Karstulassa HOJKS:n kirjaamiseen ja koordinointiin liittyvistä tehtävistä vastaa erityisopettaja rehtorin tekemän hallintopäätöksen jälkeen. Hän laatii HOJKSin yhteistyössä luokanopettajan, luokanvalvojan, aineenopettajien sekä oppilaan ja huoltajien kanssa ja kirjaa sen Helmiin. Asiakirjasta otetaan kaksi paperikopiota, jotka allekirjoitetaan.Toinen kappale jää huoltajalle ja toinen kappale koulun arkistoon.
Erityisopettaja huolehtii asiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista.