Alkuosan pohjana on käytetty Ben Furmanin StarSoftille laatimaa ohjeistusta ”Viesti Wilmallaviisaasti”, joka löytyy kokonaisuudessaan osoitteesta: https://www.visma.fi/inschool/vwvopas/ josta oppaan voi tilata omaan sähköpostiinsa.

Alkuperäiseen teokseen kannattaa tutustua - sisältää mm. paljon hyviä mallilauseita. 

Kolme tiivistä huoneentaulua haastaviin tilanteisiin: 

1. Ongelmasta viestiminen

Huolehdi, että nämä viisi kohtaa ovat viestissäsi 

• Kerro ongelmasta
• Kerro, miten oppilaan tulisi jatkossa toimia
• Kerro, mitä hyötyä oppilaalle olisi toimimisesta eri tavalla jatkossa
• Sano jotain uskoa luovaa, että tämä ongelma on ratkaistavissa
• Pyydä huoltajalta apua ja/tai neuvoa tilanteessa

2. Tuohtuneen ihmisen kohtaaminen

Käy kohtaamisessa (sähköinen, puhelimessa, kasvotusten) läpi seuraavat kohdat järjestyksessä 

• Kuuntele, jotta huoltaja tuntee tulleensa kuulluksi
• Kiitä asian esille ottamisesta
• Ymmärrä huoli ja suuttumus
• Selvitä toive asian ratkaisuksi
• Sovi jatkotoimet; miten huoli väistyisi pois

3. Tuohtuneen huoltajan viestiin vastaaminen

Kun huoltaja ilmaisee tuohtuneisuutensa, älä keskustele viestein, äläkä kirjoita pitkää vastinetta tai selontekoa, vaan ilmoita hänelle, että asia on niin tärkeä, että haluat keskustella siitä henkilökohtaisesti (puhelin, tapaaminen). 

Wilman käyttöohjeita 

Wilmaan pääsee kirjautumaan suoraan Deskussa olevalla Wilma-laatalla. Vaihtoehtoisesti Wilmaan pääsee suoraan kirjoittamalla osoiteriville forssa.inschool.fi ja kirjautumaan Deskutunnuksillaan.

Kun kirjaudut ensimmäistä kertaa Wilmaan, on hyvä käydä laittamassa omat asetukset kuntoon. Oikeassa yläkulmassa on rattaan ja ihmishahmon kuva, josta löytyy ilmoitusasetukset. Ilmoitusasetuksista saat määritellä itsellesi, koska saat sähköpostimuistutuksia Wilmasta, kun sinne tulee jotain uutta. 

• Välitön asetus tarkoittaa, että sähköposti lähtee heti, kun uutta ilmaantuu.
• Koottu asetus niputtaa kaikki ilmoitukset ja lähettää samana päivänä, seuraavana päivänä tai perjantaisin.

Tämä toiminto on erityisen tärkeä ohjeistaa huoltajille, jotka eivät käy Wilmassa välttämättä päivittäin.

Wilmaa varten on saatavilla myös sovellus kännykkään. Se löytyy Android, iPhone tai Windows phonen kaupasta hakusanalla ”Wilma" (käytä vain Visman virallista versiota sillä viranomaisina emme voi luovuttaa luottamuksellista tietoa kolmannen osapuolen haltuun - huoltajat halutessaan voivat). Se on varsin näppärä pikaviesteihin ja niille, jotka haluavat vastata heti. Sovelluksen kautta ei voi esim. lukea pedagogisia kaavakkeita tai kuitata kurinpitotoimia.

Sijaisen Wilman käyttö 

Kun koululle tulee sijainen, toimistosihteeri/rehtori/koulunjohtaja kirjaa hänet Primuksen opettajarekisteriin (tai henkilökuntarekisteriin, jos kyseessä on koulunkäynninohjaaja). Sijainen pääsee Wilmaan Deskusta kuten opettajatkin. Sijaisuuden päätyttyä sijaisen kortti arkistoidaan. Arkistoitaessa poistetaan tiedoista koulun nimi. Kun sama sijainen tulee uudelleen, hänet haetaan arkistosta ja taas lisätään koulun nimi. Tämä mahdollistaa saman sijaisen käytön eri kouluilla. 

Sijaisen avattua Wilman henkilökohtaisella tunnuksellaan (tai jos oman koulun opettaja on toisen opettajan sijaisena), yläreunasta löytyy kohta Ryhmät -> muiden opettajien. Sieltä voi etsiä sijaistettavan opettajan ryhmän etsi-toiminnolla, jolloin tuntimerkintöjä voi tehdä helposti kyseiselle ryhmälle. 

Sijaisen pikaviestit jäävät muistiin, kun tunnus arkistoidaan. Sijainen ohjeistetaan, ettei hän poista oppilasasioihin liittyviä viestejä, jotta ne voidaan jäljittää, jos esim. kiusaamistapausta pitää tutkia myöhemmin. 

Kun huoltajalla ei ole Wilma-tunnus käytössä 

Huoltajia kannustetaan Wilman käyttöön, mutta jos se ei ole mahdollista, sovitaan huoltajan kanssa, miten usein tietoa lähetetään kotiin. 

Tulosteen Wilmasta saat, kun oppilaan sivuilla menet kohtaan tuntimerkinnät ja klikkaat tulostimen kuvaa sivun oikeassa yläreunassa. 

Kun huoltaja kuittaa mahdolliset poissaolot, luokanvalvoja/-opettaja käy muuttamassa Wilmaan kaikki huoltajan selvittämät punaiset selvittämättömät poissaolot vihreiksi terveyssyiksi tai luvattomiksi poissaoloiksi. 

Miten nopeasti vastataan 

Opettajan tulee seurata Wilma-viestejä päivittäin. Huoltajan viesteihin tulee vastata seuraavan koulupäivän aikana. Eli perjantaina tulleeseen viestiin tulisi vastata viimeistään maanantaina. Huomioi ohjeistuksen neuvo järjestää palaveri heti, kun asia sitä vaatii. Älä yritä hoitaa kaikkia asioita Wilma-viestien avulla. 

Tuntimerkinnän tekeminen 

Valitse listasta tuntimerkintä sekä sopiva aliluokitus. Kirjoita tekstikenttään selkeästi, miten oppilas on toiminut: 

• Kerro vain kiistämättömät faktat.
• Älä spekuloi oppilaan käyttäytymisen syitä.
• Älä kerro luokan muista tapahtumista, jotka mahdollisesti johtuivat oppilaan toiminnasta.
• Älä mainitse muiden oppilaiden nimiä.
• Käytä vain sellaista korrektia kieltä, jota voisit käyttää rakentavassa keskustelussa huoltajien kanssa.
• Älä kirjaa tuntimerkintöihin oppilaan arviointeja

OIKEIN: "Pekka löi vierustoveriaan matematiikan kirjalla päähän." 

VÄÄRIN: "Pekka oli varmaankin turhautunut, koska löi Mattia matematiikan kirjalla päähän. Tällaista ääliömäistä touhua Pekalla on usein. Opiskelurauha hävisi luokasta tämän takia koko lopputunniksi." 

Jos oppilas kerää yhden tunnin aikana monta merkintää, Wilmaan saa valittua valikosta vain yhden ja loput pitää kirjoittaa kenttään huomautettavaa. huomioita Jos oppilaalla on monta merkintää, joista yksi on myöhästyminen, valikoi se. Tällöin saat vielä kurinpidollisesta luokitusvalikosta valittua toisen, esim. läksyt tekemättä. Kirjoita myöhästymisminuutit ja loput tunnilla ilmenneet asiat (esim. häiritsee työrauhaa). 

Poissaolomerkinnät pitää olla kirjattuna tunnin jälkeen. Jos opettajalla ei ole tunnilla konetta käytössään, merkintä on tehtävä mahdollisimman pian.

Palvelulupauksen mukaisesti on annettava palautetta, myös positiivista. 

Koevarauksen tekeminen 

Valitse Wilman etusivulta haluamasi ryhmä Ryhmät tässä jaksossa -moduulista. 

Klikkaa Kokeet-välilehteä. 

Etsi haluamasi vapaa koepäivä ja klikkaa lisää koe. Huomioi koulusi tekemä rajaus oppilaan kokeiden määrästä viikkoa kohden.

Halutessasi klikkaa oikeasta reunasta kohtaa Muokkaa ja lisää kokeen nimi aiheeseen (esim. 

Fysiikan koe) ja kokeen tiedot lisätietoihin (esim. koealue). 

Koearvosanojen merkitseminen ja huoltajien kuittauksen tarkistaminen Valitse Wilman etusivulta haluamasi ryhmä Ryhmät tässä jaksossa -moduulista. 

Klikkaa Kokeet-välilehteä. 

Etsi listasta oikea koe ja klikkaa Muokkaa. 

Syötä koearvosanat oikeille oppilaille. ½, - ja + -merkit saat näppäimistöstä tai käyttämällä Wilman + ja - -painikkeita. 

Jos haluat, valitse kokeelle painokerroin ja rastita kohta Julkaise arvosanat. 

Klikkaa lopuksi Tallenna muutokset. 

Mikäli kaikki kokeet ovat samanarvoisia, pidä painokerroin jokaisessa ykkösenä. Tällöin kokeiden keskiarvo lasketaan normaalisti laskemalla kokeiden arvosanat yhteen ja jakamalla niiden lukumäärällä. Mikäli haluat painottaa jotain koetta, valitse yhtä suurempi luku, esim. 2 (painoarvo kaksinkertainen eli 100 % suurempi) tai 1,5 (painoarvo 1,5-kertainen eli 50 % suurempi. Vastaavasti lukua 1 pienemmällä painokertoimella koetta ei huomioida kaikkien kokeiden keskiarvossa niin suuresti. Tällöin esim. painokerroin 0,5 painottaa koetta puolet tavallisesta kokeesta. 

Koearvosanojen huoltajien kuittauksen tarkastamiseksi valitse Wilman etusivulta haluamasi ryhmä Ryhmät tässä jaksossa -moduulista. 

Klikkaa Kokeet-välilehteä. 

Klikkaa Arvosanat-välilehteä. 

Sinisellä taustavärillä väritetyt arvosanat ovat huoltajan kuittaamia, taustavärittä olevat eivät. 

Ohjaa huoltajaa kuittaamaan koearvosanat, jos paperista versiota ei lähetetä kotiin allekirjoitettavaksi. 

Tukitoimien kirjaaminen 

Kirjaa tukitoimet tarkasti; se helpottaa erityisopettajan ja luokanvalvojan työtä. Tuki saadaan suoraan siirrettyä tarvittaessa pedagogisiin kaavakkeisiin. 

Valitse oppilaan sivulta tuki-välilehdeltä toimenpiteet ja lisää uusi. Merkitse päivämäärä, valitse sitten tukimuoto pudotus-valikosta. Valitse vielä oppiaine, johon tukitoimi kohdistuu. Muista tallentaa. 

Pitkäkestoisen tuen voi merkitä vain yhdellä merkinnällä, kirjaamalla aloitus- ja lopetuspäivämäärän. 

Jälki-istunnot ja niiden listaus 

Kun kirjaat oppilaalle jälki-istunnon tai kasvatuskeskustelun, valitse ensin ylävalikosta Kurinpitotoimet, sitten oikeasta reunasta Lisää uusi. Kirjaa pyydetyt tiedot. Ohjaa huoltajaa kuittaamaan jälki-istunto (katso huoltajan ohje). Merkitse myös tuntimerkintöihin Merkintä kurinpitotoimi annettu, jotta huoltaja huomaa annetun rangaistuksen paremmin.

Kurinpitotoimet-välilehden etusivulla on luettelo yksikön kurinpitotoimista. Siitä

luokanvalvoja/opettaja voi seurata, että kaikki jälki-istunnot on suoritettu ja huoltaja on ne kuitannut. 

Jälki-istunnon valvoja kuittaa suoritetut jälki-istunnot rastittamalla kohdan suoritettu sekä valitsemalla oman nimensä toimenpiteen valvoja -pudotusvalikosta. 

Tuntipäiväkirjan käyttö ja läksyjen merkitseminen 

Valitse Työjärjestys tänään -listalta haluamasi ryhmän tuntipäiväkirja klikkaamalla keskimmäistä muistio-symbolia. 

Lisää tuntipäiväkirjaan uusi rivi klikkaamalla + Lisää rivi. 

Tunti pidetty -ruutuun tulee automaattisesti nykyinen päivämäärä. Sen saa tarvittaessa vaihdettua klikkaamalla kalenteria. 

Tuntinumero-ruutuun voi halutessaan juoksevalla numeroinnilla numeroida tunnit. 

Tunnin opettaja -ruutuun tulee automaattisesti oma nimi. Sen voi vaihtaa pudotusvalikosta tarvittaessa. 

Tunnin aihe -ruutuun voi kirjoittaa omia muistiinpanoja tunnista: mitä opiskeltu, mitä tehtäviä tehty jne.

Kotitehtävät-ruutuun kirjataan läksyt. Sen sisältö näkyy sekä oppilaille että huoltajille. 

Huomioita-ruutuun voi kirjata omia merkintöjä. Sen sisältö näkyy vain itsellesi. 

Oppilaiden kuvien käyttäminen ja näyttäminen 

Oppilaiden kuvat ovat vain koulun sisäiseen käyttöön. 

Älä näytä oppilaiden kuvia luokassa muille oppilaille. 

Arviointi 

Ennen arviointia tarkista arviointikriteerit. Tarkista myös annetaanko oppilaillesi sanallinen arviointi, numeroarviointi vai sekä että. 

Klikkaa opetusryhmän perästä arviointi. 

Luokilla 1-2 täytä Arv.-kenttään S=suoritettu tai H=hylätty ja Rasti ruutuun -kenttiin sanallinen arviointi numeroilla 1-5 (niistä aineista jotka arvioidaan). 

Luokilla 3-6 arviointi numeerisesti kaikissa oppiaineissa ja käyttäytymisessä.

Yläkouluissa ja joillakin 5. ja 6. luokilla on käytössä käyttäytymisen hajautettu arviointi, jolloin aineen opettaja kirjaa arviointikirjaan ainenumeron yhteyteen myös käytösnumeron kenttään Käytös. 

Näet oppilaan aiemmat arvosanat (sekä kokeet ja tuntimerkinnät) klikkaamalla sinistä i-pallukkaa. Muista arvioinnin lopuksi tallentaa. 

Lopuksi voit tulostaa muut toiminnot napin kautta tekemäsi arvioinnin (valitse tulosteeksi _YHT: AA ja YA: Kurssin arviointi). 

Loma-anomukset ja poissaoloilmoituksen tekeminen 

Huoltaja voi anoa 1-3 päivän poissaolon huollettavalleen luokanopettajalta/-valvojalta, mutta hän ei voi tehdä loma-anomusta Wilman tuntimerkintöjen kautta. Huoltaja anoo yli kolmen päivän poissaolot koulunjohtajalta. 

Opettaja kirjaa päätöksen wilmaan. Wilmassa (valitse oppilas > lomakkeet -> poissaoloilmoitus). Tieto menee tuntimerkintöihin niin, että oppilaan nimen taustaväri muuttuu tummanvihreäksi (myönnetty poissaolo). Luokanvalvoja käy merkitsemässä myös oppilaan päivän tunnit tummanvihreiksi.

Rehtori/koulunjohtaja myöntää yli kolmen päivän poissaolot. Rehtori voi kirjata poissaoloilmoituksen joko Wilmassa (valitse oppilas > lomakkeet -> poissaoloilmoitus) tai Primuksen opiskelijarekisterissä välilehdellä poissaolot. Kumpikin tieto menee tuntimerkintöihin niin, että oppilaan nimen taustaväri muuttuu tummanvihreäksi (myönnetty poissaolo). Luokanvalvoja käy merkitsemässä myös oppilaan päivän tunnit tummanvihreiksi. 

Sairauspoissaolot 

Jos huoltaja ei ilmoita oppilaan sairauspoissaolosta Wilmassa, vaan ilmoittaa suoraan opettajalle, opettaja klikkaa oppilaan nimen päällä ja valitsee avautuvasta ruudusta luokituksen terveyssyy. Sairauspoissaolon syytä ei kirjata näkyviin.  Sen jälkeen opettaja tekee merkinnät kaikille päivän tunneille. 

Huoltajien tunnuksien hallinta 

Huoltajien Wilma-tunnusten mahdolliset muutokset tehdään koulun kansliassa, unohtuneen salasanan saa pyydettyä palautetuksi omaan sähköpostiinsa

Lukukauden päättyessä 

Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa, ettei oppilailla ole selvittämättömiä poissaoloja (ottaa yhteyttä huoltajaan, jos on, ja kirjaa tiedon Wilmaan). 

Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa, että jälki-istunnoissa on huoltajan kuittaus (ottaa yhteyttä huoltajaan, jos ei ole, ja kirjaa tiedon Wilmaan). 

Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa, että opiskelusuunnitelmat (0-kaavakkeet) on lukittu (alkuopetuksen kaavakkeet vasta kun arviointikeskustelut on käyty). 

 Lukuvuoden päättyessä 

• Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa, ettei oppilailla ole selvittämättömiä poissaoloja (ottaa yhteyttä huoltajaan, jos on, ja kirjaa tiedon Wilmaan).
• Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa, että jälki-istunnoissa on huoltajan kuittaus (ottaa yhteyttä huoltajaan, jos on, ja kirjaa tiedon Wilmaan).
• Alkuopetuksen opettaja tarkistaa, että opiskelusuunnitelmat on lukittu arviointikeskustelujen jälkeen.
• Luokanvalvoja/-opettaja huolehtii, että erityisen tuen tarve on tarkistettu aina 2. vuosiluokan jälkeen ja 6. luokan päättyessä. Opettaja laatii yhteistyössä huoltajien kanssa erityisen tuen oppilaille uuden pedagogisen selvityksen päätöksen tekoa varten.
• Luokanvalvoja/-opettaja tarkistaa luokkansa/valvontaluokkansa/omien oppilaiden pedagogiset asiakirjat, koska toiseen kouluun siirtyvät oppilaat arkistoidaan juhannukseen mennessä, eikä sen jälkeen muutoksia voi tehdä.
• Tehostetun tuen oppilailta oppimissuunnitelman tarkistus toukokuun aikana.
• Erityisen tuen oppilailta HOJKS:n tarkistus toukokuun aikana.
• Aineenopettaja tarkistaa opettamansa oppiaineiden osalta tehostetun ja erityisen tuen oppilaiden tuen toteutumisen.
• Ennen arkistointia rehtori/koulunjohtaja/toimistosihteeri merkitsee Primukseen myös oppilaan lähtöluokan ja -päivän, tuloluokan ja -koulun, sekä vie todistuksen, käyttäytymisliitteen sekä oppilaskortin sivut 1 ja 2 tulostearkistoon.
• Opettajat tulostavat tai tallentavat tietokoneelle halutessaan ryhmiensä tuntipäiväkirjat Wilmasta.

Tuntimerkinnät ja koearvosanat tallentuvat arviointikirjoihin, ja ne häviävät näkyvistä (ne saadaan tarvittaessa Primuksesta), nämä tiedot eivät siirry seuraavaan kouluun, vaan jäävät lähettävän koulun arviointikirjoihin. 

Sähköiset kaavakkeet näkyvät uudessakin koulussa oppilaan sivuilla kohdassa "tuki", mutta ne jäävät Primuksessa vanhan koulun tiedostoihin. 

Mitä ja miten arkistoidaan 

Arkistoi tai säilytä viestit, joita voit tarvita myöhemmin (esim. kiusaamisen tai riitatilanteisiin liittyvät viestit). 

Laita viestin eteen täppi, ja siirry sivun alareunaan, jossa on Arkistoi valitut -painike. Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan oppilashuoltoa koskeva oppilaskohtainen kirjeenvaihto pitää säilyttää 10 vuotta. Arkistossa ei ole vielä viestien järjestelymahdollisuutta. 

Lukuvuoden alkaessa 

Rehtori/koulunjohtaja arkistoi edellisen lukuvuoden jälki-istunnot. 

Lukujärjestykset tulevat Wilmaan näkyviin aikaisintaan ensimmäisenä koulupäivänä. 

Pedagogisten asiakirjojen käyttäminen / täyttäminen 

Jokaisesta oppilaasta tehdään syyslukukaudella ennen syyslomaa opiskelusuunnitelma (ns. 0kaavake). Kaavake löytyy kohdasta Muut asiakirjat. Kun kaavake on oppilaan ja huoltajan kanssa käsitelty vanhempainvartissa, opettaja lukitsee sen. 

Jos oppilas tarvitsee yleisen tuen lisäksi tehostettua tukea, hänelle laaditaan pedagoginen arvio, joka viedään monialaisen opiskeluhuoltoryhmän käsiteltäväksi, kun huoltaja on kaavakkeen kuitannut. Jos oppilas siirretään tehostettuun tukeen, arvion tekijät laativat oppilaalle yhdessä huoltajan kanssa oppimissuunnitelman. Luokanvalvoja avaa kaavakkeen ja se täytetään yhdessä tukea antavien opettajien kanssa. 

Jos tehostettu tuki ei riitä, oppilaalle laaditaan pedagoginen selvitys ja monialaisen opiskeluhuoltoryhmän käsittelyn jälkeen rehtori lähettää esityksen Tölön koulun rehtorille oppilaan siirtämisestä erityisen tuen piiriin. Tämän jälkeen oppilaalle laaditaan HOJKS. 

0-kaavaketta lukuun ottamatta voidaan kaavakkeita päivitettäessä käyttää kopiointitoimintoa, jolloin uudet kirjaukset tehdään edellisten perään. Näin voidaan helposti seurata edistymistä ja tukitoimia. Joka kerta kuitenkin luodaan uusi kaavake, johon tiedot kopioidaan, jotta tilastot ovat ajantasaisia. 

Kaikkiin pedagogisiin kaavakkeisiin on laadittu info-kenttiä, jotka helpottavat kaavakkeiden täyttämistä. Erityisopettajat kouluilla antavat tarvittaessa kaavakkeiden laatimiseen tarkempia ohjeita. 

Tiedotteet 

Käytä Tiedote-toimintoa viestien sijaan, kun kyseessä on pidempikestoinen viestitettävä asia.