Yksittäistä oppilasta koskevan asian käsittelystä asiantuntijaryhmässä laaditaan oppilashuoltokertomus. Ryhmän vastuuhenkilö kirjaa yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot oppilashuoltokertomukseen. Kirjauksia voivat tehdä myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet. Kertomus laaditaan jatkuvaan muotoon, joka etenee aikajärjestyksessä. Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki edellyttää, että kertomukseen kirjataan seuraavat asiat:
- yksittäisen oppilaan nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot
- kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa,
- kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa
- asian aihe ja vireille panija
- oppilaan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset
- toteutetut toimenpiteet kuten yhteistyö eri tahojen kanssa sekä aiemmat ja nykyiset tukitoimet
- tiedot asian käsittelystä ryhmän kokouksessa, tehdyt päätökset ja niiden toteuttamissuunnitelma
- toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot
Jos sivulliselle annetaan oppilashuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu.
Menettelytavat
Kokoontumispaikka ja -ajankohta ilmoitetaan hyvissä ajoin kaikille osallistujille, ja ajankohdan sopimisessa huomioidaan huoltajien aikataulut. Jokaisen osallistujan tulee varata riittävä aika neuvotteluun osallistumiseen ja valmistautua siihen. Valmistautumisella tarkoitetaan sitä, että etukäteen pyydetään tiedot lapsen/oppilaan koulumenestyksestä, poissaoloista ja käyttäytymisestä kysymällä palautteet jokaiselta kyseisen lapsen/oppilaan opettajalta mieluiten kirjallisina. Tarkoituksena ei ole koota listaa ongelmista, vaan opettajia pyydetään kirjaamaan myös positiiviset asiat ja oppilaan vahvuudet.
Monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisen alussa sovitaan aikataulu ja neuvottelun vetäjä, joka valitaan tapauskohtaisesti. Monialainen asiantuntijaryhmä nimeää keskuudestaan vastuuhenkilön, joka kirjaa tiedot oppilashuoltokertomukseen.
Neuvottelu aloitetaan kertaamalla, miksi neuvottelu on kutsuttu koolle ja mahdolliset aikaisemmat vaiheet lyhyesti, esim. mitä asiassa on jo tehty tai mitä edellisen neuvottelun jälkeen on tapahtunut. Tämän jälkeen on hyvä antaa puheenvuoro oppilaalle ja huoltajille esim. kysymällä, mistä heidän mielestään olisi hyvä keskustella ja mikä heitä erityisesti huolestuttaa. Tämän jälkeen kerrotaan koulun näkemys oppilaan tilanteesta; vahvuuksista, voimavaroista ja muutostarpeista. Jokainen voi vielä halutessaan sanoa näkemyksensä siitä, mikä olisi hyvä tulos tästä neuvottelusta. Yhteisesti sovitaan, miten lasta/oppilasta tuetaan, miten tukitoimia seurataan ja arvioidaan sekä miten yhteistyötä jatketaan. Tehdyt päätökset kirjataan oppilashuoltokertomukseen.
Oppilaan osallisuus, omat toiveet ja mielipiteet otetaan huomioon häntä koskevissa toimenpiteissä ja ratkaisuissa hänen ikänsä, kehitystasonsa ja muiden henkilökohtaisten edellytystensä mukaisesti. Neuvottelussa tarkastellaan asiaa monista eri näkökulmista ja siten, että kaikki osallistujat miettivät omia mahdollisuuksiaan positiivisen muutoksen aikaansaamiseksi.
Neuvottelun lopuksi vetäjä kertaa keskeiset neuvottelussa sovitut asiat; mitä sovittiin, kuka tekee mitäkin ja miten seuranta toteutetaan. Sovitusta aikataulusta pidetään kiinni, ja tarvittaessa siitä muistutetaan, kesken jääneestä asiasta voidaan jatkaa seuraavalla kerralla. Jos neuvottelussa on tehty päätöksiä, jotka koskevat muitakin tahoja, sovitaan, miten niistä tiedotetaan.
