Yksittäistä lasta koskevan asian käsittelystä asiantuntijaryhmässä laaditaan oppilashuoltokertomus. Ryhmän vastuuhenkilö kirjaa yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi välttämättömät tiedot oppilaskertomukseen. Kirjauksia voivat tehdä myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet. Kertomus laaditaan jatkumoon, joka etenee aikajärjestyksessä. Oppilas-ja opiskelijahuoltolain edelyttämät asiat ovat luettavissa valtakunnalisissa esiopetuksen perusteissa.

Lapsen yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi^[1]. Lisäksi heillä on oikeus saada ja luovuttaa toisilleen sekä lapsen opettajalle, rehtorille tai päiväkodin johtajalle ja opetuksen järjestäjälle lapsen opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot^[2]. Tiedon luovuttaja joutuu harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta tiedosta, joka on välttämätön lapsen tai muiden lasten turvallisuuden varmistamiseksi. Luovutettava tieto voi koskea muun muassa sellaista lapsen sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteissa huomioon. Vaikka tiedon luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja luottamuksen turvaamiseksi pyritään aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen.
Jos sivullisille annetaan oppilashuoltokertomukseen liittyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu.