Opiskeluhuoltolain mukaan tietoja, jotka on tallennettu opiskeluhuoltorekisteriin monialaisen asiantuntijaryhmän työskentelyn yhteydessä, saa antaa sivulliselle vain, jos siihen on

• luovuttamiseen oikeuttava lain säännös, tai
• asianomaisen henkilön kirjallinen, yksilöity suostumus. Ellei hänellä ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, suostumuksen voi antaa hänen laillinen edustajansa (22 §).

Opiskelija itse on aina säännöksessä tarkoitettu asianomainen henkilö. Henkilö, jonka suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty ja jonka suostumus tarvitaan, saattaa kuitenkin olla muukin kuin opiskelija. Jos opiskelijan läheinen (esimerkiksi vanhempi) on oppilaan asiaa käsiteltäessä kertonut itse itsestään ja muista yksityishenkilöistä salassa pidettäviä tietoja, ne on sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain mukaan kirjattava erilliseen asiakirjaan (ShAaL 20 §). Noiden tietojen osalta tiedot kertonut läheinen on henkilö, jonka suostumus tarvitaan.

Alaikäisen tai täysi-ikäisen vajaavaltaisen osalta suostumuksen antaa hän itse, jos hän kykenee arvioimaan annettavan suostumuksen merkityksen. Laillinen edustaja, jota säännöksessä tarkoitetaan, on alaikäisen huoltaja tai esimerkiksi täysi-ikäisen kehitysvammaisen edunvalvoja, mikäli edunvalvojalla on edunvalvojamääräyksensä perusteella valtuus päättää tämän henkilökohtaisista asioista.

Jos tietoja luovutetaan sivulliselle suostumuksella, on suostumuksen oltava kirjallinen. Se on myös yksilöitävä siten, että suostumuksesta voidaan päätellä, mitä tietoja, kenelle ja missä tarkoituksessa saa antaa.

Jos opiskeluhuoltorekisterin salassa pidettäviä tietoja luovutetaan pyynnöstä lain nojalla sivulliselle, on tiedon pyytäjän perusteltava pyyntönsä, selvitettävä mihin tarkoitukseen hän tietoja pyytää sekä esitettävä, minkä säännöksen nojalla hän on oikeutettu tiedot saamaan. Pyyntö on syytä aina vaatia kirjallisena ja tallentaa opiskeluhuoltorekisteriin. Esimerkkinä voi mainita pyynnön, jonka rehtori tekee saadakseen rekisteristä sellaiset välttämättömät tiedot, joita hän tarvitsee perusopetuksessa erityisen tuen päätöksen pohjaksi. Ne voidaan ja tuleekin luovuttaa perusopetuslain 40.2 §:n tai 41.4 §:n mukaisesti ilman opiskelijan tai huoltajan suostumusta. Sama henkilö ei kuitenkaan voi sekä pyytää ja käyttää tietoja hallinnollisen päätöksen pohjaksi että tehdä rekisterin vastuuhenkilö- nä päätöstä niiden luovuttamisesta. Nämä tehtävät on erotettava toisistaan.

Jos yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekistereihin sisältyviä tietoja on oikeus luovuttaa, voidaan se toteuttaa myös teknisen käyttöyhteyden avulla (21.5 §) Ennen käyttöyhteyden avaamista on luovuttajan kuitenkin varmistuttava, että tietojen suojauksesta huolehditaan asianmukaisesti.