Kipinää kohti -hankkeeseen kuuluu yhtenä osa-alueena Opiston viestintäsuunnitelman laatiminen sekä nettisivujen uudistaminen. Tarkoituksena on laatia viestinnän vuosikello, johon kirjataan kaikki opiston vuosittaiset tapahtumat ja asiat, joista tulisi tiedottaa. Viestintäsuunnitelma ottaa kantaa myös eri viestinnän välineisiin. Tällä haetaan tehokkuutta sekä ennakoitavuutta opiston viestintään. Nettisivujen uudistuksen tavoitteena on puolestaan luoda uudet, käyttäjäystävälliset sekä modernit sivut.

Viestintäsuunnitelma on iso kokonaisuus, sillä Opiston tulee tarkastella eri viestintäkanaviaan kriittisesti. Keskeinen kysymys on se, mitä viestintäkanavia meidän tulisi käyttää, jotta saavuttaisimme sekä nykyiset että tulevaisuuden asiakkaat. Tällä hetkellä Opisto näkyy seuraavissa sovelluksissa ja medioissa: nettisivut, Facebook, Instagram, perinteiset Aamuposti-ilmoitukset sekä opiston paperinen opinto-opas. Jokaisen välineen kohdalla meidän pitää määrittää välineen kohdeyleisö, mihin tarkoitukseen sitä käytetään sekä milloin sitä käytetään. Tähän paras työväline on vuosikello, mutta vuosikello vaatii taakseen viestintästrategian, jotta voimme valita oikeat välineet oikeassa kohtaa. Tässä työssä saamme apua kaupungin viestinnästä.

Opiston suurin panostus asiakasviestintään on kaksi kertaa vuodessa ilmestyvä paperinen opinto-opas. Vuosittain kuitenkin keskustelemme siitä, onko paperinen opas yhä pakollinen, sillä kurssimme löytyvät myös netistä. Ja joka vuosi olemme päätyneet siihen, että on se. Tätä kantaa puoltaa ilmoittautumismäärissä kesäisin näkyvä piikki aina oppaan julkaisun jälkeen. Olemme päätelleet, että moni kaupunkilaisista lukee oppaan ja tätä kautta innostuu ilmoittautumaan kursseillemme. Tai oppaan nähdessään tajuaa, ettei ole muistanut ilmoittautua kursseille. Toki ihminen, joka ehdottomasti haluaa opiskella italiaa, löytää kurssin omatoimisesti nettisivuiltamme. Paperista opasta lukiessaan hän saattaa kuitenkin innostua myös ompelukurssista, joogasta sekä Thai-keittiön saloista. Paperisessa opinto-oppaassa Opiston koko tarjonnan laajuus saa näkyvyyttä.

Näin ajateltuna oppaan painattaminen tuntuu siis melko itsestäänselvältä. Sitten mieleen tulee kevään 2021 opas, jonka uusista kursseista suuri osa on siirretty tai peruttu koronakurimuksen estäessä normaalin toimintamme. Näin oppaassa lukeva tieto on suurelta osin vanhentunutta. Koko syksyn soudimme ja huopasimme opaspäätöksen kanssa koronatilanteen huonontuessa. Kevään oppaan taitto, paino ja jakelu oli kuitenkin varattu ajankohtana, jolloin olimme vielä lähiopetuksessa, joten tilanteen huonontuessa myöhäinen peruminen olisi realisoinut joka tapauksessa osan kustannuksista. Kahden käden sormet eivät riitä laskemaan niitä juttutuokioita, jotka alkoivat ’mitä ihmettä me tehdään sen oppaan kanssa…’. Opas painettiin ja lopun me tiedämmekin.

Mutta mikä olisi hyvä vaihtoehto oppaalle? Miten pystymme tavoittamaan kaikki potentiaaliset asiakkaat niin, että he innostuisivat aina uudestaan kurssitarjonnastamme. Monivuotiset kurssilaiset ovat opistomme arvokas perusta, mutta tarvitsemme myös uusia asiakkaita varmistaaksemme Opiston tulevaisuuden. Opistolla olemme pyöritelleet ajatusta säännöllisesti julkaistavasta uutiskirjeestä, jossa listattaisiin ainakin opiston opetuskauden varrelle ripottuva lyhytkurssitarjonta. Uutiskirje jää kuitenkin helposti asiakkaiden sähköpostikaaokseen lukematta. Facebookissa olemme julkaisseet jo useamman vuoden aikana kuukausikohtaisia lyhytkurssitärppejä – ehkä näiden laajentaminen Instan puolelle lisäisi niiden näkyvyyttä eri asiakasryhmien osalta. Kipinän yhteisessä viestintäpalaverissa ilmaan heitettiin myös idea ns. brändiesitteestä, jossa esiteltäisiin opiston toimintaa eri ainealueittain, mutta ei välttämättä enää listattaisi jokaista kurssia. Idea tuntui hyvältä ainakin nyt koronatilanteen venyessä. Tämä pohdinta jatkuu viestintäsuunnitelmaa rakentaessamme.

Opiston nettisivujen uudistus aloitettiin helmikuussa 2021 kaupungin viestinnän tuella. Opistolla tätä työtä tehdään 3 hengen voimin muun työn ohessa, joten työ ei ole loputtoman nopeaa. Tavoitteena on kuitenkin julkaista uudet sivut ennen kesätaukoa. Sivujen uudistuksen tavoitteena on tehdä sivusto, joka on ulkoasultaan raikkaan moderni ja rakenteeltaan mahdollisimman selkeä. Ulkoasuun vaikuttaa etenkin etusivun layout kuvakaruselleineen sekä kuvallisine linkkeineen. Kuvien kautta pyrimme tuomaan opiston opetustarjontaa esille mahdollisimman monipuolisesti. 

Facessa tiedotamme, mainostamme sekä kerromme kuulumisiamme. 



Instassa yritämme kovasti nyt aktivoitua. Tähän asti olemme painottaneet kurssikuulumisiamme ja luottaneet näin epäsuoraan mainostamiseen. Tulevaisuudessa Instassa ehkä näkyy myös enemmän tulevien kurssien mainoksia näkyvyyden maksimoimiseksi.


Uudet nettisivut rakentuvat - versio 1.0:n kuvakarusellissa jo ensimmäinen kuva ja otsikkoteksti, Kipinä etuoikeutetusti näkyvillä.


Kuva taittoon lähetetystä syksyn 2020 oppaan kannesta. Opasta painetaan kaksi kertaa vuodessa 26 000 kappaletta. Näin opas on sekä rahallisesti että työmäärällisesti mitattuna Opiston suurin panostus kurssimarkkinointiin. Valmiit oppaat jaetaan hyvinkääläisiin kotitalouksiin ja eri noutopisteisiin, kuten kaupungintalolle, kirjastoon, Willan infopisteeseen sekä Opiston toimistoon.