Yhdessä työkirjassa eli tiedostossa voi olla useita laskentataulukoita (sheets). Uudessa työkirjassa niitä on oletuksena yksi (1). Kulloinkin työstettävää laskentataulukkoa voi vaihtaa näytön alalaidasta. Alareunassa laskentataulukkoja voi myös lisätä, poistaa ja nimetä uudelleen. Niiden keskinäistä järjestystä voi muokata raahaamalla.

Laskentataulukon muodostavat rivit (rows) ja sarakkeet (columns). Molempia voidaan lisätä, poistaa ja järjestellä uudelleen. Rivit on merkitty numeroin (1, 2, 3...) ja sarakkeet kirjaimin (A, B, C jne., aakkosten loputtua kirjainyhdistelmin AA, AB jne.).

Solu (cell) on rivin ja sarakkeen risteyskohdassa oleva yksittäinen ruutu. Soluja kutsutaan numero-kirjainyhdistelmillä. Esimerkiksi sarakkeen D ja rivin 13 risteyskohdassa oleva solu on D13.

Solualue (cell area) on usean vierekkäin sijaitsevan solun muodostama nelikulmainen alue. Solualuetta kuvataan sen vasemman yläkulman ja oikean alakulman soluilla. Esimerkiksi solut B2, B3, B4, C2, C3 ja C4 sisältävä solualue on B2:C4.

Taulukoiden nimeäminen

Aloitus (Home) -välilehden valikossa Solut > Muotoile (Cells > Format) voi muokata laskentatulukon nimeä. Ohjelmaikkunan alalaidassa näkyvä taulukon nimi aktivoituu ja sen tilalle voi suoraan syöttää uuden. Sama onnistuu myös tuplaklikkaamalla taulukon nimeä tai klikkaamalla taulukon nimeä hiiren oikealla ja valitsemalla Nimeä uudelleen (Rename). Muutos hyväksytään Enter-painikkeella.

Taulukon alueiden valinta

Tyhjässä työkirjassa on valmiiksi aktivoituna eli valittuna solu A1. Solujen välillä voi liikkua nuolinäppäimillä. Samalla rivillä olevien solujen välillä voi liikkua Tab-painikkeella. Jos samalla pidetään Shift-painiketta alaspainettuna, saadaan valittua kokonaisia solualueita. Soluja ja solualueita voi valita myös hiirellä klikkailemalla ja maalaamalla. Valitun alueen kaikki solut voi yhtäaikaisesti tyhjentää sisällöstä tai niiden sisällän ulkoasua (fontti, väri, taustaväri jne.) voi muotoilla.

Rivin valinta tapahtuu klikkaamalla hiiren vasemmalla painikkeella rivin numeroa. Sarakkeen valinta tapahtuu klikkaamalla sarakkeen kirjainta. Koko taulukko valitaan klikkaamalla numerosarakkeen ja kirjainrivin kulmassa taulukon vasemmassa ylänurkassa olevaa harmaata neliötä. Valittu alue näkyy korostuneena. Valinnan voi perua klikkaamalla missä tahansa laskentataulukon alueella.

Rivin tai sarakkeen voi poistaa valitsemalla sen numeron/kirjaimen ja käyttämällä Aloitus (Home) -välilehdeltä valikkokomentoa Poista (Delete) > Poista rivejä / sarakkeita (Delete Rows / Columns). Uusimmalla Excelin versiolla tämä tapahtuu käyttämällä Aloitus (Home) -välilehdeltä valikkokomentoa Poista (Delete) > Poista soluja (Delete Cells) tai klikkaamalla haluttua riviä/saraketta hiiren oikealla ja valitsemalla Poista (Delete) > Koko rivi / sarake (Delete > Entire row / Entire column).