Yksilökohtainen oppilashuolto käynnistyy huoltajan, opettajan tai oppilaan kanssa työskentelevän ammattihenkilön ottaessa yhteyttä oppilashuollon työntekijään. Oppilaan oppilashuollollisen tuen tarvetta arvioidaan yhteisessä keskustelussa yhteydenottajan kanssa. Yhteydenottaja keskustelee viipymättä asiasta myös oppilaan ja/tai hänen huoltajansa kanssa. Yksittäisen oppilaan oppilashuollollinen tuki voi käynnistyä myös monialaisen asiantuntijaryhmän tapaamisella. Oppilashuollon palveluiden työntekijä arvioi tuen tarpeen kiireellisyyden. Huoltajan kanssa yhteistyössä sovitaan asian hoitamisen aikataulusta.

Yksittäisen oppilaan tai oppilasryhmän tuen tarpeen selvittämiseen ja opiskeluhuollon palvelujen järjestämiseen liittyvien asioiden käsittelemistä varten kootaan tarvittaessa monialainen asiantuntijaryhmä. Ryhmässä on edustettuina oppilaan vanhempien lisäksi ne oppilashuollon henkilöstöön kuuluvat, joiden tehtäviin oppilaan opetuksen, tuen tai hoidon järjestäminen kuuluvat (kuten esimerkiksi kuraattori, psykologi, terapeutteja, perheneuvola, lastensuojelun sosiaalityöntekijä, neuvolan perhetyö tai muu asiantuntija).

Asiantuntijaryhmän tapaamisesta laaditaan aina muistio, joista muodostuu oppilashuoltokertomus. Edellä mainittujen dokumentointi ja säilyttäminen on kuvattu koulukohtaisessa oppilashuoltosuunnitelmassa.
Yksilökohtaisen oppilashuoltoryhmän kokoaa se koulun tai oppilashuollon palveluiden työntekijä, jolla herää huoli oppilaasta ja jolle asia työtehtävien perusteella kuuluu. Oppilashuoltopalaverin järjestäminen edellyttää huoltajalta yksilöidyn, kirjallisen suostumuksen. Tulkin läsnäolo ei edellytä yksilöityä kirjallista suostumusta. Jos asian käsittelyyn tulee uusia toimijoita, pyydetään huoltajilta (ja oppilaalta) uusi allekirjoitettu suostumus. Oppilashuollon palveluista tiedotetaan huoltajia.

Yksilökohtainen oppilashuoltotyö, suunnitellut ja toteutetut toimenpiteet sekä niiden seuranta ja arviointi kirjataan opetushenkilöstön toimesta oppilashuoltokertomukseen. Oppilashuollon henkilöstö kirjaa tiedot potilastietojärjestelmään tai asiakastietojärjestelmään. Oppilashuoltokertomuksen tietoja luovutetaan vain pyynnöstä, jossa on perusteltu tietojen saannin tarpeellisuus. Pedagogisista konsultaatiopalavereista ei tehdä oppilashuoltokertomusta.

Oppilashuoltokertomuksista muodostuu oppilashuoltorekisteri, jonka vastuuhenkilöt on määritelty oppilashuoltosuunnitelmassa.