Opiskeluhuollossa salassapitovelvollisuus turvaa keskeisesti opiskelijan ja hänen asiansa käsittelyyn osallistuvien läheisten yksityiselämän suojaa ja myös luottamuksen suojaa. Luottamus on opiskelijan - ja tilanteen mukaan hänen huoltajiensa ja muiden läheistensä - oman motivaation ohella ehdoton edellytys yksilökohtaisen opiskeluhuollon onnistumiselle. On kuitenkin tilanteita, joissa salassapitovelvoitteista on oikeus tai velvollisuuskin poiketa. Tässä soveltamisohjeessa käsitellään lähinnä niitä poikkeusperusteita, joista säädetään opiskeluhuoltolaissa, perusopetuslaissa tai julkisuuslaissa, ei hallinnollisiin tarkoituksiin säädettyjä poikkeuksia.

Julkisuuslain mukaan salassa pidettävän tiedon saa antaa mm. silloin, kun luovutus perustuu

• lakiin, tai
• sen henkilön suostumukseen, jonka suojaksi salassapitovelvollisuus on säädetty; taikka
• toimeksiantoon.

Jos salassa pidettävä tieto on tarpeen toimeksiannosta suoritettavaa tehtävää varten, eikä sen poistaminen tehtävään liittyvästä aineistosta ole tarkoituksenmukaista, voidaan esimerkiksi konsultaatio- tai lausuntopyynnössä ilmaista kaikki sellaiset salassa pidettävätkin tiedot, joita pyydetyn tehtävän hoitamiseksi tarvitaan.

Toimeksianto voi perustua myös muun muassa ostopalvelusopimukseen. Jos esimerkiksi psykologipalvelut ulkoistetaan kokonaan, voidaan koko opiskeluhuollon psykologin potilasrekisteri antaa palvelun tuottajan hoidettavaksi. Palvelun tuottajalla, joka toimii tällöin teknisenä rekisterinpitäjänä, on kuitenkin oikeus tallentaa ja muutoin käsitellä siihen sisältyviä tietoja vain toimeksiannon edellyttämiä tehtäviä hoitaakseen. Varsinaisena rekisterinpitäjänä säilyy edelleen toimeksiantaja.

Opiskeluhuollon kuraattoritoimintaa koskeva ostopalvelusopimus on laadittava siten kuin sosiaalihuollon asiakasasiakirjalaissa säädetään, ja samoja periaatteita voidaan hyödyntää myös psykologipalveluihin.

Opiskeluhuoltolaissa, perusopetuslaissa sekä opiskeluhuollon palveluita koskevissa potilaslaissa ja sosiaalihuollon asiakaslaissa on tarkempia säännöksiä siitä, millä perusteilla opiskeluhuollon rekistereihin sisältyviä tietoja saa antaa sivullisille. Siltä osin kuin opiskeluhuoltolaissa nimenomaisesti säädetään toisin, koulun henkilöstö sekä myös terveydenhuollon ja sosiaalihuollon ammattihenkilöt saavat opiskeluhuoltoasiassa antaa toisilleen tietoja, jotka ovat heidän omaa ammattialaansa koskevien säännösten mukaan salassa pidettäviä. Monialaisen asiantuntijaryhmän työssä saatuihin ja opiskeluhuoltorekisteriin tallennettuihin tietoihin sovelletaan opiskeluhuoltolain salassapitoa ja siitä poikkeamista koskevia säännöksiä riippumatta siitä, minkä alan ammattihenkilö ne on laatinut.