Karstulassa pedagogisen selvityksen tekemisen käynnistämisestä ja käytännön asioiden koordinoinnista huolehtii erityisopettaja. Se laaditaan moniammatillisena yhteistyönä. Erityisopettaja huolehtii, että oppilasta ja hänen huoltajiaan kuullaan pedagogisen selvityksen aikana.

Pedagoginen selvitys tehdään Helmiin. Asiakirjasta otetaan kaksi paperikopiota, jotka allekirjoitetaan.Toinen kappale jää huoltajalle ja toinen kappale koulun arkistoon.
Erityisopettaja huolehtii asiakirjojen asianmukaisesta arkistoinnista.