Opiskeluhuoltokertomus
Opiskeluhuoltokertomuksen muistion laatiminen sekä suostumuslomakkeen ja muistion säilyttäminen
Jokaisesta monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisesta kirjataan muistio Wilman muistiot -välilehdeltä löytyvään opiskeluhuoltokertomukseen. Monialaisen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö kirjaa Wilman opiskeluhuoltosuunnitelman muistioon ryhmään osallistuneet henkilöt, käsitellyt asiat, toteutetut ja sovitut toimenpiteet, oppilaalle/opiskelijalle järjestetty tuki, ryhmässä tehdyt päätökset sekä päätösten toteuttamissuunnitelma ja -aikataulu sekä jatkosuunnitelma. Muistioon kirjataan lisäksi oppilaan/opiskelijan ja huoltajien henkilö- ja yhteystiedot, kirjauksen päivämäärä ja kirjaajan tiedot ja asema.
Opiskeluhuollon työntekijät kirjaavat monialaisessa asiantuntijaryhmässä käsitellyt asiat omaa työtään ohjaavan lainsäädännön ja ohjeistusten mukaisesti työssään käytössä olevaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas-/potilastietojärjestelmään.
Allekirjoitetut suostumuslomakkeet säilytetään koulun arkistossa Jämsän kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Opiskeluhuollon työntekijät kirjaavat monialaisessa asiantuntijaryhmässä käsitellyt asiat omaa työtään ohjaavan lainsäädännön ja ohjeistusten mukaisesti työssään käytössä olevaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas-/potilastietojärjestelmään.
Allekirjoitetut suostumuslomakkeet säilytetään koulun arkistossa Jämsän kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.
Opiskeluhuoltokertomuksen laadintaohjeet
- Jos huoli oppilaan/opiskelijan koulunkäynnistä tai kouluhyvinvoinnista herää ja opiskeluhuollolliset toimenpiteet arvioidaan tarkoituksenmukaisiksi, kootaan monialainen asiantuntijaryhmä. Asiantuntijaryhmän tapaamisessa käsitelty asia jatkotoimenpiteineen kirjataan Wilman opiskeluhuoltokertomukseen.
- Ryhmän koollekutsuja neuvottelee ennen tapaamista oppilaan/opiskelijan huoltajan/huoltajien kanssa sopiakseen sen käytänteistä ja ryhmän osallistuvista tahoista.
- Ryhmä valitsee joukostaan vastuuhenkilön. Vastuuhenkilönä toimii yleensä luokanopettaja/-valvoja. Vastuuhenkilönä voi toimia sovitusti myös joku muu ryhmän jäsenistä, esim. ryhmän koollekutsuja. Vastuuhenkilö huolehtii asianmukaisen suostumuksen laatimisesta, allekirjoituksista sekä tapaamisen dokumentoinnista (muistio) Wilman opiskeluhuoltokertomukseen.
- Wilman Muistiot-välilehdeltä valitaan Lisää uusi --> Opiskeluhuoltokertomus. Siihen kirjataan ennen tapaamista:
- päivämääräksi kokouksen ajankohta
- asiakirjalajiksi Opiskeluhuoltokertomus
- tapaamisen aihe lyhyesti (tilanteeseen sopiva tai lomakepohjan valmis vaihtoehto)
- tapaamiseen osallistuvat henkilöt eli oppilaan/opiskelijan ja tämän huoltajan suostumuksella nimetty asiantuntijaryhmä (opetus- ja opiskeluhuoltohenkilöstön edustajat) sekä muut tapaamiseen osallistuvat tahot (esim. ulkopuoliset asiantuntijat)
- Edellä kirjatun asiakirjan tallentamisen jälkeen valitaan aloitettu opiskeluhuoltokertomus ja kohdasta Tulosteet --> Suostumus opiskeluhuoltokertomuksen kirjaamiseen. Avautuva lomake tulostetaan, siihen pyydetään tarvittavat allekirjoitukset kokouksessa ennen varsinaisen aiheen käsittelyä. Lomake toimitetaan koulun arkistoon tapaamisen jälkeen.
- Tämän jälkeen aloitettu opiskeluhuoltokertomus avataan kirjaamisen jatkamista varten.
- Oppilaalle/Opiskelijalle nimetyn asiantuntijaryhmän säilyessä samana tulevissa kokouksissa, kirjataan käsitelty opiskeluhuoltokertomuksen kohtiin Seurantapvm ja Selite. Myös opiskeluhuollon kuraattori ja -psykologi kirjaavat esimerkiksi tapaamiset, joista asiantuntijaryhmässä on sovittu, edellä mainittuihin kohtiin.
- Mikäli asiantuntijaryhmään kutsutaan uusia jäseniä ja/tai aihe muuttuu, laaditaan uusi opiskeluhuoltokertomus. Tällöin aiemmin sovitut jatkotoimenpiteet kirjataan kohtaan Tukitoimenpiteet tähän mennessä.
Opiskeluhuoltokertomusta laadittaessa huomioitavaa
- Neuvottelussa oppilaan/opiskelijan ja huoltajien kanssa voidaan sopia etukäteen tietojen luovutuksesta ja kirjata se opiskeluhuoltokertomukseen. Tällöin asiakirjan kirjannut henkilö voi luovuttaa tiedot sovitusti.
- Jos on tarpeen luovuttaa opiskeluhuoltokertomukseen kirjattuja tietoja viranomaisille tai huoltajan pyynnöstä muille tahoille, huoltaja allekirjoittaa Suostumus tietojen luovutukseen -asiakirjan siinä vaiheessa kuin tietojen luovuttaminen on ajankohtaista. Tiedot luovuttaa Jämsän kaupungin Wilman pääkäyttäjä.
- Jos terveydenhuollon toimijat ovat osana asiantuntijaryhmää, kirjaamisen tarkkuuden on oltava tasoa lääkäri ollut paikalla/lääkäri tapaa oppilaan/opiskelijan. Toisaalta he eivät käytä Wilmaa, joten toteutuneet toimenpiteet kirjataan asiakirjaan seuraavassa opiskeluhuollon kokouksessa.
- Jos samassa kokouksessa käsitellään sekä oppimista että opiskeluhuoltoa, asiat kirjataan vain siihen asiakirjaan, johon ne kuuluvat.
Päivitetty 29.1.2024