Työajan käytön kannalta erittäin hyvänä käytäntönä on nähty verkossa pidettävät kokoukset ja koulutukset. Kouvolan kansalaisopiston koordinoimaan Osaava-verkosto on Osaava-ohjelman aikana laajentunut niin määrällisesti kuin maantieteellisestikin. Verkoston laajentuessa yhteisten kokousaikojen löytäminen osanottajien kalentereista on ollut haastavaa. Hankkeessa mukana olevien oppilaitosten ja organisaatioiden henkilökunnan työajat vaihtelevat (opetusta illalla/aamulla). Kauempaa (Etelä-Kymenlaaksosta tai Porvoosta) tulevilta osallistujilta kuluu enemmän aikaa edestakaisiin matkoihin kuin itse kokoukseen ja kokous vie näin yli puolet työpäivästä. Verkossa pidettävä kokous poistaa matkaan käytettävät ajat ja mahdollistaa kokoukseen osallistumisen kaikkialta (myös kotikoneilta) nettiyhteyden avulla. Osallistumisprosentti on noussut ja ne, jotka eivät voi osallistua koko ajaksi, ovat pyrkineet tulemaan kokoukseen edes osaksi aikaa. Osa hankekoulutuksista on ollut helppo välittää verkon kautta. Koulutuksiin on näin saatu mukaan henkilöitä, jotka eivät muuten olisi aikataulujensa takia päässeet osallistumaan.

Verkkokokouksiin ja -koulutuksiin osallistuminen on lisännyt kaikkien osallistujien tietoteknistä osaamista. Koulutukset ja kokoukset on järjestetty Adobe Connect (AC) tai Skype for Business -verkkoneuvottelujärjestelmän kautta. Koulutuksissa osallistujat ovat olleet enimmäkseen mukana ilman puhemahdollisuutta. He ovat seuranneet koulutusta katsomalla kuvaa ja kuuntelemalla puhetta sekä tekemällä kysymyksiä chat-ruutuun. Verkkokokouksessa on tärkeää, että jokainen osallistuja on testannut ääniyhteydet ennen kokouksen alkua. Tästä syystä kokouskutsussa on ollut pyyntö saapua virtuaaliseen kokoushuoneeseen viimeistään 15 min ennen kokouksen alkua testaamaan yhteydet. Ensikertaa verkkokokoukseen tulevia on pyritty opastamaan ohjelman käyttöön etukäteen. Verkkoneuvottelujärjestelmissä on hyvin samanlaiset toiminnot. Kun yhtä ohjelmaa oppii käyttämään, on helppoa ottaa haltuun myös muita vastaavia järjestelmiä. Verkkokokouksessa tai -koulutuksessa kouluttajana tai osallistujana mukana ollut henkilö voi neuvoa ja rohkaista kollegoitaan opettelemaan ohjelman käyttöä. Näin osaaminen leviää organisaatiossa/verkostossa.

Verkkopalaveri edellyttää sekä kokouksen vetäjältä että osallistujilta huolellisempaa valmistautumista kuin perinteisen kasvokkain tapahtuvan kokoukseen toteuttaminen. Kaikki materiaali pitää pystyä näyttämään ruudulta tekstinä tai kuvina, joten se on joko tallennettava etukäteen virtuaalihuoneeseen tai omalle koneelle, josta se jaetaan muiden nähtäväksi. Emme ole käyttäneet kokouksissa kameroita, jotta ääniyhteys toimisi paremmin. Pelkän puheen ja näytöllä olevan tekstin varassa toimittaessa, puheenjohtajan tulee pysyä työjärjestyksessä, jakaa puheenvuorot tasapuolisesti ja saada ääneen myös ne hiljaisimmat. Verkossa ei voi puhua päällekkäin vaan jokainen puhuu vuorollaan. Puhujan on myös hyvä kertoa nimensä, jotta jokainen tietää kuka kulloinkin on äänessä. Puheenvuorojen tulee olla lyhyitä ja selkeitä. Kokouksen vetäjän tulee neuvoa osallistujia kokouksen aikana esim. äänestysnappien, puheenvuoron pyytämisen yms. käytäntöjen kanssa. Kokouksessa käsitellyt asiat täydennetään kokouksen aikana esityslistapohjaan, joka on osallistujien näkyvissä kokouksen ajan. Näin osallistujien on ollut helpompi seurata kokouksen etenemistä. Kun muistio on kirjoitettu kokouksen aikana ja kaikki ovat voineet sen kokouksen aikana lukea, ei muistiota ole tarvinnut lähettää osallistujille jälkikäteen