Johtokunnan kokous Pöytäkirja

Aika: 28.3.2019 klo. 17.40-19.10

Paikka: Vehmasmäen koulu opettajainhuone

Läsnä: Jari Lehtelä, Niina Ravantti, Tarja Miettinen, Arja Kirjavainen, Tuomo Paavola, Anne Vihonen, Annika Hiltunen

Poissa: Emilia Savolainen

 

1. Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.40

2. Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi

3. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen

Pöytäkirja hyväksyttiin

4. Esityslistan hyväksyminen

Esityslista hyväksyttiin

5. Koulun terveiset

• 3.4.2019 kirjailijavierailija Tatu Kokko koululla
• 30.4.2019 Taikuri vierailee vappuriehassa
• Koulun lapset lähettävät Etiopiaan tiettyyn kouluun koulutarvikeavustuksen, vanhempainyhdistykseltä pyydetään avustusta esimerkiksi koulumateriaalina tai postitustukea. Paketti lähtee kevään 2019 aikana. Vanhempainyhdistys ei pysty osallistumaan taloudellisesti, jäsenet selvittävät tavaran hankintamahdollisuuksia mm työn kautta.
• Vanhempainilta 16.4. huumevalistusiltana, vanhempainyhdistystä pyydetään hoitamaan kahvitus
• Hannu ja Jarmo jäävät eläkkeelle kesän myötä

6. Yhdistyksen taloustilanne

• Tilin saldo 954 €, josta Avin avustusrahaa noin puolet
• Tapahtumien tuotot tältä vuodelta 550 €, kerhomaksut Avin avustuksen omarahoitusosuutta, joten niitä ei voida huomioida yhdistyksen omana tulona
• Kevään budjetti
• Luokkakohtaisiin avustuksiin 650 €,
• stipendeihin 100 €,
• kevään muistamiset 100 €,
• yhteensä 850 €,
• Emme pysty vastaamaan budjettiin, joten tuemme vain 5. ja 6. luokkalaisten luokkaretkeä. Muille ei voida tänä vuonna tukea luokkakohtaisia avustuksia. Näin pystymme tarjoamaan stipendit ja muistamiset.
• Tapahtumien jäljiltä jäänyt paljon varastoon makeisia ja juomia. Vappuriehassa 30.4 järjestetään pieni buffet jossa myydään ylimääräiset makeiset ja juomat pois > Annika ja Tuomo huolehtivat järjestelyt, Niina tekee hinnaston
• Kerhomaksut huolehtii Anne kevään osalta koteihin
• Avin avustuksista Niina tekee yhteenvedon ennen seuraavaa kokousta puheenjohtajalle

7. Tulevat tapahtumat:

• Keskusteltu kerhojen ja tapahtumien häiriökäyttäytymisestä ja järjestämisen haasteista. Keväälle ei ole tapahtumia em syistä. Toimintasuunnitelma ei ole kaudella toteutunut, kokouksia ollut 4, heijastinliivikampanja jäi puolitiehen ja tapahtumia ei ole järjestetty.
• Vanhempainilta 16.4, kahvitusta ei ole mahdollista järjestää Vehmakoiden puolesta. Yhdistyksellä ei ole rahaa eikä kahvittajia. Koulu selvittää luokkien mahdollisuuksia kahvitukseen.
• Kerhoissa ollut haasteena valvojien puute, jonka vuoksi tyttöjen liikuntakerhoja on peruuntunut. Puuhakerho päättyy 14.5, tyttöjen liikuntakerhot 13.5. Kerhot päättyvät aikaisemmin mikäli ei ole valvojia. Koteihin laitetaan wilma viesti valvojien puutteesta > Arja hoitaa

8. Vehmakoiden toiminnan jatko

• Koululaisten perheitä on lähes 100, mutta vanhempia vaikea sitouttaa yhdistystoimintaan ja kerhojen valvojiksi tai auttamaan tapahtumien järjestämisessä. Yhdistyksellä 20. juhlavuosi alkamassa.
• Vehmakoissa nyt liian vähän jäseniä, keskusteltu pystyykö toiminta jatkumaan? Laitetaan Wilma viesti, jolla rekrytoidaan uusia jäseniä. Jäseniä hallituksessa tulisi olla yli 10 että toiminta olisi mahdollista. Ideana nostettu esille, että luokkakohtaiset osallistujat hallitukseen jatkossa?
• Tulevana kautena erovuorossa olevat: Niina, Annika, Jari, Tuomo. Tuomo, Annika, Tuomo ja Niina ovat jatkamassa.
• Seuraavassa kokouksessa päätetään yhdistyksen jatkosta. Tuolloin tulee olla tieto mahdollisista uusista jäsenistä, jotka sitoutuvat toimintaan syksyllä 2019.

9. Muut esille nousseet asiat
10. Käydyt WhatsApp kokoukset
11. Seuraavan kokouksen ajankohta

Seuraava kokous 6.6.2019 klo 17.30

12. Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 19.10.