Kun joku pyytää opiskeluhuollon rekistereihin tallennettuja tietoja, on luovutuspyyntö syytä vaatia etukäteen kirjallisena ja perusteltuna. Pyynnöstä on ilmettävä säännös, johon luovutus perustuu tai asiakkaan kirjallinen suostumus sekä riittävä tilanteen ja tiedontarpeen kuvaus. Näin tietojen luovuttaja voi varmistua siitä, että luovutus on lainmukainen ja arvioida, mitä tietoja pyytäjä tarvitsee ja on oikeutettu saamaan. Erittäin kiireellisessä tilanteessa (esimerkiksi selvitettäessä lastensuojelun kiireellisen sijoituksen tarvetta) voi ensin suullisestikin selvittää pyynnön perusteet ja pyytää lähettämään kirjallisen luovutuspyynnön myöhemmin. Tällöin on kuitenkin aina varmistuttava (esimerkiksi soittamalla itse sosiaalipäivystyksen numeroon), että puhelimitse asioitaessa tietoja pyytävä on juuri se, joka ilmoittaakin olevansa.

Tietojen luovutuksesta tehdään asianomaisten säännösten mukaiset kirjaukset siihen opiskeluhuollon rekisteriin, josta tiedot luovutetaan. Potilasasiakirjamerkinnöistä on potilasasiakirja-asetuksen mukaan ilmettävä, milloin, mitä tietoja ja kenelle on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut sekä onko luovutus perustunut lakiin vai kirjalliseen, suulliseen tai asiayhteydestä ilmenevään suostumukseen. Myös tieto siitä, että potilas on kieltänyt luovutuksen, on tehtävä merkintä.

Kuraattorin asiakasasiakirjoihin kirjataan asiakasasiakirjalain mukaan, mitä tietoja, kenelle, milloin ja mihin käyttötarkoitukseen on luovutettu, kuka tiedot on luovuttanut, sekä luovutuksen perusteena oleva säännös tai suostumusta koskevat tiedot. Jos opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja annetaan sivulliselle, on kertomukseen opiskeluhuoltolain mukaan merkittävä, millä perusteella ja mitä tietoja on luovutettu sekä kenelle sivulliselle.