1 Johdanto

 

Tämä henkilötietojen käsittelyä koskeva liite (jäljempänä Liite) on erottamaton osa OAJ Keski-Suomi ry:n (jäljempänä OAJ KS ) ja sen jäsenten (jäljempänä Jäsen) välistä toimintaa esimerkiksi koulutustilaisuuksien tai jäsentapahtumien järjestämisessä sekä OAJ Keski-Suomen toteutamassa yhdistysten välisessä viestinnässä.

Tässä henkilötietojen käsittelyä koskevassa liitteessä kuvataan OAJ KS noudattamaa yhdistyksen jäsenten henkilötietojen tietosuojan ja tietoturvan tasoa. Tässä liitteessä kuvataan tietosuojan ja tietoturvan periaatteet, joita OAJ KS sitoutuu noudattamaan tuottaessaan järjestön koulutus- ja jäsentilaisuuksia jäsenelle.

 

2 Rekisterinpito ja OAJ KS:lle luovutettavat henkilötiedot

OAJ KS on niiden jäsentietojen rekisterinpitäjä, jotka on OAJ KS:lle luovutettu jäsenten koulutus- ja tiedotuspalvelujen tarjoamista varten.

Ennen sopimuksen alkua ja sopimussuhteen aikana jäsen luovuttaa OAJ KS:lle palveluiden tarjoamista varten tarpeellisia ja välttämättömiä tietoja itsestään, jotka liitetään OAJ KS:n koulutus-/tapahtumatietoihin. Luovutettavat tiedot pitävät sisällään jäsenen yhteystiedot, välttämättömät tiedot terveydentilasta (jotka voivat vaikuttaa tilaisuuden järjestelyyn) sekä mahdollisesti perustiedot työsuhteesta.

 

Ilmoittautumalla tilaisuuteen jäsen antaa OAJ KS:lle luvan toimia rekisterinpitäjänä niiden tietojen osalta, jotka ko. tilaisuuden järjestämisen kannalta ovat tarpeellisia.

 

OAJ KS ei käsittele rekisterissään olevia henkilötietoja jäsenen puolesta tai lukuun eikä OAJ KS näin ollen ole jäsenen henkilötietojen käsittelijä. OAJ KS on rekisterinpitäjä jäsentapahtumien ja -koulutusten henkilötietojen osalta.

 

3 OAJ KS:n yleiset tietosuojaa ja tietoturvaa koskevat vaatimukset

 

OAJ KS:lla on toiminnassaan toimintamallit riskienhallintaa varten. OAJ KS voi tarpeen vaatiessa toimia yhteistyössä jäsenen tietosuojasta ja -turvallisuudesta vastaavan henkilöstön (esim. OAJ:n tietosuoja-asiantuntija tai tietosuojavaltuutettu) kanssa.

 

 4 Tietosuoja ja henkilötietojen käsittely

 

OAJ KS noudattaa Suomessa ja Euroopan unionissa kulloinkin voimassa olevaa henkilötietojen käsittelyä koskevaa lainsäädäntöä, asetuksia sekä viranomaisten määräyksiä ja ohjeistuksia.

OAJ KS ei luovuta tietoja EU:n ulkopuolelle.

OAJ KS ei luovuta hallussaan olevia tietoja ulkopuolisille tahoille, ellei se ole välttämätöntä tapahtuman järjestämiseksi (esim. hotellit, matkanjärjestäjät, ravintolat).

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen tilaisuuden järjestämisen kannalta tai kun yhdistysten toimihenkilöt vaihtuvat.

Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet rekisteriimme, ja vaikuttaa siihen, miten me käytämme niitä. Voimassa oleva lainsäädäntö turvaa sinulle esimerkiksi tällaiset oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumus

• Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseesi, sinulla on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksesi.

Tarkastus- ja oikaisuoikeus

• Sinulla on milloin tahansa oikeus tarkastaa, mitä tietoja olemme sinusta keränneet, tai saada varmistus siitä, että rekisterissämme ei ole sinua koskevia henkilötietoja. Jos tietosi ovat virheelliset, epätarkat tai puutteelliset, voit tehdä meille oikaisu- tai täydennyspyynnön.

Käsittelyn rajoittamista tai vastustamista

• Jos tietosi joltain osin eivät pidä paikkaansa, sinulla on oikeus vaatia käsittelyn väliaikaista rajoittamista, kunnes olemme varmistaneet tietojen paikkansapitävyyden. Tietyissä tilanteissa sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojasi käsittelyä kokonaan.

Oikeus tulla unohdetuksi

• Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus tulla unohdetuksi. Poistamme kaikki meidän sinusta keräämämme tiedot, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä alun perin kerättiin. Poistamme tiedot myös, jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen ja peruutat suostumuksesi, tai jos vastustat henkilötietojasi käsittelyä, ellei käsittelylle ole muuta perustetta.

Valitusoikeus

• Yllä mainittujen oikeuksien lisäksi sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle henkilötietojesi käsittelystä.

 

5 Tietoturva

 

OAJ KS on velvollinen toteuttamaan soveltuvan tietosuojalainsäädännön määräämät asianmukaiset suojatoimenpiteet käsittelemiensä henkilötietojen suojaamiseksi. Käsittelyssä on noudatettava seuraavia sääntöjä:

1) Tietojen käsittelyyn osallistuvan OAJ KS:n henkilöstön ja toimijoiden on sitouduttava noudattamaan tietojen salassapitovelvollisuutta.

2) Tietojen käsittelyssä käytettävät järjestelmät ja tietoliikenne ovat suojattuja asianmukaisilla ja ajantasaisilla tietoturvaratkaisuilla alan hyvien käytäntöjen mukaisesti.

 

6 Tietoturvaloukkausten käsittely

 

OAJ KS tekee laissa säädetyllä tavalla ilmoituksen tietoonsa saamistaan tietoturvaloukkauksista, kuten tietomurroista, vahingossa tapahtuneesta tai lainvastaisesta tietojen tuhoamisesta, hävittämisestä, muuttamisesta, luvattomasta luovuttamisesta taikka pääsystä henkilötietoihin. 

Päivitetty 3.5.2019