EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679
Tietosuojalaki 1050/2018
Päivitetty viimeksi 8.9.2026

1. Rekisterin nimi

Opintohallinnon opiskelijarekisteri (Hellewi)

2. Rekisterin pitäjä

Otsolan kansalaisopisto
Y-tunnus 0225020–6
Juhana Herttuan katu 16,
28100 PORI
toimisto (at) otsola.net
02 630 1500

3. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö/yhteyshenkilöt

Otsolan kansalaisopiston rehtori Alexander Bruk
puh. 050 566 7927, rehtori (at) otsola.net

Rekisterin vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä perehdytys.

4. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisteriasioita hoitava henkilö on hallintokoordinaattori. Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Lisäksi Otsolan kansalaisopiston työntekijöillä on käyttöoikeus henkilötietoihin perustuen heidän työtehtäviinsä.

5. Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Rekisteriin tallennetaan kansalaisopiston toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään muun muassa opetuksen ja opintoryhmien järjestämiseen, opiskelijoiden ja opettajien yksilöintiin, asiakasviestintään, laskutukseen, palkkioiden maksamiseen sekä toiminnan tilastointiin liittyviä tarkoituksia varten.

Henkilöstöä koskevia henkilötietoja käsitellään työntekijöiden yksilöintiin, opetuksen järjestämiseen, yhteydenpitoon sekä palkkojen ja palkkioiden maksamiseen liittyvien tehtävien hoitamista varten.

Opiskelijoita koskevia henkilötietoja käsitellään opiskelijoiden yksilöintiin, opintoryhmiin ilmoittautumisten ja osallistumisten hallinnoimiseksi sekä osallistumismaksujen oikeaksi kohdentamiseksi.

Alaikäisen opiskelijan osalta rekisteriin voidaan tallentaa huoltajan tiedot muun muassa yhteydenpitoa ja laskutusta varten. Jos täysi-ikäisen opiskelijan osallistumismaksun maksaa esimerkiksi työnantaja tai muu organisaatio, rekisteriin voidaan tallentaa laskutusta varten tarvittavat maksajan tiedot.

Lisäksi käsitellään toiminnan tilastointiin ja viranomaisraportointiin tarvittavia tietoja. Tietoja käytetään esimerkiksi valtionhallinnon edellyttämien tilastotietojen tuottamiseen.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan mukaisesti:

• sopimuksen täytäntöönpanoon (6 artikla 1 b) silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen opiskelijan ilmoittautumisen, opintoryhmään osallistumisen, kurssimaksun ja muiden osallistumiseen liittyvien käytännön järjestelyjen hoitamiseksi.
• rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (6 artikla 1 c) silloin, kun tietojen käsittely tai toimittaminen perustuu rekisterinpitäjää koskevaan lainsäädäntöön. Kansalaisopiston toimintaa säätelee muun muassa laki vapaasta sivistystyöstä (632/1998). Lain perusteella oppilaitoksen ylläpitäjä toimittaa muun muassa toiminnan rahoitukseen, arviointiin, kehittämiseen, tilastointiin ja seurantaan tarvittavia tietoja toimivaltaisille viranomaisille.
• rekisteröidyn suostumukseen (6 artikla 1 a) silloin, kun henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn vapaaehtoisesti antamaan suostumukseen.

Jos rekisterissä käsitellään terveystietoja tai muita yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklassa tarkoitettuihin erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja rekisteröidyn vapaaehtoisesti antaman nimenomaisen suostumuksen perusteella, käsittelyperusteena on lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan a alakohta.

Vapaan sivistystyön osaamisperusteisessa koulutuksessa opiskelijan suoritus- ja arviointitietoja voidaan tallentaa valtakunnalliseen opinto- ja tutkintotietovarantoon (KOSKI), kun oppilaitoksen ylläpitäjä on päättänyt tarjota tietojen tallentamista ja opiskelija antaa siihen vapaaehtoisen ja nimenomaisen suostumuksensa. Tietojen tallentamisesta ja siihen liittyvästä suostumuksesta säädetään valtakunnallisista opinto-, koulutus- ja tutkintorekistereistä annetun lain (884/2017) 9 d §:ssä.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallentaa seuraavia henkilötietoja:

Opiskelijan tiedot:

• sukunimi ja kutsumanimi – henkilön yksilöintiä varten
• henkilötunnus – henkilön yksiselitteistä yksilöintiä sekä laskutuksen ja maksujen kohdentamista varten
• osoite – yhteydenpitoa, postitusta ja mahdollista laskutusta varten
• puhelinnumero – yhteydenpitoa ja opetuksen järjestelyihin liittyvistä muutoksista tiedottamista varten
• sähköpostiosoite – ilmoittautumisen vahvistamista, yhteydenpitoa, tiedottamista ja mahdollista laskutusta varten
• kotikunta – tilastointia varten
• tutkintoa, pääasiallista toimintaa, äidinkieltä ja sukupuolta koskevat tiedot – tilastointia ja viranomaisraportointia varten
• opintoryhmiin ilmoittautumista, osallistumista ja opintosuorituksia koskevat tiedot

• laskutus- ja maksutiedot – kuten laskutustapa, laskutusosoite, laskun vastaanottajan tiedot, laskut ja hyvityslaskut, eräpäivät, laskujen maksutilanne, saadut maksut ja niiden maksupäivämäärät, avoimet saatavat sekä laskujen ja maksujen kohdentamiseen tarvittavat tiedot.
• osallistumiseen liittyvät lisätiedot – opintoryhmän järjestämisen tai turvallisen osallistumisen kannalta tarpeelliset, rekisteröidyn vapaaehtoisesti ilmoittamat tiedot. Tällaisia tietoja voivat olla esimerkiksi allergioita, terveydentilaan liittyvää erityisruokavaliota tai terveydentilasta johtuvia toimintakyvyn tai liikkumisen rajoitteita koskevat tiedot.

Henkilöstön sekä palkkasuhteessa olevien tai palkkioita saavien henkilöiden henkilötietojen käsittely on kuvattu erillisessä tietosuojaselosteessa. Seloste annetaan henkilölle opetustehtävästä tai työsuhteesta sovittaessa, ja se on lisäksi saatavilla henkilöstön intrassa.

Käsitelläänkö rekisterissä erityisiä henkilötietoryhmiä (EU) 2016/679, artikla 9)?

Kyllä. Opintoryhmiin ilmoittautumisen yhteydessä voidaan tapauskohtaisesti kerätä turvallisen osallistumisen, opetuksen tai toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisia ruokavalioon, terveydentilaan tai toimintakykyyn liittyviä tietoja. Tällaisia voivat olla esimerkiksi allergioita, erityisruokavaliota tai liikkumisrajoitteita koskevat tiedot.

Terveystietoja ei kysytä tai tallenneta rekisteriin säännönmukaisesti. Niiden tallentaminen perustuu rekisteröidyn vapaaehtoiseen ja nimenomaiseen suostumukseen, ja tietoja käsitellään vain siihen tarkoitukseen, jota varten ne on ilmoitettu.

Terveystietojen käsittelyn minimoimiseksi rekisteröity voi halutessaan ilmoittaa osallistumisen kannalta tarpeelliset tiedot suoraan opintoryhmän ohjaajalle tai nimetylle vastuuhenkilölle, jolloin niitä ei ole tarpeen tallentaa rekisteriin.

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Opiskelijoita koskevat tiedot saadaan opiskelijoilta itseltään tai alaikäisen opiskelijan osalta hänen huoltajaltaan opintoryhmään ilmoittautumisen yhteydessä. Tietoja voidaan täydentää tai päivittää opiskelijan tai huoltajan myöhemmin ilmoittamien tietojen perusteella.

Opettajia koskevat tiedot saadaan opettajilta itseltään opetustehtävästä sopimisen yhteydessä ja niitä voidaan täydentää tai päivittää opettajan myöhemmin ilmoittamien tietojen perusteella.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja tietojen luovutus

Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille suoramarkkinointiin, markkina- tai mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin tai sukututkimuksiin.

Henkilötietoja voidaan käsittelyn tarkoituksen edellyttämässä laajuudessa luovuttaa tai antaa käsiteltäväksi seuraaville tahoille:

• taloushallinnon palveluntarjoajalle (Tilitoimisto Huhdanmäki Oy) palkanmaksun, laskutuksen ja muun niihin liittyvän taloushallinnon toteuttamiseksi
• perintätoimistolle maksamatta jääneiden saatavien perintää varten
• viranomaisille ja muille lakisääteisille vastaanottajille silloin, kun tietojen luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen tiedonsaantioikeuteen. Tilastointia ja viranomaisraportointia varten luovutettavat tiedot anonymisoidaan tai niiden tunnistettavuutta vähennetään mahdollisuuksien mukaan silloin, kun henkilön tunnistaminen ei ole tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeen
• toiminnan järjestämiseen osallistuville yhteistyökumppaneille, kuten yhdistyksille, Satakunnan hyvinvointialueelle tai muille yhteistyötahoille, silloin kun tietojen luovuttaminen on tarpeen yhteisesti järjestettävän toiminnan organisointia, osallistujahallintaa tai laskutusta varten. Luovutettavat tiedot rajataan kyseisen toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellisiin tietoihin
• verkkomaksujen maksupalveluntarjoajalle Paytrail Oyj, kun opiskelija maksaa kurssimaksun ilmoittautumisen yhteydessä Paytrail-maksunvälityspalvelun kautta. Paytrailille välitetään maksutapahtuman toteuttamiseksi ja maksun kohdentamiseksi tarvittavat henkilö-, tilaus- ja maksutiedot.
• liikunta- ja kulttuurietujen maksupalvelujen tarjoajille, kuten Smartum Oy:lle, Edenredille, RJ-Kuntoiluseteli Oy:lle ja Epassille, silloin kun opiskelija käyttää niiden tarjoamaa liikunta- tai kulttuurietua kurssimaksun maksamiseen. Maksun käsittelemistä, todentamista ja kohdentamista varten voidaan luovuttaa maksupalvelun edellyttämät tarpeelliset tiedot, kuten opiskelijan nimi ja puhelinnumero sekä kurssia, laskua ja maksettavaa summaa koskevat tiedot.
• tieteellistä tutkimusta varten tapauskohtaisesti, mikäli henkilötietojen käsittelylle on tietosuojalainsäädännön mukainen peruste ja tutkimusta koskevista tietosuojajärjestelyistä on asianmukaisesti sovittu. Tutkimuskäyttöön annettavat tiedot rajataan tutkimuksen tarkoituksen kannalta tarpeellisiin tietoihin ja henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan soveltuvia tietosuojavaatimuksia.

Henkilötietoja käsittelevien palveluntarjoajien ja muiden henkilötietoja opiston lukuun käsittelevien tahojen kanssa sovitaan henkilötietojen käsittelystä tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käyttö on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja työ- tai tehtäviensä hoitamiseksi. Järjestelmän käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta, ja käyttöoikeudet määritellään käyttäjän tehtävien ja käyttäjäryhmän perusteella. Hallinnon ja opettajien käyttöoikeudet rajataan tehtävien edellyttämään laajuuteen.

Käyttöoikeudet tarkistetaan tehtävien muuttuessa ja poistetaan, kun niiden perusteena oleva työ- tai muu tehtävä päättyy. Tarpeettomat käyttäjätunnukset poistetaan tai niiden käyttö estetään.

Järjestelmää käytetään suojatun verkkoyhteyden kautta. Järjestelmän teknisestä suojauksesta, ylläpidosta ja tietojen säännöllisestä varmuuskopioinnista huolehditaan palveluntarjoajan kanssa sovittujen vastuiden mukaisesti.

Henkilötietojen käyttöoikeudet rajataan siten, että käyttäjillä on pääsy vain tehtäviensä hoitamisen kannalta tarpeellisiin tietoihin. Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvien tietojen, kuten terveystietojen, käsittely rajataan henkilöihin, joiden tehtävien hoitaminen edellyttää kyseisten tietojen käsittelyä.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Säilytysajat

Opiskelijoiden perustietoja sekä ilmoittautumis-, osallistumis-, maksu- ja opintosuoritustietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen opiston toiminnan järjestämistä, opiskeluhistorian hallintaa, tilastointia ja viranomaisraportointia varten.

Tilastointitarkoituksessa säilytettävät tiedot anonymisoidaan tai niiden tunnistettavuutta vähennetään mahdollisuuksien mukaan, kun henkilön tunnistaminen ei enää ole tarpeen.

Laskutus-, maksu- ja palkanmaksuun liittyviä tietoja säilytetään lisäksi kirjanpito-, vero- ja muun soveltuvan lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada tieto siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja, sekä tarkastaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista tai täydentämistä
• pyytää henkilötietojensa poistamista silloin, kun tietojen käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa
• saada itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle silloin, kun tietosuoja-asetuksessa säädetyt edellytykset täyttyvät.

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn oikeudet eivät ole kaikissa tilanteissa ehdottomia, vaan niiden toteuttamiseen vaikuttavat henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja sovellettava lainsäädäntö.

Rekisteröidyn oikeuksia koskeva pyyntö osoitetaan rekisterinpitäjälle tai rekisteriasioita hoitavalle yhteyshenkilölle. Rekisterinpitäjän on tarvittaessa voitava varmistua pyynnön esittäjän henkilöllisyydestä ennen pyynnön toteuttamista.

Alaikäisen rekisteröidyn osalta huoltaja voi käyttää rekisteröidyn oikeuksia lapsen puolesta ottaen huomioon lapsen ikä, kehitystaso ja itsemääräämisoikeus.

Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Määräaikaa voidaan tietosuoja-asetuksessa säädetyin edellytyksin jatkaa enintään kahdella kuukaudella ottaen huomioon pyyntöjen monimutkaisuus ja määrä. Rekisteröidylle ilmoitetaan mahdollisesta määräajan jatkamisesta ja sen syistä kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

14. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojensa käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Suomessa valvontaviranomaisena toimii Tietosuojavaltuutetun toimisto.

Lisätietoja: www.tietosuoja.fi

15. Informointi

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan www-sivuilla osoitteessa:

https://peda.net/id/2ce1039a911

 ja asiakaspalvelupisteessä, osoitteessa Juhana Herttuan katu 16, 28100 Pori.