1. Jos huoli oppilaan/opiskelijan koulunkäynnistä tai kouluhyvinvoinnista herää ja opiskeluhuollolliset toimenpiteet arvioidaan tarkoituksenmukaisiksi, kootaan monialainen asiantuntijaryhmä. Asiantuntijaryhmän tapaamisessa käsitelty asia jatkotoimenpiteineen kirjataan Wilman opiskeluhuoltokertomukseen.
2. Ryhmän koollekutsuja neuvottelee ennen tapaamista oppilaan/opiskelijan huoltajan/huoltajien kanssa sopiakseen sen käytänteistä ja ryhmän osallistuvista tahoista.
3. Ryhmä valitsee joukostaan vastuuhenkilön. Vastuuhenkilönä toimii yleensä luokanopettaja/-valvoja. Vastuuhenkilönä voi toimia sovitusti myös joku muu ryhmän jäsenistä, esim. ryhmän koollekutsuja. Vastuuhenkilö huolehtii asianmukaisen suostumuksen laatimisesta, allekirjoituksista sekä tapaamisen dokumentoinnista (muistio) Wilman opiskeluhuoltokertomukseen.
4. Wilman Muistiot-välilehdeltä valitaan Lisää uusi --> Opiskeluhuoltokertomus. Siihen kirjataan ennen tapaamista:
   • päivämääräksi kokouksen ajankohta
   • asiakirjalajiksi Opiskeluhuoltokertomus
   • tapaamisen aihe lyhyesti (tilanteeseen sopiva tai lomakepohjan valmis vaihtoehto)
   • tapaamiseen osallistuvat henkilöt eli oppilaan/opiskelijan ja tämän huoltajan suostumuksella nimetty asiantuntijaryhmä (opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstön edustajat) sekä muut tapaamiseen osallistuvat tahot (esim. ulkopuoliset asiantuntijat)
5. Edellä kirjatun asiakirjan tallentamisen jälkeen valitaan aloitettu opiskeluhuoltokertomus ja kohdasta Tulosteet --> Suostumus opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamiseen. Avautuva lomake tulostetaan, siihen pyydetään tarvittavat allekirjoitukset kokouksessa ennen varsinaisen aiheen käsittelyä. Lomake toimitetaan koulun arkistoon tapaamisen jälkeen.
6. Tämän jälkeen aloitettu opiskeluhuoltokertomus avataan kirjaamisen jatkamista varten.
7. Oppilaalle/Opiskelijalle nimetyn asiantuntijaryhmän säilyessä samana tulevissa kokouksissa, kirjataan käsitelty opiskeluhuoltokertomuksen kohtiin Seurantapvm ja Selite. Myös opiskeluhuollon kuraattori ja -psykologi kirjaavat esimerkiksi tapaamiset, joista asiantuntijaryhmässä on sovittu, edellä mainittuihin kohtiin.
8. Mikäli asiantuntijaryhmään kutsutaan uusia jäseniä ja/tai aihe muuttuu, laaditaan uusi opiskeluhuoltokertomus. Tällöin aiemmin sovitut jatkotoimenpiteet kirjataan kohtaan Tukitoimenpiteet tähän mennessä.

Opiskeluhuoltokertomusta laadittaessa huomioitavaa

1. Neuvottelussa oppilaan/opiskelijan ja huoltajien kanssa voidaan sopia etukäteen tietojen luovutuksesta ja kirjata se opiskeluhuoltokertomukseen. Tällöin asiakirjan kirjannut henkilö voi luovuttaa tiedot sovitusti.
2. Jos on tarpeen luovuttaa opiskeluhuoltokertomukseen kirjattuja tietoja viranomaisille tai huoltajan pyynnöstä muille tahoille, huoltaja allekirjoittaa Suostumus tietojen luovutukseen -asiakirjan siinä vaiheessa kuin tietojen luovuttaminen on ajankohtaista. Tiedot luovuttaa Jämsän kaupungin Wilman pääkäyttäjä.
3. Jos terveydenhuollon toimijat ovat osana asiantuntijaryhmää, kirjaamisen tarkkuuden on oltava tasoa lääkäri ollut paikalla/lääkäri tapaa oppilaan/opiskelijan. Toisaalta he eivät käytä Wilmaa, joten toteutuneet toimenpiteet kirjataan asiakirjaan seuraavassa opiskeluhuollon kokouksessa.
4. Jos samassa kokouksessa käsitellään sekä oppimista että opiskeluhuoltoa, asiat kirjataan vain siihen asiakirjaan, johon ne kuuluvat.

Päivitetty 29.1.2024