UKK
Muita kysymyksiä
Mitä, jos Wilma kaatuu eikä lasten tietoja päästä näkemään? Miten toimitaan? Tulostetaanko lomakkeita ennakkoon?
Lapsikohtainen tuloste on mahdollista tulostaa Wilmasta lapsen taustatiedot ja lupa-asiat, henkilökunnan lomake.
Avaa lomake ja paina hiiren oikealla tulosta. Tässä huomioitava tulosteen ajantasaisuus ja vanhojen asianmukainen hävittäminen tietosuojajätteessä.
Jos huoltaja ilmoittaa olevansa yksinhuoltaja, mihin näyttäminen kirjataan Wilmassa?
TULOSSA! Henkilökunta voi kirjata tiedon yksinhuoltajuudesta lapsen taustatiedot ja lupa-asiat, henkilökunnan lomakkeelle.
Saako Wilmasta tulostaa ryhmään "koontilistoja", joista olisi helppo katsoa nopeasti, kenellä ryhmässä on esim. lupa valokuvaukseen?
Kyllä saa. Koonti ryhmän lupa-asiosta on tulostettavissa Wilmasta. Kirjaudu Wilmaan ja valitse ryhmä - valitse tulosteet - VAKA: Luvat ja kiellot (koonti) - paina TULOSTA.
Muutama huomio:
- Lupa-asioissa on hyvä huomioida, että luvan kohdalle koontiin tulee kielto (EI) myös silloin, jos huoltaja ei ole täyttänyt lupa-asioita. Jos lapsella lukee kaikissa EI, suosittelemme tarkistamaan lapsen tiedoista (avaa lapsi ja rullaa sivu kohtaa LUVAT JA KIELLOT) voisiko kiellon syynä olla, ettei lupia ole täytetty.
- Lupa-asiat lomake on avoinna huoltajille koko ajan - huoltajalla on siis mahdollisuus muokata lupa-asioita koska vain. Viimeisimmän tilanteen voi tarkistaa aina lapsen profiilista (avaa lapsi ja rulla sivu kohtaa LUVAT JA KIELLOT).
Kuka poistaa kesken kuukauden lopettavan lapsen Wilmasta?
Varhaiskasvatuksessa lopettanut lapsi poistuu Wilmasta automaattisesti, kun edellisen kuukauden laskutus on valmis (yleensä viimeistään seuraavan kuun puoleen väliin mennessä). Jos lapsi näkyy tämänkin jälkeen Daycaressa, voi poistopyynnön laittaa oman alueen toimistosihteerille.
Miksei lopettanutta lasta voida heti poistaa Wilmasta?
Kesken kuukauden varhaiskasvatuksessa lopettavan lapsen tulee näkyy Wilmassa ja Daycaressa aina seuraavan kuun alkuun asti, jotta varhaiskasvatusmaksu määräytyy oikein. Lapsen tulee näkyä myös Wilman päiväkirjalla kuun loppuun asti, jotta läsänäolomerkinnät voidaan tarkistaa ja kuitata kuun vaihtuessa.
Hoitoaikavaraukset
Varaako huoltaja hoitoajan myös pelkille esiopetuspäiville?
Jos lapsi osallistuu SEKÄ esiopetukseen ETTÄ täydentävään vakaan -huoltaja varaa hoitoajat kaikille päiville sen mukaan mikä on todellinen tarve on se sitten pelkkä eo tai eo+täydentävä vaka.
Jos lapsi osallistuu päivittäin AINOASTAAN esiopetukseen huoltajan ei tarvitse tehdä hoitoaikavarauksia. Tämä on kirjattu myös huoltajien ohjeeseen.
Miksi lapsella näkyy katkeamaton hoitoaika koko kuukauden osalta?
Tässä tapauksessa varauksen on tehnyt joku henkilökunnasta ja varaus on tehty virheellisesti koko ajanjaksolle, joka näkyy Daycaressa katkeamattomana hoitoaikana.
Kun henkilökunta tekee hoitoaikavaraukset huoltajan puolesta, varaukset tulee tehdä päivä kerrallaan, muuten niistä tulee kuukauden mittaisia. Henkilökunta pääsee poistamaan katkeamattoman ajanjaksovarauksen valitsemalla ajanjaksovarauksen alkupäivän (roskiksen kuva).
Wilma Daycare
Lapsi on ryhmässä aamuisin paikalla 10min. Miksi päiväkirjalla näkyy rasti, vaikka lapselle merkitään läsnäolo?
Todennäköisesti lapsella ei ole hoitoaikavarausta tälle 10 minuutille. Silloin läsnäolomerkintä näkyy päiväkirjassa punaisena rastina, koska leimaus ei osu varauksen kanssa samalle ajalle.
____________________________________________________________________________
Mitä eroa on Omat ryhmät ja Muut ryhmät näkymällä?
Työntekijä pystyy oman ryhmän lapsille:
- leimaamaan sisään- ja uloskirjaukset
- merkitsemään poissaolot
- muokkaamaan tehtyjä merkintöjä
- merkitsemään henkilökunnan määrän (tulevaisuudessa työvuoron)
- katsomaan lapselle tallennettuja tietoja (esim. allergiat, varahakijat jne.)
- katselemaan tulevien päivien hoitoaikoja
Muut ryhmät näkymässä työntekijä pystyy merkitsemään
- lapsen sisään- ja uloskirjaukset
- merkitsemään lapsen poissaolon
- katsomaan lapselle tallennettuja tietoja (esim. allergiat, varahakijat jne.)
- katselemaan tulevien päivien hoitoaikoja
ei pysty
- hakemaan varalapsia ryhmään
- merkkaamaan henkilökunnan määrää
- muokkaamaan tehtyjä merkkauksia
_______________________________________________________________________________________________
Miten sijaistunnusta käytetään ja mitä sijainen voi tunnuksella tehdä?
Sijaiset tekevät lasten sisään- ja uloskirjaukset erillisellä sijaistunnuksella Daycaressa. Kaikilla yksiköillä on käytössä oma sijaistunnus. Sijaistunnuksella sijainen saa auki sijaistamansa yksikön päiväkirjat Daycaressa. Sijainen kirjautuu Daycareen PIN-koodilla, jonka hän saa henkilökunnalta.
Jos sijaistunnuksen PIN-koodi unohtuu, se vaihdetaan sijastunnuksen Wilma-tunnuksella ja salasanalla. (Tunnus ja salasana on toimitettu yksikönjohtajille helmikuussa 2024.)
Päiväkirjat Wilmassa
Päiväkirjat tarkistetaan ja kuitataan (hyväksytään) aina ennen niiden hyväksymistä. Tarkistus tehdään Wilman selaimessa. Jos merkintöjä on tarve muuttaa, muutokset tehdään Daycare-sovelluksessa.
Päiväkirjat tulee tarkistaa aina kuukauden päättyessä. Jokaisessa yksikössä tulee olla nimetty useampi vastuuhenkilöt tehtävään. Päiväkirjojen tarkistaminen on tehtävä huolella, koska lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksu pohjautuu merkintöihin.
Jos merkinnöissä on epäselvyyttä, ole yhteydessä alueesi toimistosihteeriin.
Ohje henkilökunnalle: Lohjalla sovittuja käytänteitä päiväkirjamerkinnöistä:
Hyväksytyllä päiväkirjalla ei saa olla X merkintöjä PAITSI seuraavissa tilanteissa:
- varahoitoryhmän päiväkirjalla niiden päivien osalta, kun lapsi ei ole varahoidossa (koska vararyhmässä näkyy koko kuun hoitoaikavaraukset)
- perhepäivähoitajan päiväkirjassa niiden päivien osalta, kun lapsi on ollut varahoidossa muualla (varahoito merkitsee läsnöolon tai poissaolon)
- omassa ryhmässä niiden päivien osalta, kun lapsi on ollut varahoidossa. Varahoitoryhmä merkitsee läsnä- tai poissaolomerkinnän.
Perustelut: Varalapsen varaukset näkyvät vararyhmässä koko kuukauden osalta VAIKKA lapsi olisi varahoidossa vain yhden päivän. Muina päivinä (siis silloin kun lapsi ei ole varahoidossa) Wilman päiväkirjassa näkyy vararyhmässä X merkintä. Varalasten kohdalla X merkintöjä ei saa mennä muuttamaan/poistamaan tai laittaamaan poissaoloa tilalle. ELI varalasten kohdalla X merkinnät saa jättää.
Jos esiopetuksessa olevalle lapselle pitää merkitä poissaolo tai hvyitysmerkintä, miten se tehdään?
Päiväkirjalle merkitään pelkkä poissaolo- tai hyvitysmerkintä, koska samalle päivälle ei voi merkitä sekä läsnä- että poissaolomerkintää. Tämä valitettavasti vääristää tilastoa, kun näyttää ettei lapsi olisi ollut sinä päivänä ollenkaan esiopetuksessa ja Visman suuntaan onkin esitetty vahva toive, että esiopetuksessa olevalle lapselle voisi tulevaisuudessa tehdä erilliset merkinnät eskarin ja täydentävän vakan osalta.
Saako saapuneista Wilma viesteistä tiedon sähköpostiin?
Kyllä saa. Käyttäjä voi määrittää Wilman ilmoitusasetuksista mistä kaikista haluaa herätteen ja kuinka usein. Ilmoitusasetuksia pääsee muokkaaman selain Wilmassa Asetukset- Ilmoitusasetukset kohdassa.
Miten saan työntekijänä yhdistettyä jo olemassa olevan huoltajatunnuksen työtunnukseen?
Vastaus:
Tämä ohje on opettajalle tai henkilökuntaan kuuluvalle, jolla on Wilma-tunnus jo entuudestaan ja joka on nyt liittämässä lastaan samaan Wilma-tunnukseen (joko avainkoodilla tai olemassa olevan huoltajatunnuksen kautta).
Vaihe 1: Kirjautuminen
Kirjaudu Wilmaan opettaja-/henkilökuntatunnuksellasi ja klikkaa etusivun oikeasta yläreunasta asetuskuvaketta ja aukeavasta valikosta Käyttöoikeudet-linkkiä.
Vaihe 2: Nykyiset roolit
Avaa Käyttöoikeudet-sivu. Siellä näkyy yhteenveto nykyisistä rooleistasi (jos listassa on epäselvyyksiä, ota yhteys oppilaitokseen). Klikkaa sivun alareunasta Lisää rooli -linkkiä.
Vaihe 3: Roolin lisääminen
A) Lapsen liittäminen tunnukseen avainkoodilla
Valitse Minulla on... -kohdasta "avainkoodi, esimerkiksi ABCDE-..." ja syötä avainkoodisi alapuolelle aukeavaan neliosaiseen kenttään. Klikkaa Lisää. Wilma ilmoittaa, että tunnus/avainkoodi lisätty.
Jos sinulla on vielä avainkoodi tai Wilma-tunnus toiseenkin tiliin, syötä se samalla tavalla ja klikkaa Lisää. Jos sinulla ei ole muita avainkoodeja tai Wilma-tunnuksia, klikkaa Seuraava.
B) Lapsen liittäminen tunnukseen olemassa olevalla Wilma-tunnuksella
Valitse Minulla on... -kohdasta "yksi tai useampi olemassa oleva Wilma-tunnus" ja syötä tunnus ja salasana. Klikkaa Lisää. Wilma ilmoittaa, että tunnus/avainkoodi lisätty.
Jos sinulla on vielä avainkoodi tai Wilma-tunnus toiseenkin tiliin, syötä se samalla tavalla ja klikkaa Lisää. Jos sinulla ei ole muita avainkoodeja tai Wilma-tunnuksia, klikkaa Seuraava.
Vaihe 4: Henkilötunnus tai syntymäaika (mahdollinen)
Tämä vaihe tulee vain, jos käytit avainkoodia.
Varmista, kysytäänkö hetua vai syntymäaikaa.
Anna hetu muodossa 150699-1234 tai 150600A1234 (2000-luvulla syntyneet), syntymäaika muodossa pp.kk.vvvv. Klikkaa Seuraava.
Vaihe 5: Tunnuksen valinta (mahdollinen)
Tämä vaihe tulee vain, jos olet yhdistämässä uudentyyppistä huoltajatunnusta vanhantyyppiseen opettajatunnukseen. Suosittelemme jättämään käyttöön opettajatunnuksen - siitä tulee uudentyyppinen tunnus, kun yhdistäminen on tehty (kirjaudut kuitenkin Wilmaan jatkossakin samalla opettajatunnuksella ja salasanalla kuin ennenkin).
Vaihe 6: Tietojen tarkistus
Tarkista, että tiedot ovat oikein, ja klikkaa Luo tunnus. Siirry sitten Takaisin etusivulle -linkin kautta Wilman etusivulle ja kirjaudu Wilmaan tunnuksillasi.
Vaihe 7: Kirjautuminen
Kirjaudu uudelleen Wilmaan. Äsken tunnukseesi yhdistämäsi lapsi näkyy nyt aloitussivulla.
Miten vastaan ryhmäviestissä vain yhdelle?
Jos saamasi viesti on lähetetty suuremalle joukolle, vastaanottajajoukko näkyy viestin yläosassa.
Näin vastaat siihen:
- Jos saamasi viestin alla on Pikavastaus-ruutu, lähtee vastausviestisi oletuksena kaikille osallisille. Jos esim. päiväkodin johtaja lähettää viestin kaikille työntekijöille ja työntekijä Pirkko vastaa päiväkodin johtajalle jotain, näkevät kaikki muutkin työntekijät Pirkon viestin. Pikavastaus-ruutuun kirjoittaminen vastaa siis sähköpostien "vastaa kaikille" -toimintoa.
- Pikavastauksena lähetetty viesti ilmestyy alkuperäisen (tai mahdollisten muiden pikavastausten) alapuolelle. Viestiketju näkyy tämän jälkeen samanlaisena viestin alkuperäiselle lähettäjälle ja kaikille vastaaottajille. Pikavastausta käyttäen kaikki näkevät toistensa kommentit.
- Jos haluat vastata vain viestin lähettäjälle, valitse ikkunan oikeasta ylälaidasta Viestitoiminnot / Vastaa erillisenä viestinä lähettäjälle -linkkiä tai Pikavastaus-ruudun vierestä Haluatko vastata vain lähettäjälle -linkkiä.
- Jos Pikavastaus-ruutua ei näy tai olet ainoa vastaanottaja, lähtee vastauksesi aina vain lähettäjälle. Vastaamaan pääsee kohdasta Viestitoiminnot / Vastaa viestin lähettäjälle
Voiko Wilma-viestin perua vielä lähettämisen jälkeen?
Vastaus:
Kyllä voi. Lähetetyt viestit voi perua Lähetetyt-välilehdellä (poistaa viestin myös vastaanottajilta) avaamalla viestin ja valitsemalla Toiminnot / Peru viesti.
Opettajat ja henkilökunta voivat perua myös luettuja viestejä. Kannattaa kuitenkin huomata, että jos joku on jo vastannut viestiin, katoavat myös vastaukset viestin perumisen myötä. Wilma näyttää vastausten määrän viestin perumisruudussa.
HUOM! Huoltajat voivat perua lähettämänsä viestin vain, jos kukaan vastaanottajista ei ole vielä lukenut sitä.