Tietosuoja-asiaa

Henkilörekisteritietojen käsittelyperiaatteet

Biologian ja maantieteen opettajien liitto BMOL ry

 

Henkilörekisteritiedon käsittelyperiaatteet

Hyväksytty hallituksen kokouksessa 18.5.2018

 

Biologian ja maantieteen opettajien liitossa tuotetaan henkilörekistereitä seuraaviin tarkoituksiin

 

- jäsenrekisteri (tietojen säilytysaika viisi vuotta jäsenyyden päättymisen jälkeen)

- Natura-lehden tilaajarekisteri (tietojen säilytysaika viisi vuotta)

- Materiaalien tilaukseen liittyvät rekisterit (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- tapahtumien ilmoittautumiseen liittyvät rekisterit (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- kilpailuihin liittyvät rekisterit (tietojen säilytysaika kaksi vuotta)

- palkkojen, palkkioiden ja kulukorvausten maksamista varten laadittavat rekisterit (tietojen säilytysaika kymmenen vuotta)

 

Biologian ja maantieteen opettajien liitossa sovelletaan EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR) siten, että rekistereihin tallennetaan ainoastaan tarpeelliset tiedot. Tietoja säilytetään jokaisen rekisterin yhteydessä mainittu määräaika, jonka jälkeen aineisto tuhotaan poistamalla ne liiton tietojärjestelmistä.

 

On kuitenkin huomattava, että joidenkin aineistojen (kuten palkanmaksuun liittyvien aineistojen) säilyttämistä säätelee myös muu kuin GDPR-lainsäädäntö. Näissä tapauksissa huomioidaan muu voimassaoleva lainsäädäntö, kuten esimerkiksi kirjanpitolaki ja sen asettamat aineiston säilytysvelvoitteet.

 

Tietosuoja-aineistot käsitellään ensisijaisesti sähköisesti. Aineistot säilytetään fivaldi-järjestelmän palvelimella, surveymonkeyn palvelimella, peda.netin palvelimella, mailchimpin palvelimella, sähköpostin palveluntarjoajan palvelimella sekä dropboxin palvelimella. Toimiston koneille tai erillisille muistitikuille aineistoja voi tallentaa vain väliaikaisesti. Toimiston koneet on suojatut salasanalla.

 

Mikäli rekistereistä otetaan tulosteita, ne säilytetään liiton toimistossa lukitussa kaapissa. Toimiston ovi on lukittava. Toimistokerroksen sisäänkäynti on lukittu. Toimistorakennuksen hissit ovat avoinna ainoastaan arkisin kello 8.30-16.00.

 

Rekistereitä käsittelevät vain ne henkilöt, joilla on siihen erityinen syy. Syynä voi olla esimerkiksi jäsenrekisterin päivittäminen osana työtehtäviä tai tapahtuman järjestäminen, jolloin tarvitaan tietoja ilmoittautuneista.

 

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei käytetä profilointiin.

 

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty yhdistyksen jäsenrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Tiedot on toimitettava niitä pyytävälle henkilölle

 

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

 

Biologian ja maantieteen opettajien liiton tietosuojavastaavana toimii liiton toiminnanjohtaja.