5. Miksi yhdistyksessä on hallitus?
Mikä hallitus?
Hallitus tekee töitä yhdessä ja yhteisvastuullisesti, se koostuu vastuuhenkilöistä, joilla on omat tehtävänsä toiminnassa. Useimmiten hallitukseen kuuluu puheenjohtajan lisäksi varapuheenjohtaja, sihteeri, taloudenhoitaja ja muut hallituksen jäsenet.
Tässä osuudessa paneudutaan yhdistyksen hallituksen rakenteeseen sekä tehtävänkuviin:
Millaisia tehtävänkuvia hallituksessa on?
Mitä vastuita hallitukselle kuuluu?
Kuinka hallitus kokoontuu päätöksentekoon?
Kuvitus: Hanna Arvela
Esimerkki hallituksen kokouksen valmistelusta ja työnjaosta
Hallituksilla on erilaisia toimintatapoja kokoonpanosta ja työnjaosta riippuen. Hallitus voi kokoustaa myös erilaisilla etävälineillä tai pitää sähköisiä kokouksia (esim. sähköpostikokoukset). Tärkeitä on huolehtia, että päätöksenteon kannalta asiakirjat sekä tiedot kokouksessa käsiteltävistä asioista on laadittu oikein ja ovat hyvän tavan mukaisia.
Kokouksen alustamisessa kannattaa aina hyödyntää halliituksen jäsenten osaamista sekä tasapuolista työnjakoa. Hyvään alkuun pääsee esimerkiksi näillä perus työnjaoilla:
Ennen kokousta:
-Huolehtii esityslistan valmistelusta
-Valmistelee asiakysymykset ja sopii mahdollisista alustuksista tai esityksistä
-Suunnittelee kokousasioiden käsittelytavan
Kokouksen aikana:
- Huolehtii alussa sovittavista pelisäännöistä.
- Jakaa puheenvuoroja
- Kirjaa ehdotukset ja kannatukset
- Huolehtii, että sihteeri saa kirjattua päätökset
- Huolehtii, että päätökseenteossa seurataan yhdistyslakia ja yhdistyksen sääntöjä
Kokouksen jälkeen:
- Allekirjoittaa pöytäkirjan
- Käynnistää ja johtaa kokouksessa päätettyjen asioiden toteuttamista.
Sihteeri
Kokouksen aikana:
- Kirjaa ehdotukset, kannatukset ja päätökset
- Avustaa puheenjohtajaa
Kokouksen jälkeen:
- Kirjoittaa pöytäkirjan
- Huolehtii, että pöytäkirja tulee allekirjoitetuksi
- Arkistoi kokousasiakirjat
Tehtäviä voi jakaa myös muille hallituksen jäsenille
Ennen kokousta:
- Voi olla mukana esityslistan tai asioiden valmistelussa
- Alustaa jonkin asian selvittelyä tai esimerkiksi hankintojen esittelyjä ym
- Huolehtii kokousjärjestelyistä (pöytäjärjestys, tekniikka, tarjoilu, asiakirjat)
Kokouksen jälkeen:
- Tiedottaa päätöksistä sovittujen käytäntöjen mukaisesti
- Huolehtii ja edistää omalta osaltaan päätösten toteutumista
Millainen on hyvä kokous?
On sanomattakin selvää, että hyvässä kokouksessa käsiteltävät asiat käydään huolellisesti läpi ja niistä tehdään selkeät päätökset.
Kokouksen onnistumista voidaan kuitenkin mitata myös muualta kuin pöytäkirjasta. On tärkeää, että kaikki kokouksessa läsnä olleet tuntevat tulleensa kuulluiksi ja pystyvänsä seisomaan päätösten takana.
Puheenjohtaja pitää yllä tehokkuutta asioiden käsittelyssä. Muut osallistujat pystyvät edesauttamaan tätä tutustumalla käsiteltäviin asioihin ennakkoon ja valmistautumalla ilmaisemaan oma mielipiteensä asiasta kokouksessa.
Puheenjohtajan tulee pitää huolta, että kokouksessa vallitsee viihtyisä ja toisia arvostava ilmapiiri. Tämän aikaansaamiseen pystyy jokainen käytöksellään vaikuttamaan. On tärkeää antaa toiselle suunvuoro ja kuunnella kaikkia. Samalla on hyvä kuitenkin muistaa osallistua itse rohkeasti keskusteluun ja avata suunsa, jos huomaa epäkohtia käsiteltävissä asioissa.
Yhteiset pelisäännöt ja kokouskäytäntöjen osaaminen auttavat hyvässä ja rakentavassa päätöksenteossa!