Perehdytys
Työpaikalla on käsiteltävä sairauspoissaoloja koskevat menettelytavat henkilöstön kanssa, jotta jokainen työntekijä tietää, miten hänen odotetaan toimivan työkyvyttömyystilanteessa.

Työhyvinvointisuunnitelma
Työhyvinvointisuunnitelma tulee päivittää vuosittain esimerkisi työhyvinvointikyselyistä ja kehityskeskusteluista saadun tiedon perusteella. Suunnitelmaa tulee myös noudattaa. Erityistä huomiota on kiinnitettävä henkilöstön kuulemiseen ja työkyvyttömyyttä ehkäisevään johtamiseen.

Työkyvyttömyyden ilmoittamismenetelmä
Työkyvyttömyydestä ilmoitetaan esimiehelle viipymättä puhelimella. Mikäli esimies ei vastaa puhelimeen ja ilmoitus joudutaan antamaan muulla tavoin, tulee työntekijän varautua takaisinsoittoon. Ilmoittaminen pelkästään koulusihteerille tai ainoastaan sähköpostilla tai tekstiviestillä ei riitä.

Työkyvyttömyyden arviointi
Työntekijä ilmoittaa itsensä työkyvyttömäksi ja esimies pohtii työkyvyttömyyden asteen ja selvittää, onko työntekijän mahdollista tehdä jotain muuta työtä. Työntekijä ei siis ilmoita olevansa pois töistä tai jäävänsä kotiin.

Oma ilmoitus
Työkyvyttömyysilmoituksen yhteydessä esimies arvioi myös sen, riittääkö työntekijän oma ilmoitus vai tuleeko hänen hankkia työterveyshuollosta lääkärintodistus tai vastaava. Oma ilmoitus on uusittava puhelimella päivittäin.

Oman ilmoitusmahdollisuuden epääminen
Esimies voi perustellusta syystä evätä mahdollisuuden omaan ilmoitukseen, jolloin työntekijän tulee aina hankkia lääkärintodistus tai vastaava.

Lääkärintodistus
Lääkärintodistus sairauslomaa varten on toimitettava esimiehelle ilman aiheetonta viivytystä. Ellei hyväksyttävää syytä ole, voi ensimmäinen sairauslomapäivä olla palkaton, mikäli lääkärintodistusta ei ole toimitettu viikon kuluessa sen allekirjoituspäivämäärästä.

Anomus
Pelkkä lääkärintodistus tai oma ilmoitus ei riitä, vaan sen lisäksi on anottava Populuksella virka- tai työvapaata.

Palkallisuus
Sairaudesta tai tapaturmasta aiheutunut työkyvyttömyys oikeuttaa sairausajan palkkaan, ellei työntekijä ole aiheuttanut työkyvyttömyyttä tahallaan tai törkeällä huolimattomuudellaan.

Yhteydenotto työterveyteen
Esimiehen tulee ottaa yhteyttä työterveyteen, mikäli työkyvyttömyyteen liittyy asioita, joiden on hyvä olla työterveyslääkärin tiedossa.

Varhainen keskustelu
Tietyn sairauspoissaolomäärän jälkeen, esimiehelle tulee Populuksesta ilmoitus, joka tulee kuitata. Yleensä kuittaus edellyttää esimiehen keskustelua työntekijän kanssa.

Lakimääräinen ilmoitus
Kun poissaolopäiviä kertyy yhtäjaksoisesti 30, tulee esimiehen työnantajan edustajana tehdä asiasta ilmoitus työterveyshuoltoon.

Tiedonhallinta
Lääkärintodistuksesta ei saa ottaa kopioita, vaan alkuperäinen toimitetaan palkkalaskentaan, jossa se aikanaan hävitetään tai lähetetään KELAan.