Jos oppilaan/opiskelijan koulunkäynnistä tai kouluhyvinvoinnista herää huoli ja opiskeluhuollolliset toimenpiteet arvioidaan tarkoituksenmukaisiksi, kootaan monialainen asiantuntijaryhmä. Jokaisesta monialaisen asiantuntijaryhmän kokoontumisesta kirjataan muistio Wilman Muistiot -välilehdeltä löytyvään opiskeluhuoltokertomukseen. Koulupoissaoloja koskevissa monialaisissa asiantuntijaryhmän kokoontumisissa muistio kirjataan sille erikseen tarkoitettuun kohtaan Oppilaskohtainen muistio (Poissaolot).  

Kirjaamisen Wilma-polku on: Oppilas -> Muistiot -> Lisää uusi - > Opiskeluhuoltokertomus (tai) Oppilaskohtainen muistio (Poissaolot).

Monialaisen asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö kirjaa Wilman muistioon ryhmään osallistuneet henkilöt, käsitellyt asiat, toteutetut ja sovitut toimenpiteet, oppilaalle/opiskelijalle järjestetty tuki, ryhmässä tehdyt päätökset sekä päätösten toteuttamissuunnitelma ja -aikataulu sekä jatkosuunnitelma. Muistioon kirjataan lisäksi oppilaan/opiskelijan ja huoltajien henkilö- ja yhteystiedot, kirjauksen päivämäärä ja kirjaajan tiedot ja asema.

Opiskeluhuollon työntekijät kirjaavat monialaisessa asiantuntijaryhmässä käsitellyt asiat omaa työtään ohjaavan lainsäädännön ja ohjeistusten mukaisesti työssään käytössä olevaan sosiaali- ja terveydenhuollon asiakas-/potilastietojärjestelmään.

Allekirjoitetut suostumuslomakkeet säilytetään koulun arkistossa Jämsän kaupungin arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti.