Oppilashuoltokertomukset sekä muut oppilashuoltotehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä oppilasta koskevat asiakirjat tallennetaan oppilashuoltorekisteriin. Opetuksen järjestäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja ylläpitää rekisteriä. Oppilashuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä oppilasta/opiskelijaa tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä. Salassa pidettäviä tietoja ei saa antaa sivulliselle, ellei siihen ole kirjallista lupaa asianomaiselta oppilaalta tai ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida suostumuksen merkitystä, hänen huoltajaltaan. Tiedon luovuttamiseen oikeuttavat myös eräät lait (Julkisuuslaki 24 § ja Perusopetuslaki 40 §).


Salassapito

* Koulujen oppilas- ja opiskeluhuoltoryhmä käsittelee koulujen yleisiä asioita kuten esimerkiksi oppilasturvallisuutta, kouluyhteisön hyvinvointia ja oppilashuollon palveluiden järjestämiseen liittyviä asioita. Siksi koulujen oppilashuoltoryhmän kokoonpano on laaja kattaen eri hallintokuntien edustajat.

* Kun monialainen asiantuntijaryhmä käsittelee yksittäisen oppilaan asioita, tulee oppilaalta/opiskelijalta tai huoltajilta olla lupa käsitellä salassa pidettäviä tietoja. Yksittäisen oppilaan asioiden käsittelemisessä yleisenä lähtökohtana on luottamuksellisuus.

* Koulun henkilökunnan edustaja on velvollinen pitämään salassa oppilaiden ja heidän perheenjäsentensä henkilökohtaisia oloja ja taloudellista asemaa koskevat tiedot.

* Kouluterveydenhuollon potilasasiakirjat ovat salassa pidettäviä. Koulupsykologi, kuraattori ja koulun sosiaalityöntekijä ovat velvollisia pitämään salassa asiakkaittensa tiedot.


Kirjaamiskäytäntö

Yksilökohtaisen oppilashuoltoasian käsittely asiantuntijaryhmässä kirjataan oppilaskohtaiseen oppilashuoltokertomukseen. Oppilashuoltokertomukset laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi.Oppilashuoltokertomus on salassa pidettävä asiakirja.

Kouluterveydenhuollolla on oma potilasrekisteri ja kuraattorilla asiakasrekisteri.

Rehtorit vastaavat siitä, että oppilashuoltopalaverien muistiot säilytetään asianmukaisesti lukituissa kaapeissa.


Viranomaistiedon siirto

* Monialaisen asiantuntijaryhmän työskentelyyn osallistuvat voivat kertoa toisilleen vain sellaisia oppilasta/opiskelijaa ja hänen perhettään koskevia salassa pidettäviä tietoja, jotka ovat välttämättömiä opetuksen ja tuen asianmukaisen järjestämisen kannalta.

* Jos oppilas siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen tai aamu- tai iltapäivätoimintaan, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava oppilaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Uudella opetuksen järjestäjällä on myös pyynnöstä oikeus saada vastaavat tiedot.

* Salassa pidettäviä tietoja ei voida ilman huoltajan suostumusta antaa oppilaan siirtyessä muuhun kuin perusopetuslain mukaiseen opetukseen, esimerkiksi lukioon tai ammatilliseen koulutukseen.