Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten yhdistyksemme (Aikuislukioiden opettajat ry) kerää ja käsittelee henkilötietoja. Selosteessa kerrotaan muun muassa

• miten yhdistyksemme käsittelee henkilötietoja
• minkälaisia henkilötietoja yhdistyksemme voi kerätä
• mihin tarkoituksiin voimme käyttää henkilötietoja
• tietojaan luovuttaneiden oikeuksista keräämiämme henkilötietoja koskien

Rekisterin ylläpitäjät

• Aikuislukioiden opettajat ry:n hallituksen jäsenet (jäljempänä ”yhdistys”)

Rekisterin yhteyshenkilö ja yhteystiedot

• Yhdistyksen varainhoitaja Jaana Jakorinne
• Sähköpostiosoite: jaana.jakorinne(a)lyk.fi

Rekisterin nimi

Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja tausta

Jäsenrekisteriin kerätään yhdistyksen jäsenten henkilötietoja, joita käytetään jäsenyyden hoitoon, laskutukseen ja tiedotukseen.

Yhdistys käyttää henkilötietojen keräämiseen Jyväskylän yliopiston koulutuksen tutkimuslaitoksen kehittämää Peda.net-kouluverkkoa, ja sen kautta kerätyt tiedot yhdistys vie yhdistysavain.fi-palvelussa pitämäänsä jäsenrekisteriin. Peda.net ja yhdistysavain.fi eivät ole tässä kuvatun asiakasrekisterin ylläpitäjä vaan henkilötietojen käsittelijä, joka on huolehtinut henkilötietojen käsittelijää koskevista vastuista asianmukaisella tavalla.

Rekisterin sisältö

Rekisteriin kerätään jäsenen liittyessään luovuttamat henkilötiedot, joita katsotaan tarvittavan jäsenyyden asianmukaiseen hoitamiseen. Jäseneksi liittymisen yhteydessä jäseneltä pyydetään seuraavat tiedot:

• Nimi
• Oppilaitos
• Sähköpostiosoite
• Tieto siitä, onko henkilö pää- vai sivutoiminen opettaja, eläkeläinen vai opiskelija

Lisäksi yhdistys voi tallentaa asiakkaasta seuraavat tiedot asiakasrekisteriin:

• Katuosoite, postinumero ja postitoimipaikka

Tämän lisäksi yhdistys saa tiedon sähköisen liittymislomakkeen lähetysajankohdasta.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan, kun henkilö ilmoittautuu yhdistyksen jäseneksi. Pääasiallisesti jäseneksi ilmoittautuminen tapahtuu sähköisellä liittymislomakkeella.

Henkilötietojen luovuttaminen

Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan lainsäädäntöä.

Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin luovuttaa lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä.

Rekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

Sähköisellä lomakkeella ilmoitettuja tietoja käsitellään Peda.net-palvelussa, jonka ylläpitäjä on sitoutunut noudattamaan Tietosuoja-asetusta ja muuta EU-tason ja suomalaista tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterin suojaus

Yhdistys on järjestänyt rekisterin tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla sekä pyrkii asianmukaisin toimin estämään asiattomien pääsyn niin tietotekniikan avulla ylläpidettäviin tietojärjestelmiinsä kuin manuaalisesti ylläpidettäviin ja säilytettäviin aineistoihinsa.

Lähtökohtaisesti ainoastaan yhdistyksen hallituksen jäsenillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin. Pedan.net-palvelun ylläpitäjä tarkastelee palveluun tallennettuja ei-julkisia tietoja ainoastaan joko yhdistyksen pyynnöstä tai ilmoittamalla asiasta etukäteen kirjallisesti ja perustellen tarkastustarpeen. Peda.netin ylläpitäjä vastaa myös siitä, että henkilöt, joilla on mahdollisuus käsitellä yhdistyksen ei-julkisia henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitosopimusta tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

Tarkastusoikeus

Yhdistyksen jäsenellä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu tai, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Yhdistyksen on samalla ilmoitettava rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ja se, mihin rekisterin tietoja käytetään ja säännönmukaisesti luovutetaan.

Henkilö, joka haluaa tarkastaa itseään koskevat tiedot, on esitettävä tätä tarkoittava pyyntö yhdistykselle omakätisesti allekirjoitetussa tai sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa.

Tiedon korjaaminen

Mikäli henkilö havaitsee esimerkiksi tarkastusoikeutta käyttäessään, että rekisterin tiedoissa on puutteita tai virheitä, on henkilöllä oikeus pyytää yhdistystä korjaamaan tiedot asianmukaisiksi.

Muut oikeudet

Yhdistys pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta aika-ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.