Erilaisten tietojen tallentaminen, niiden hakeminen ja niiden muuttaminen sekä niiden poistaminen on helpompaa, mikäli tiedot tallennetaan hyvin suunniteltuihin tietokantoihin. Yleisiä tietokantamalleja ovat mm. relaatio- ja oliotietokannat.

Tietotojenkäsittelyssä käytetään em. tiedonhallinnasta ilmausta CRUD, joka tarkoittaa:

• C - create, tiedon luominen ja sen tallentaminen
• R - read, tiedon lukeminen
• U - update, tiedon päivittäminen eli muuttaminen
• D - delete, tiedon poistaminen.

Periaate on selkeä: yksi tieto säilytetään yhdessä paikassa, jolloin kaikki muutokset pysyvät hallittuina.