Uutiskirjeen sisältö: 
1. Googlen hakemistonäkyvyys
2. Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistuksen lopputulos
3. iPadien siirtoprojekti Airwatchista Intuneen v. 2024 kuluessa.
4. Sähköpostiviestit, joissa on luottamuksellista tietoa, tulee lähettää salattuna.
5. Arwi -arviointisovellus
6. AV-laitteiden kirpputori

1. Googlen hakemistonäkyvyys

Liittyen syksyllä 2023 toteutettuun tietosuojan vaikutusten arviointiin, olemme tehneet muutoksia Googlen hakemistonäkyvyyksiin. Tämä muutos koskee lähinnä oppilaita. Jatkossa oppilaat eivät näe automaattisesti muiden kuin oman koulunsa oppilaat googlen hakemistorakenteessa. Käytännössä siis esim. gmailia käyttäessä google ehdottaa etunimen kirjoittaessaan vain oman koulun oppilaiden ja opettajien nimiä. Muuallekin voi siis viestiä entiseen tapaan, mutta tällöin täytyy tietää kyseinen sähköpostiosoite ilman että google sitä ehdottaa.

2. Perustietotekniikkapalveluiden ulkoistuksen lopputulos

Kaupunki on tehnyt päätöksen ulkoistaa perustietotekniikkapalvelut Tieralle alkaen 1.3.2024. Tässä yhteydessä n. 20 henkeä kaupungin tietohallinnosta siirtyy liikkeenluovutuksella Tieran työntekijöiksi. Samalla kaikki myös koulujen perustietotekniikkaa sekä TVT ja AV-tukipalveluita koskevat tukitarpeet tulevat jatkossa hoitumaan Tieran tuen kautta. Tarkemmat yksityiskohdat tuen käytännöistä tarkentuu maaliskuun alkuun mennessä yhteistyössä Tieran kanssa. Jatkamme siis tiedottamista aiheesta heti kun tiedämme asiasta tarkemmin.

TVT-tiimistä ei tässä yhteydessä siirry Tieralle kukaan. Kuitenkin TVT-tiimin toimenkuviin tullaan tekemään muutoksia, joka painottuu mm. entistä vahvemmin pedagogisen tuen suuntaan TVT-tukitehtävien sijaan. Totuttu TVT tukipalvelumme tulee siis muuttumaan Tieran sopimuksen mukaisesti ja viestimme tästäkin heti kun saamme siitä tarkemman käytännön kuvan.

3. iPadien siirtoprojekti Airwatchista Intuneen v. 2024 kuluessa.

Vuoden 2024 kuluessa kaupunki luopuu iPadien Airwatch-etähallinnasta. Tällä muutoksella saadaan aikaan n. 40 000 € säästö lisenssimaksuissa. Koulujen ja päiväkotien n. 4000 etähallinnassa olevaa iPadia siirretään Intune -etähallintaan tämän vuoden kuluessa, joka tulee olemaan suuri urakka sekä TVT-tiimille, että koulu ja päiväkotiyksiköille. Käytännössä kaikki iPadit tyhjennetään ja otetaan uudelleen käyttöön. Tässä välissä joudumme tekemään etähallinnassa teknisiä toimenpiteitä, jonka lopputuloksena iPadit siirtyvät uuteen Intune etähallintaan. Tiedotamme erikseen tarkemmin aikatauluista ja toimenpiteistä, joita kouluilla vaaditaan, jotta siirto saadaan onnistumaan mahdollisimman kivuttomasti.

Seuraavassa muutamia tämän toimenpiteen näkyvimpiä muutoksia iPadien käyttölogiikassa.

• Yhteiskäyttöisissä iPadeissa ei tule olemaan enää jkl apps -sovellusta. Kaikki pädien sovellukset tullaan asentamaan suoraan etähallitusti ipadeille koulu- ja luokkatasoista ryhmittelyä käyttäen. Kaikki sovellukset tullaan myös tarkastamaan ensin Luuppi-prosessin kautta tietosuojan osalta hyväksytyiksi kaupungin oppilaiden käyttöön.
• Oppilaiden henkilökohtaisissa laitteissa ei ole jatkossa mahdollisuutta enää käyttää AppleIDta tai AppleStorea. Henkilökohtaisissa laitteissa on sen sijaan kaupungin yritysportaali, josta löytyy valikoima hyväksytyistä sovelluksista.
• Muutokset ja lisäykset sovellusvalikoimaan tapahtuu jatkossa Luuppi-prosessin mukaisesti ja keskitetysti etähallinnan kautta.

HUOM! Ohjeita ja keskustelua aiheesta löytyy TVT-tuen Teams-kanavalta.

4. Sähköpostiviestit, joissa on luottamuksellista tietoa, tulee lähettää salattuna.

Viestit kaupungin ulkopuolisille henkilöille:

• aiemmin käytössä ollut Turvaposti poistui käytöstä 1.1.2024. Turvapostin tilalle tuli SecMail-palvelu, jonka käytön voit aloittaa heti. 
• SecMail-suojattu posti on palvelu, joka mahdollistaa luottamuksellisten viestien ja tiedostojen lähettämisen salattua yhteyttä pitkin organisaation ulkopuolisille henkilöille. Käyttö ei vaadi erillistä käyttäjäkohtaista lisenssiä. Tutustu uuteen palveluun ja käyttöohjeisiin SecMailin intrasivuilta.

Viestit kaupungin sisällä:

• Sisäiset salatut postit, joissa on lasten tai huoltajien henkilötietoja tai muuta arkaluontoista materiaalia, lähetetään Outlookin omaa salausta käyttäen. Tutustu ohjeistukseen intrasivuilla.
• Tarkemmat ohjeet peda.net-sivuilla.

5. Arwi -arviointisovellus

Olemme tarkastelleet syksyn 2023 kuluessa Jyväskyläläisen startup-yrityksen Arwi -arviointisovellusta. Sovelluksessa on uudella tavalla hyödynnetty tekoälyn mahdollisuuksia opettajan arvioinnin tueksi ja se kulkee kätevästi mobiililaitesovelluksena opettajan apuna. Monet koulut ovat saaneet postia kyseiseltä yritykseltä, joka on kartoittanut maksuttoman pilottiprojektin osallistujia. TVT-tiimi on saanut aiheesta viestejä kouluilta, jossa halutaan ymmärrettävästi varmistua, että pilottiprojektissa ollaan oikealla ja laillisella asialla. Kyseisen yrityksen kanssa on tehty tietojen suojaamista koskeva DPA-sopimus ja siltä osin siis asia on kunnossa.

6. AV-laitteiden kirpputori

TVT-tiimin varastoon on kertynyt kouluilta ja Digian lahjoituksena käytettyjä AV-laitteita, jotka laitamme tarjolle ilman kustannuksia koulujen käyttöön. Kaikki laitteet on käytettyjä, mutta toimivaksi testattuja. Tästä lähetetään erillinen Forms-kaavake, jossa kysellään koulujen tarpeita kyseisille laitteille. HUOM! Laitteiden asennuksista saattaa tulla erikseen kustannuksia, jotka korvataan yksikön omasta budjetista tai kouluille jaettavasta investointirahasta.