Opetuksen järjestäjä on velvollinen huolehtimaan välttämättömän tiedon siirtämisestä oppilaan siirtyessä esikoulusta kouluun, luokka-asteelta toiselle tai kokonaan toiseen kouluun. Vastaavat tiedot voidaan myös antaa uuden opetuksen järjestäjän pyynnöstä. (POL 40§.)

Vaikka tiedon luovuttamiselle on lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja luottamuksen rakentamiseksi ja turvaamiseksi on syytä pyrkiä aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävien tietojen luovuttamiseen (OPH 2010). Opetuksen järjestäjä vastaa viime kädessä siitä, millainen tieto on välttämätöntä, siirrettävää tietoa.

Oppilaiden siirtyessä Ähtärissä eri kouluille, hänen asiakirjansa siirtyvät alkuperäisinä koululta toiselle. Lausuntojen lähettämiseen pyydetään siirtolupa. Kun oppilas siirtyy kokonaan toiselle paikkakunnalle, oppilaan asiakirjojen kopiot lähetetään vastaanottavalle koululle ja alkuperäiset arkistoidaan. Lausuntojen lähettämiseen tarvitaan taas siirtolupa. Oppilaan siirtyessä Ähtärin lukioon asiakirjat siirtyvät alkuperäisinä, mutta Sedun toimipisteeseen toimitetaan kopiot alkuperäisistä.

Kuntaliitto suosittelee asiakirjojen säilyttämisajaksi oppivelvollisuusaikaa + 10 vuotta.

Ähtärissä noudatetaan maakunnallista mallia nivelvaiheiden osalta. Ähtärissä täytetään lisäksi Pedagoginen arvio kaikista niistä oppilaista, joista halutaan siirtää jotain opetuksen kannalta oleellista tietoa, mikäli oppilaalla ei jo ole jotain pedagogista asiakirjaa laadittuna.

Siirtopalavereiden järjestämisvastuu on aina vastaanottavalla osapuolella.