Jokaisella koululla päävastuu oppilashuollosta on rehtorilla. Polvijärvellä oppilashuollon rekisterinpitäjä on apulaisrehtori, ja hänen varallaan on rehtori. 

Perusopetuksen ja lukion oppilas- ja opiskeluhuollon aikataulut eli hyvinvoinnin vuosikello on Pedanetissa. 

Oppilashuoltoa toteuttaa ennaltaehkäisevästi monialainen yhteisöllinen oppilashuoltoryhmä, joka koostuu lapsen ja nuoren koulunkäyntiin liittyvistä eri alojen ammattilaisista. Ryhmä kokoontuu nel-jä kertaa vuodessa. Ryhmän kutsuu koolle rehtori ja puheenjohtajana toimii rehtori/apulaisrehtori tai yksikön apulaisjohtaja. 

Oppilaalla on oikeus yksilökohtaiseen monialaiseen oppilashuoltoon. Tämä ryhmä kutsutaan koolle, kun herää huoli lapsen fyysisestä, psyykkisestä ja/tai sosiaalisesta hyvinvoinnista. Ryhmän kutsuu koolle se henkilö, joka on asiaa jo huoltajien kanssa aiemmin käsitellyt. Myös huoltaja voi halutessaan pyytää ryhmän koollekutsumista koulun oppilashuollon vastuuhenkilöltä (laaja-alainen erityis-opettaja tai oppilaanohjaaja). Ryhmän toimintaan tarvitaan aina huoltajan ja /tai oppilaan suostumus. Kaikilla ryhmän jäsenillä on vaitiolovelvollisuus.   

Lisäksi koulussa toimii pedagoginen tukiryhmä PTR, joka huolehtii yleisistä työrauhaan, kasvatukseen, ojentamisiin sekä tuen muotoihin ja tarpeisiin liittyvistä asioista (yleinen, tehostettu ja erityinen tuki).  Ryhmän puheenjohtajana toimii apulaisrehtori. 

Lisäksi tarvittaessa kutsutaan koolle yksilökohtainen PTR eli ns. huoltajapalaveri, jossa kokoonpano vaihtelee oppilaasta riippuen. Huoltajat kutsutaan koululle mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Yksilökohtaisissa kokouksissa sovitaan etukäteen, kuka on koollekutsuja (pj) ja sihteeri. Muistio tehdään suoraan oppimissuunnitelmaan. 

Kunnan oppilashuoltoa ohjaa oppilas- ja opiskeluhuollon ohjausryhmä, jonka puheenjohtajana toimii rehtori. Ryhmä koordinoi koko kunnan oppilashuoltoa. 

Kuraattori Toivo Turunen on tavattavissa maanantaista keskiviikkoon. 

Lisäksi huomioitava seuraavaa: 

Oppilaan asioista keskusteltaessa on muistettava tietosuoja.  Aina tulee varmistaa, että oppilaiden asioista puhuttaessa ei ole ylimääräisiä kuuntelijoita. 

Lastensuojelulain mukaan jokaisella opettajalla on virkavelvollisuus tehdä lastensuojeluilmoitus silloin kun herää epäilys lapsen hyvinvoinnin vaarantumisesta. Asiasta kannattaa heti huolen ilmaannuttua keskustella kuraattorin kanssa.  

Jokaisen koulussa työskentelevän opettajan ja ohjaajan tulee tuntea lastensuojelulain määräykset. 

Kooste: Virpi Eronen, rehtori, 10.7.2020