Yksi keskeisistä kehityskohteista Kipinää kohti –hankkeessa oli tilavarausjärjestelmän kehittäminen sillaksi opiston kurssinhallintajärjestelmän Hellewin ja lukion Kurren välille. Ideointipöydällä asia tuntui hyvin yksinkertaiselta, totuus tietojärjestelmien kanssa on ajoittain hieman toinen.

Suunnittelutyö aloitettiin kaupungin tietohallintayksikön johdolla. Muutaman mutkan jälkeen järjestelmätoimittajaksi valikoitui Timmi Software Oy. Lukion kurssit saatiin ajettua Kurresta Timmiin loppusyksystä 2021. Opiston kurssien kohdalla törmäsimme kehityshaasteeseen. Opistossa on tarjolla vuosittain yli 500 kurssia. Kursseista kuitenkin peruuntuu 10-15% normaalissakin tilanteessa. Korona on nostanut tätä peruuntumisprosenttia hieman entisestään. Lisäksi kurssin aloituspäivää saatetaan muuttaa, jolloin myös lopetuspäivä muuttuu. Yksittäinen tapaamiskerta muuttuu tai peruuntuu. Kellonaika muuttuu alkuperäisestä. Muutokset tuntuvat olevan ajoittain loputtomia. Hellewi on hyvin notkea, mitä tulee muutoksiin. Tätä vaadimme myös Timmiltä.

Opiston kurssit saatiin Timmiin lopulta joulun välipäivinä. Nyt tilatiedot päivittyvät kaksi kertaa vuorokaudessa, joten Timmi on käytännössä ajantasainen opiston osalta. Lukion tiedot päivittyvät tällä hetkellä aina uuden jakson alla ja muutokset tehdään tällä hetkellä käsitöinä.

Timmi mahdollistaa myös vapaiden luokkien varaamisen ‘lennosta’ talon sisällä, sillä varaustilanne näkyy kaikille Outlook-kalenterin kautta. Irtovaraukset myös tehdään kalenterin kautta. Tämä mahdollistaa tilojen tehokäytön.

Timmi mahdollistaa tilojen vuokraamisen ulkopuolisille, sillä timmistä näkyy kaikki pääkäyttäjien varaukset.

Odottelemme vielä lukion 4. jakson kursseja, mutta opiston varaukset näkyvät näissä luokissa hienosti!