Biologian ja maantieteen opettajien liitto BMOL ry 

Henkilörekisteritiedon käsittelyperiaatteet

Päivitetty 19.10.2021

Biologian ja maantieteen opettajien liitossa tuotetaan henkilörekistereitä seuraaviin tarkoituksiin 

- jäsentietojen ylläpito ja jäsenviestintä (tietojen säilytysaika viisi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen)

- Natura-lehden tilausten hallinta ja markkinointi (tietojen säilytysaika viisi vuotta)

- materiaalien tilausten hallinta ja markinointi (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- tapahtumatoiminta ja -viestintä (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- kilpailutoiminta ja -viestintä (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- henkilöstön henkilö- ja työsuhdetietojen käsittely (tietojen säilytysaika maksimissaan kymmenen vuotta)

Biologian ja maantieteen opettajien liitossa sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) siten, että rekistereihin tallennetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot. Tietoja säilytetään jokaisen rekisterin yhteydessä mainittu määräaika, jonka jälkeen aineisto tuhotaan poistamalla ne liiton tietojärjestelmistä.

On kuitenkin huomattava, että joidenkin aineistojen (kuten palkanmaksuun liittyvien aineistojen) säilyttämistä säätelee myös muu kuin GDPR-lainsäädäntö. Näissä tapauksissa huomioidaan muu voimassaoleva lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki ja sen asettamat aineiston säilytysvelvoitteet.

Tietosuoja-aineistot käsitellään ensisijaisesti sähköisesti. Aineistot säilytetään FloMembers-jäsenrekisterin palvelimella, Procountor-järjestelmän palvelimella, peda.netin palvelimella, mailchimpin palvelimella sekä Googlen palvelimella. Toimiston tietokoneille tai erillisille muistitikuille aineistoja tallennetaan vain väliaikaisesti. Toimiston koneet on suojattu salasanalla.

Mikäli rekistereistä otetaan tulosteita, ne säilytetään liiton toimistossa lukitussa kaapissa. Toimiston ovi on lukittava. Toimistokerroksen sisäänkäynti ja hissit ovat aina lukittuja.

Rekistereitä käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen erityinen syy. Syynä voi olla esimerkiksi jäsenrekisterin päivittäminen osana työtehtäviä tai tapahtuman järjestäminen, jolloin tarvitaan tietoja ilmoittautuneista.

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei käytetä profilointiin.

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Tiedot on toimitettava niitä pyytävälle henkilölle

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Biologian ja maantieteen opettajien liiton tietosuojavastaavana toimii liiton toiminnanjohtaja. Toiminnanjohtajan sijaisena toimii tarvittaessa liiton puheenjohtaja.