatuksen puolelle manuaalisesti luotuja googletilejä (yleensä muotoa edu.jkl.fi), joita ei ole käytetty yli kahteen vuoteen.

• Joudumme myös teknisesti rajoittamaan oppilaiden hakemistonäkyvyyttä liittyen DPIA-prosessin tuomiin toimenpiteisiin. Tämä tarkoittaa sitä, että jatkossa oppilaat eivät enää näe koko kaupungin käyttäjätilejä. Esimerkiksi Googlen jakoasetuksissa ei tule näkyviin muita ehdotuksia kuin oman koulun oppilaita. Teknisesti tämän ratkaiseminen vaatii ulkopuolista tukea, emmekä vielä tiedä tarkasti rajoituksen toteuttamisaikataulua.

• Syyskuun 23 loppuun mennessä Google estää alle 18v. googlekäyttäjien osalta sellaisten sovellusten käytön, jotka eivät erikseen ole käyty tarkastamassa ja määrittelemässä oppilaiden käyttöön Googleympäristössä. Tässä alla Googlelta tullut ilmoitus:

Vahvista kolmannen osapuolen sovellusasetukset lokakuu 2023 mennessä, jotta oppilaat pääsevät sovelluksiin jatkossakin. Tarkista lokakuu 2023 mennessä sovelluksen pääsyoikeusasetukset ja vahvista, että ne ovat ajan tasalla. lokakuu 2023 alkaen alle 18-vuotiaat eivät voi kirjautua vahvistamattomiin kolmannen osapuolen sovelluksiin Google-tilillään.

•  Jyväskylän perusopetuksen osalta tämä tarkoittaa sitä, että sovellukset täytyy tarkastaa ja hyväksyä Luuppi-palvelussa ja sitten vahvistaa  ne säätämällä pääsyoikeudet kuntoon Googlen hallintaympäristössä. Lähetämme myöhemmin tarkemmat ohjeet Luuppi-palvelun  näkyvyyteen opettajille ja oppilaille.

• Vastaavaa sovellusten pääsyoikeuksien rajoitustoimintaa on jo tässä vaiheessa toteutettu jossain määrin oppilaiden O365-tileillä. Joudumme myös käymään läpi kaikki sovellukset samalla kriteerillä iPadeille saataville oleviin sovelluksiin syksyn 2023 kuluessa.

Terveisin: TVT-tiimi

P.S. Mikäli kouluilla herää huoli jonkin edellä mainitun toimenpiteen vaikutuksista opetustoimintaan, niin olkaahan yhteydessä TVT-tiimin.