1. Monialaisen asiantuntijaryhmän tapaamisessa käsitelty asia jatkotoimenpiteineen kirjataan Wilman muistioon kohtaan Opiskeluhuoltokertomus. Huom! Koulupoissaoloja koskevissa monialaisissa asiantuntijaryhmän tapaamissa muistio kirjataan sille erikseen tarkoitettuun kohtaan Oppilaskohtainen muistio (poissaolot).

2. Ryhmän koollekutsuja neuvottelee ennen tapaamista oppilaan/opiskelijan huoltajan/huoltajien kanssa sopiakseen käytänteistä ja ryhmän osallistuvista tahoista. Etukäteen sovitaan myös tapaamiseen osallistuvien rooleista, mm. kuka toimii tapaamisen puheenjohtajana ja sihteerinä (oltava eri henkilöt).

3. Ryhmä valitsee joukostaan vastuuhenkilön. Vastuuhenkilönä toimii yleensä luokanopettaja/-valvoja tai erityisopettaja. Vastuuhenkilönä voi toimia sovitusti myös joku muu ryhmän jäsenistä, esim. ryhmän koollekutsuja. Vastuuhenkilö huolehtii asianmukaisen suostumuksen laatimisesta, allekirjoituksista sekä tapaamisen dokumentoinnista (muistio) Wilmaan.

Wilma-polku:

• Wilman Muistiot-välilehdeltä valitaan Lisää uusi --> Opiskeluhuoltokertomus.
• Koulupoissaoloja koskevissa tapaamisissa kirjaus kohtaan Oppilaskohtainen muistio (poissaolot)

4. Muistioon kirjataan ennen tapaamista:

• päivämääräksi kokouksen ajankohta
• asiakirjalajiksi Opiskeluhuoltokertomus tai Oppilaskohtainen muistio (poissaolot)
• tapaamisen aihe lyhyesti (tilanteeseen sopiva tai lomakepohjan valmis vaihtoehto)
• tapaamiseen osallistuvat henkilöt eli oppilaan/opiskelijan ja tämän huoltajan suostumuksella nimetty asiantuntijaryhmä (opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstön edustajat) sekä muut tapaamiseen osallistuvat tahot (esim. ulkopuoliset asiantuntijat)

5. Edellä kirjatun muistion tallentamisen jälkeen valitaan aloitettu opiskeluhuoltokertomus/oppilaskohtainen muistio ja valitaan kohdasta Tulosteet -> Suostumus opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamiseen. Avautuva lomake tulostetaan, siihen pyydetään tarvittavat allekirjoitukset kokouksessa ennen varsinaisen aiheen käsittelyä. Vaihtoehtoisesti lupalomakkeena voidaan käyttää lomaketta Suostumus oppilasasian käsittelyyn monialaisessa asiantuntijaryhmässä. Lomake toimitetaan koulun arkistoon tapaamisen jälkeen.

6. Tämän jälkeen aloitettu opiskeluhuoltokertomus avataan kirjaamisen jatkamista varten.

7. Oppilaalle/Opiskelijalle nimetyn asiantuntijaryhmän säilyessä samana tulevissa kokouksissa, kirjataan käsitelty opiskeluhuoltokertomuksen kohtiin Seurantapvm ja Selite.

8. Mikäli asiantuntijaryhmään kutsutaan uusia jäseniä ja/tai aihe muuttuu, laaditaan uusi opiskeluhuoltokertomus/oppilaskohtainen muistio (poissaolot). Tällöin aiemmin sovitut jatkotoimenpiteet kirjataan kohtaan Tukitoimenpiteet tähän mennessä.

Opiskeluhuoltokertomusta/Oppilaskohtaista muistiota laadittaessa huomioitavaa

1. Neuvottelussa oppilaan/opiskelijan ja huoltajien kanssa voidaan sopia etukäteen tietojen luovutuksesta ja kirjata se opiskeluhuoltokertomukseen/oppilaskohtaiseen muistioon. Tällöin asiakirjan kirjannut henkilö voi luovuttaa tiedot sovitusti.
2. Jos on tarpeen luovuttaa opiskeluhuoltokertomukseen/oppilaskohtaiseen muistioon kirjattuja tietoja viranomaisille tai huoltajan pyynnöstä muille tahoille, huoltaja allekirjoittaa Suostumus tietojen luovutukseen -asiakirjan siinä vaiheessa kuin tietojen luovuttaminen on ajankohtaista. Tiedot luovuttaa Jämsän kaupungin Wilman pääkäyttäjä.
3. Jos terveydenhuollon toimijat ovat osana asiantuntijaryhmää, kirjaamisen tarkkuuden on oltava tasoa lääkäri ollut paikalla/lääkäri tapaa oppilaan/opiskelijan. Toisaalta he eivät käytä Wilmaa, joten toteutuneet toimenpiteet kirjataan asiakirjaan seuraavassa opiskeluhuollon kokouksessa.
4. Jos samassa kokouksessa käsitellään sekä oppimista että opiskeluhuoltoa, asiat kirjataan vain siihen asiakirjaan, johon ne kuuluvat.

Päivitetty 17.6.2026