Kipinää kohti - blogi
Yhä Kipinää kohti vai vähitellen perillä?
Hankkeen maaliviiva jo siintää lähitulevaisuudessa ja tämän johdosta voikin pohtia olemmeko hankkeen tavoitteiden suhteen maalissa. Hankkeen viimeisen lukukauden aikana olemme keskittyneet opetuksen käynnistämiseen sekä järjestämiseen uusissa toimitiloissa. Vähitellen opiston ja lukion rinnakkaiselon arjen haasteet ja ilot ovat realisoituneet ja olemme tämän lukuvuoden jälkeen asteen viisaampia kuin opetuksen alkaessa viime syksynä.
Hankkeen yksi keskeinen osa oli saada tuntiopettajat kotiutumaan uusiin tiloihin. Olemme kartoittaneet tuntiopettajien työtyytyväisyyttä jo vuosina 2016 ja 2020 opiston sijaitessa vielä vanhoissa toimitiloissa. Näiden kyselyiden mukaan tuntiopettajat kokivat Hyvinkään Opiston viihtyisäksi, tasa-arvoiseksi sekä ilmapiiriltään hyväksi työpaikaksi. Monen opiston tapaan useat tuntiopettajat eivät kuitenkaan kokeneet olevansa osa Hyvinkään Opiston työyhteisöä. Toimitilat ja työvälineet saivat myös jonkin verran kritiikkiä osakseen. Osaksi täysin ansaitusti, sillä uusia toimitiloja odotellessamme pyrimme pärjäämään olemassa olevalla tekniikalla hieman jo patinoituneissa luokkahuoneissa.
Teetimme tässä hankkeessa seurantatutkimuksen vuoden 2020 kyselylle ja tällä pyrimme saamaan tietoa siitä, miten toimitilojen muutos vaikutti työtyytyväisyyteen. Lisäksi meitä kiinnosti, miten tuntiopettajamme kokivat uudet tilat. Kyselyn mukaan tyytyväisyys toimitiloihimme ja etenkin Kipinän tiloihin oli kasvanut merkittävästi. Etenkin opetustilojen taso, akustiikka sekä opetusvälineiden toimivuus olivat asioita, joihin oltiin tyytyväisiä. Tuntiopettajat ovat hyviä arvioimaan toimitilojen ja työympäristön toimivuutta, sillä he opettavat monesti useassa opistossa sekä ovat muualla päivätöissä. Näin heillä on laajempaa näkemystä kuin ehkä meillä talossa vakituisesti työskentelevillä. Näin voimme olla kyselyn tuloksiin tyytyväisiä!
Kyselyn tarkoituksena ei ollut vain vetää johtopäätöksiä nykytilasta. Tarkoitus on myös kehittää toimintaamme. Vuoden 2020 kyselyn pohjalta ryhdyimme kehittämään tuntiopettajien perehdytystä sekä tiedotusta tuntiopettajien suuntaan. Olemme kehittäneet etenkin Kipinän perehdytystä niin, että jokainen tuntiopettaja tuntisi talon, turvallisuusohjeet sekä käytänteet aloittaessaan opetuksen Kipinässä. Olemme myös kehittäneet tiedottamistamme. Opistolla on peda.net -sivustolla oma intranet, josta löytyy kaikki tuntiopettajia koskeva tieto, lomakkeet sekä opetukseen liittyvää materiaalia.
Tämän kyselyn tulosten pohjalta pyrimme parantamaan sitä, miten tuntiopettajat kokisivat olevansa tärkeä osa Hyvinkään Opistoa. Pyrimme esimerkiksi järjestämään tuntiopettajien ja vastuuopettajien vapaamuotoisia vapaa-ajan kohtaamisia sekä aineryhmäkokouksia. Tavoitteena olisi lisätä myös opettajiemme arkisia kohtaamisia Kipinässä ennen ja jälkeen opetuksen.
Esittelemme kevään 2022 kyselyn tulokset elokuun 2022 opettajainkokouksessa.
Työvoitto
Yksi keskeisistä kehityskohteista Kipinää kohti –hankkeessa oli tilavarausjärjestelmän kehittäminen sillaksi opiston kurssinhallintajärjestelmän Hellewin ja lukion Kurren välille. Ideointipöydällä asia tuntui hyvin yksinkertaiselta, totuus tietojärjestelmien kanssa on ajoittain hieman toinen.
Suunnittelutyö aloitettiin kaupungin tietohallintayksikön johdolla. Muutaman mutkan jälkeen järjestelmätoimittajaksi valikoitui Timmi Software Oy. Lukion kurssit saatiin ajettua Kurresta Timmiin loppusyksystä 2021. Opiston kurssien kohdalla törmäsimme kehityshaasteeseen. Opistossa on tarjolla vuosittain yli 500 kurssia. Kursseista kuitenkin peruuntuu 10-15% normaalissakin tilanteessa. Korona on nostanut tätä peruuntumisprosenttia hieman entisestään. Lisäksi kurssin aloituspäivää saatetaan muuttaa, jolloin myös lopetuspäivä muuttuu. Yksittäinen tapaamiskerta muuttuu tai peruuntuu. Kellonaika muuttuu alkuperäisestä. Muutokset tuntuvat olevan ajoittain loputtomia. Hellewi on hyvin notkea, mitä tulee muutoksiin. Tätä vaadimme myös Timmiltä.
Opiston kurssit saatiin Timmiin lopulta joulun välipäivinä. Nyt tilatiedot päivittyvät kaksi kertaa vuorokaudessa, joten Timmi on käytännössä ajantasainen opiston osalta. Lukion tiedot päivittyvät tällä hetkellä aina uuden jakson alla ja muutokset tehdään tällä hetkellä käsitöinä.
Timmi mahdollistaa myös vapaiden luokkien varaamisen ‘lennosta’ talon sisällä, sillä varaustilanne näkyy kaikille Outlook-kalenterin kautta. Irtovaraukset myös tehdään kalenterin kautta. Tämä mahdollistaa tilojen tehokäytön.
Timmi mahdollistaa tilojen vuokraamisen ulkopuolisille, sillä timmistä näkyy kaikki pääkäyttäjien varaukset.
Odottelemme vielä lukion 4. jakson kursseja, mutta opiston varaukset näkyvät näissä luokissa hienosti!
Kevään opas uusiksi
Kipinää kohti -hankkeessa olemme kehittäneet viestintäämme. Aiemmin viestintä on keskittynyt kahdesti vuodessa jaettavaan opinto-oppaaseen, johon on listattu kaikki kauden kurssit kurssikuvauksineen. Olemme jo pitkään kokeneet, että haluaisimme uudistaa oppaat, koskaan tähän ei vain ole ollut riittävästi aikaa.
Aloitimme viestinnän uudistuksen uudistamalla nettisivumme. Nettisivuissa panostimme visuaalisuuteen. Lisäksi pyrimme siihen, että tieto löytyisi mahdollisimman helposti kuuden pääotsikon alta. Pääotsikot pyrittiin luomaan niin, että ne olisivat mahdollisimman informatiiviset ja käyttäjä löytäisi niiden alta mahdollisimman helposti etsimänsä tiedon. Sivujen tekijöille sivujen logiikka on hyvinkin selkeä, olisi kuitenkin kiva kuulla myös käyttäjien mielipide.
Viestinnän uudistus jatkuu koko lukuvuoden 2021-2022. Nyt syksyllä 2021 vuorossa on kevään opinto-oppaan uudistus. Julkaisemme joulukuussa opinto-oppaan sijaan uuden kevätesitteen. Yksi suurimmista syistä uudistukselle on se, että kevään oppaan tekoaikataulu on aina ollut liian tiukka. Kevään suunnittelu alkaa aina syys-lokakuun taitteessa, usein vain muutama viikko syksyn kurssien käynnistymisen jälkeen. Tällöin on hyvin vaikea tietää, mille syksyn kursseille kannattaa ja suorastaan pitää tarjota jatkoa. Uusien kurssien ideoiminen ja niille opettajien löytäminen on ollut myös melko haastavaa tiukan suunnitteluaikataulun vuoksi. Nyt saamme kaipaamaamme lisäaikaa suunnittelulle.
Toinen syy uudistukselle on pyrkimys ajantasaiseen tiedottamiseen. Paperinen opas on palvellut asiakkaitamme monen vuoden ajan varsin mallikkaasti. Koronan myötä asiakkaamme ovat kuitenkin enenevässä määrin siirtyneet nettiin, sillä etenkin keväällä 2021 paperinen opinto-opas oli vanhentunut jo julkaisuvaiheessa lähiopetuksen keskeydyttyä jo marraskuussa. Totuus on, että ajantasaisin tieto on aina löytynyt netistä – keväällä 2021 tämä korostui vain entisestään.
Kolmas syy on hieman kahtiajakoinen. Haluamme uudistaa opinto-oppaan ilmettä modernimmaksi lisäämällä esitteen visuaalisuutta. Samalla Hyvinkään Opisto, kuten kaikki kaupungin yksiköt, on sitoutunut kustannussäästöihin. Haluammekin tarjota nykyaikaisen oppaan kasvattamatta kustannuksia. Tästä syystä karsimme esitteen sivumäärästä, emme ilmeestä. Tällä uudistuneella kevätesitteellämme haluamme mainostaa opistoa ja opiston kursseja. Siinä listatut esimerkkikurssien otsikot toimivat 'teasereinä' innostaen tutustumaan koko tarjontaamme netissä.
Näillä näkymin emme täysin luovu paperisesta oppaasta. Aiomme yhä painattaa syksyn oppaan, josta löytyy kaikki opiston koko vuoden mittaiset kurssit ja syksyn kurssit. Uudistamme tätäkin opasta kevään 2022 aikana. Tämä työ on kuitenkin vasta alkamassa.
Tällaisen esitteen pitäisi ilmestyä postilaatikkoon keskiviikkona 1.12.
Kipinä (ja opisto) tutuksi Kipinä-kierroksella
Järjestämme syksyn 2021 mittaan neljä Kipinä-kierrosta opiston opiskelijoille. Kierrosten myötä opiskelijat pääsevät kurkistamaan Kipinässä muihinkin tiloihin kuin omaan luokkatilaansa. Kipinä-kierrokset ovat olleet suosittuja, sillä jokaiselle kierrokselle on ilmoittautujia jonoksi asti!
Kipinä-kierros tarjoaa tiiviin infopaketin rakennuksen vaiheista aina suunnittelusta nykykäyttöön ja -käyttäjiin. Kierrosten osallistujat ovat pistäneet hanketyöläisen tutustumaan rakennukseen ja lukion toimintaan aina vain perusteellisemmin oivallisilla kysymyksillään. Ajoittain on joutunut sanomaan, että nyt kysytään asiaa, jota en tiedä. Tai kuten olen asian itselleni parhain päin kääntänyt, ‘jälleen tuli asia, joka minun pitää opiskella seuraavaa kierrosta varten’. Viimeisen kierroksen aikaa pitää varmaan pidentää, että ehdin kertomaan kaikki matkan varrella opiskellut asiat 😊.
Kipinää on mukava esitellä, sillä opistona olemme ylpeitä uusista toimitiloistamme. Kierroksilla kohtaan myös opistolaisia, jotka eivät käy omilla kursseillani, mikä on todella hieno tilaisuus. Kierrokset ovat hyvä tapa markkinoida opiston kursseja ja opistoa, kun opistolaiset ehtii kohdata ajan kanssa kierroksen aikana.
Bilsan/maantiedon labra rekvisiittoineen.
Kässänluokka toimintavalmiudessa.
Opehuoneessa voi hengähtää hetken ja juoda kupposen kolleegoiden kanssa.
Yleisluokat alkuperäisessä järjestyksessään. Korona on siirtänyt pöydät erilleen, mutta ehkä ne kohta palaavat ryhmäksi.
Ohi on!
Tarkennus edelliseen: Lukuvuosi on ohi, hanke ei. Tuntuu, että olemme yhä matkalla kohti Kipinää hankkeen nimeä lainatakseni. Vaikka olemme työskennelleet täällä hallintosiivessä jo joulukuun puolesta välistä asti, opetuksemme on toiminut koronan takia verkossa, ei luokkatiloissa. Näin tilat ovat vielä suuressa määrin käyttöön ottamatta ja näin olikin luontevaa ottaa yhteyttä Opetushallitukseen ja pyytää lisäaikaa hankkeiden läpivientiin. Kipinää kohti -hanke jatkuu koko ensi lukuvuoden ajan, tosin jo hieman pienimuotoisemmin kuin aiemmin.
Kaivoimme kuitenkin eilen hankehakemuspaperimme esiin ja teimme välitilipäätöksen hankkeen tilanteessa, jotta tietäisimme, mistä syksyllä jatkamme. Hankkeen tavoitteita läpi käydessä jopa yllätyimme, kuinka iso osa hankkeen tavoitteista oli jo toteutuksessa. Tässä hieman pidempi yhteenveto välitilinpäätöksestämme:
Tilahallintajärjestelmä Timmi
Timmin käyttöönotto opiston ja lukion yhteisenä tilanhallintajärjestelmänä on hieman viivästynyt, mutta tunnelin päässä on jo kajastus valoa. Tämä järjestelmä on kriittinen tilojen käyttöasteen maksimoinnille ja tästä syystä odotamme malttamattomana, että se vihdoin toimisi. Luokkaprinttien ottaminen järjestelmistä ja niiden kiikuttaminen eri työhuoneisiin saisi olla jo taaksejäänyttä elämää! Tulevaisuudessa jokaisen luokkatilan ovelta pitäisi nähdä niin opiston kuin lukion tilavaraukset ja opetuksen suunnittelijoiden olisi helpompi seurata tilavaraustilannetta. Haasteena on yhä opiston lukukausien ja lukion 5-jaksojärjestelmän yhteensovittaminen, mutta jospa Timmi mahdollistaa sen, että yksi kurssi ei lukittaudu yhteen luokkatilaan vaan niin lukion kuin opiston opiskelijat oppivat aina tarkistamaan Kipinän infotauluista päivän luokkatilamuutokset.
Tuntiopettajien työhyvinvoinnin kartoitus sekä perehdytysmateriaalit uuteen kiinteistöön
Lähetimme viime syksynä tuntiopettajillemme työhyvinvointikyselyn, jossa pääosin toistimme edellisen, vuonna 2016 teetetyn työhyvinvointikyselyn kysymykset kyselyjen vertailtavuuden takaamiseksi. Lisäsimme kuitenkin kyselyyn kysymyksiä, jotka kartoittivat opettajien tuntemuksia syksyllä 2020 käytössä olleista opetustiloista, jotta näkisimme, miten uusi, moderni toimintaympäristö vaikuttaa työhyvinvointiin. Toisaalta halusimme myös kartoittaa sitä, miten Kipinän ulkopuolisissa toimipisteissä työympäristö koetaan. Hankkeen jatkoajan myötä työhyvinvointikyselyn toista osiota siirretään keväälle 2022, jotta opettajille on aikaa kotiutua uusiin toimitiloihin. Toivottavasti korona ei sotke ensi syksyn lähiopetusta!! Emme ole päässeet vielä esittelemään kyselyn tuloksia opettajillemme, sillä tarkoitus oli odottaa kyselyn toista osiota. Tästä syystä esittelemme ne blogissakin vasta myöhemmin.
Kipinän perehdytysmateriaali saatiin viime tammikuussa jo hyvälle alulle ja tätä päivitämme vielä ennen syksyn opettajainkokousta. Tästä aloitamme tai oikeastaan jatkamme elokuussa.
Verkko-oppimisympäristöjen kehittäminen yhdessä lukion kanssa
Hankkeen suunnitteluvaiheessa puhuimme verkkoympäristöinä peda.netista ja Moodlesta. Vähän tiesimme mihin maailma oli menossa! Peda.net oli otettu jo käyttöön Opistossa keväällä 2020, mutta pian ymmärsimme, että tarvitsemme myös live-opetusalustan mahdollisen lähiopetuksen sulun varalta. Syksyn 2020 alusta saimme lisävahvistusta lukion puolelta tietotekniikan opettajan muodossa. Jussi oli jo kevään 2020 aikana ollut viemässä perusopetusta Teamsiin, syksyllä 2020 pääsimme hyödyntämään hänen osaamistaan opiston puolella. Opiston vieminen Teamsiin oli kuitenkin aivan erilainen urakka opiston erilaisen luonteen vuoksi. Siinä missä perusopetuksen ja toisen asteen opiskelijat ovat koulujen organisaatioiden jäseniä, opiskelijamme ovat yksityisiä maksavia asiakkaita. Heillä ei ole opiston sähköpostitunnusta ja meitä sitoo GDPR-säädökset. Tuntiopettajammekin ovat hieman eri asemassa kuin perusopetuksen ja toisen asteen opettajat, sillä he saattavat opettaa monessa opistossa, muutaman tunnin kussakin. Näin heille ei ole perinteisesti haettu kaupungin sähköpostitunnusta. Lisäksi opiston opettajat opettavat myös usein ilta- ja viikonloppuaikaan, joten kaupungin it-tuki ei ole käytettävissä.
Nämä rajoitteet mielessämme käärimme hihat ja ryhdyimme tekemään ’askel-askeleelta ohjeistusta’, jossa käytäisiin kaikki asiat läpi niin selkeästi ja selkokielellä kuin mahdollista. Kieltenopettajana olin ns. kielipoliisi, jonka vakiolauseeksi muodostui lausahdus ’liian vaikeeta, ei ymmärrä’. Ohjeistuksen tekoon meni tunteja, mutta kevään lopussa olin aidon iloinen, kun moni opettaja kertoi etäopetuksen onnistuneen hyvien ohjeiden vuoksi. Koulutuksiakin pidimme, mutta myönnän itsekin, että lyhyiden koulutusten aikana selvitimme pääsääntöisesti eri laitteiden aiheuttamia teknisiä ongelmia ja näin mahdollistimme vain kaikkien työskentely Teams-ympäristössä.
Ilman yhteistä opettajaa lukion kanssa olisimme olleet liian syvissä vesissä ja aidosti pulassa. Yhteinen resurssi oli ehdottomasti pelastusrengas ja kiitos vielä näin julkisestikin Jussille!
Yhteistyökurssit lukion kanssa sekä yhteisen opettajaresurssin hyödyntäminen
Yhteistyö Hyvinkään yhteiskoulun lukion kanssa oli tuttua jo vuosien ajalta, nyt se jatkui vain Hyvinkään lukion kanssa yhteiskoulun ja Sveitsin lukion yhdistyttyä. Tosin hankkeiden myötä yhteistyö pääsi aivan uudelle asteelle. Perinteisten kielten kurssien ohella tarjosimme yhteistyökursseja luonnontuntemuksen, musiikin, taiteen, kirjallisuuden ja kirjoittamisen sekä liikunnan saralla.
Yhteistyön on tarkoitus jatkua tulevina vuosina, sillä yhteistyö mahdollistaa kurssin toteutumisen niin opiston kuin lukion puolella. Tavoitteena on tarjota vuosittain 10 yhteistyökurssia. Osa on opiston järjestämiä, osa lukion. Perusperiaate on kuitenkin sama kuin nyt: Opistolaisille kurssit ovat normaaleja harrastekursseja, lukiolaiset voivat suorittaa kursseilla eri aineiden syventäviä kursseja.
Yhteinen opettajaresurssi on jo konkretisoitunut, sillä yhteinen opettajainhuone on loistava paikka opettajarekrytoinneille! Opisto on tullut tutuksi opehuonekeskusteluissa sekä yhteistyökurssien kautta. Rehtorit pistävät myös kiitettävästi viestiä eteenpäin, jos tarvitsemme uusia opettajia. Lisäksi moni yhteistyökurssin opettaja on ollut tyytyväinen kurssiinsa ja tämä on varmasti välittynyt muillekin. Tästä on hyvä jatkaa!
Markkinointi- ja viestintäsuunnitelma
Kaupungin viestintäpäällikön johdolla käydyt Kipinän viestintäpalaverit ovat olleet jo jonkin aikaa kuukausittainen rutiini. Palaverit ovat olleet hyvä foorumi kehittää sekä Kipinän yhteistä että oppilaitosten omaa viestintää.
Opisto julkaisee kesäkuussa myös uudet nettisivut. Nettisivuja on rakennettu kaupungin tarjoamalle alustalle kaupungin viestinnän tuella, opiston omin voimin. Tavoitteena on ollut rakentaa selkeät, uudenaikaiset sivut, joilta niin henkilökunta kuin asiakkaat löytävät helposti tarvitsemansa tiedon.
Elokuussa työt jatkuvat ja pidämme tuolloin viestinnän ja markkinoinnin työpajan, jossa työstämme ajantasaisen viestinnän vuosikellon. Facebook ja Instagram on tarkoitus ottaa paremmin käyttöön viestinnän ja markkinoinnin työkaluna. Tätä ajatellen olemme osallistuneet kaupungin viestinnän järjestämiin somekoulutuksiin kevään aikana. Lisäksi tarkoituksenamme on myös uudistaa paperinen opinto-oppaamme ensi syksyn aikana.
Yhteenvetona voisi sanoa, että paljon on jo tehty, jonkun verran on vielä jäljellä. Työt siis jatkuvat heti elokuussa tutuilla linjoilla tarkoituksena viedä keskeneräiset asiat maaliin. Lisäksi ensi syksynä, jos korona suo, tarjoamme asiakkaillemme ja verkostoillemme myös Kipinä-kierroksia. Hanke on mahdollistanut toimitilojen käyttöönoton suunnitelmallisuuden, kun työhön on varattu aikaa ja resursseja. Tämä ei ole aina itsestäänselvyys, joten olemme todella iloisia, että aikoinaan haimme tähän rahoitusta ja sitä saimme. Näissä tyytyväisissä tunnelmissa onkin hyvä alkaa kirjoitella poissaoloviestiään sähköpostiin ja äänittää loma-ajan puhelinvastaajaviestiä. Kesä esittelee jo parhaita puoliaan!
Näkymä työhuoneen ikkunasta pihalle. Kipinän parkkipaikka on jo työn alla - hiekkaa lanataan ja tasoitetaan näköjään kilpaa. Siltakin valmistuu syksyksi. Näkymä on syksyllä hieman erilainen!
Kipinän muraalin hauska yksityiskohta - tule syksyllä bongaamaan tämä livenä!