Sivistyksen toimialalle muodostetaan digitalisaation ohjausryhmä, joka tekee toimialakohtaiset linjaukset ja ohjaa digiosaamisen strategista jalkauttamista. Ohjausryhmä johtaa sisäisten ja ulkoisten prosessien digitalisaatiota. Ohjausryhmässä on jäseniä sivistyksen toimialan lisäksi tietohallinnosta.

Palveluille muodostetaan yhteinen digitiimi, joka toimeenpanee ohjausryhmän linjauksia, kehittää tulevaisuuden digitaalisia ja pedagogisia ratkaisuja ja kouluttaa henkilöstöä. Digitiimin toimintaa varten varataan talousarviossa määräraha (henkilöstöresurssi, laitehankinnat, osaamisen lisääminen). Vaikuttavuutta seurataan digitiimin henkilöstölle ja oppijoille laatimalla kyselyllä. Lisäksi kehittämisessä hyödynnetään mahdollisuuksien mukaan erilaisia hankkeita. Yksiköiden digitalisaation johtamisesta ja kehittämisestä vastaa esimies yhdessä yksikön nimettyjen digiasiantuntijoiden kanssa. Digiasiantuntijoiden tehtävät ja roolit sekä korvauskäytänteet määritetään. Lukiokoulutuksessa erityinen kehittämiskohde on henkilöstön digitaitojen ja -osaamisen lisääminen.

Kasvatus ja opetus palvelun asiantuntijat laativat yhteistyössä tietohallinnon kanssa Kouvolan kaupungin tietosuojan ja tietoturvan yleisohjeen sekä kaupungin digitaalisen turvallisuuden- että tietosuojapolitiikan pohjalta kasvatus- ja opetuspalvelun tietoturva- ja tietosuojapolitiikan. Jatkossa digitiimi vastaa asiakirjan ajantasaisuudesta tarvittaessa varmistaen päivitystarpeen tietosuojavastaavan kanssa. Opetushallitus suosittelee, että koulutuksen järjestäjä määrittelee oman tietoturvapolitiikkansa. Tietoturvapolitiikkaan kirjataan periaatteet, joita oppilaitoksessa sovelletaan. Tällaisia periaatteita ovat esimerkiksi käyttäjien oikeudet ja velvollisuudet, eri käyttäjätasojen vastuut ja käyttöoikeudet sekä ohjelmistojen asennus oppilaitoksen laitteisiin.