Laadittu 26.11.2020

1. Rekisterin nimi

Opintoryhmien ja kurssien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (HelleWi)

2. Rekisterin pitäjä

Otsolan kansalaisopisto

3. Rekisterin vastuuhenkilö

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori, jonka tehtäviin
kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmu�kaisesti. Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvitta�essa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä perehdytys.

4. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Rekisteriasioita hoitava henkilö on hallintokoordinaattori.
Rekisteriasioita hoitavan henkilön tehtävänä on toteuttaa
käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa
tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

5. Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään vain asioiden hoitamisen kannalta ja oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia koskevat tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, jotta heidät saadaan yksilöityä
riittävän tarkasti palkkasuorituksia varten.

Rekisterissä olevat opiskelijoita koskevat tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, jotta opiskelijoita saadaan
yksilöityä riittävän tarkasti opintoryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos opiskelija on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä
tiedot ovat rekisterinpitäjälle välttämättömiä, esimerkiksi valtionhallinnon viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

6. Rekisterin tietosisältö

Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset. Opettajalle henkilötunnus ei ole pakollinen, koska se on
palkanlaskentaohjelmassa.
Opiskelijalle henkilötunnus on pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten. Mikäli opiskelija on alaikäinen, huoltajan henkilötunnus on pakollinen.
Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.
Kotikunta on tilastointia varten.
Puhelinnumero on pakollinen opetuksen järjestelyjen
muutoksista tiedottamista varten.
Sähköpostiosoite kirjataan ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten. Tutkinto on tilastointia varten (OPH).
Pääasiallinen toiminta on tilastointia varten (OPH).
Äidinkieli on pakollinen tilastointia varten (OPH).
Sukupuoli on pakollinen tilastointia varten (OPH).

7. Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Opintoryhmien opiskelijoiden tietoja ylläpidetään asianomaisilta saaduilla tiedoilla opintoryhmään kirjautumisen
yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta opintoryhmän opettajaksi palkkaamisen yhteydessä.

8. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisten käyttöön
muutoin kuin perintätapauksissa. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin.

Tietoja luovutetaan tarvittaessa Kirjanpitotoimisto Markku Huhdanmäki Ky:lle palkkojen maksamista tai opintomaksujen laskuttamista varten.
Tietoja luovutetaan tarvittaessa perintätoimistolle ja muille viranomaisille maksamatta jätettyjen opintomaksujen
perimistä varten. 

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto ja opettajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus.
Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.
Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti. 

11. Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja on tietokannassa.
Rekisteröity henkilö tai alaikäisen osalta hänen huoltajansa voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön
kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Rekisteröidyn tietojen tarkistamisen ja luovuttamisen edellytyksenä on, että rekisteröidyn tai hänen huoltajansa henkilöllisyys voidaan varmentaa ennen pyynnön käsittelemistä.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly
sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan opintoryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.
Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

13. Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

14. Informointi

Tämä tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan www-sivuilla tai toimistossa.

15. Rekisterihallinto

Otsolan kansalaisopisto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.