Koulussa ja opetusryhmissä olisi hyvä pystyä päättämään yksi keskeinen pilvipalvelu, jota myös etäopetuksen kuluessa käytetään. Suositeltavaa on että koko koulussa tämä pilvipalvelu olisi sama. Tämä siitä syystä että osaamisen jakaminen niin oppilaiden kuin opettajienkin välillä tapahtuisi sujuvammin. Opettajat ja oppilaat pystyvät siis jakamaan itselleen hyväksi todettuja käytänteitä ja taitoja toisilleen, jolloin oppiminen nopetutuu. 

Videoneuvotteluiden ja opetusmateriaalien jaon/työstämisen kannalta keskeisimmiksi järjestelmiksi ovat valikoituneet Microsoftin Teams ja Googlen Classroom -palvelut. Kummatkin tarjoavat lukuisan määrän käteviä ominaisuuksi, joita voidaan hyödyntää myös lähiopetuksen aikana. Kun toimintaypäristö tulee tutuksi jo lähiopetuksessa, on sen käyttö sujuvampaa etäopetuksen aikana.