”Opiskeluhuollon kertomukset

Yksilökohtaisen opiskeluhuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan opiskeluhuollon kertomuksiin siten kuin tässä pykälässä säädetään. Tässä laissa ei säädetä sellaisista opiskelijoita koskevista tiedoista, joita tallennetaan oppilas- tai opiskelijarekistereihin opetuksen tai koulutuksen järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Koulu- ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö sekä muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin, joiden käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (785/1992) 12 §:ssä ja sen nojalla annetuissa säännöksissä. Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (812/2000).

Kun 14 §:ssä tarkoitetussa opiskeluhuollon monialaisessa asiantuntijaryhmässä selvitetään yksittäisen opiskelijan opiskeluhuollon tarvetta, tai kun sen jäsenet toteuttavat jo suunniteltuja ja sovittuja yksilöllisiä opiskeluhuollon tukitoimia, asiantuntijaryhmän vastuuhenkilön on kirjattava ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät opiskelijaa koskevat tiedot opiskeluhuoltokertomukseen. Myös muut asiantuntijaryhmän jäsenet voivat tehdä tällaisia kirjauksia salassapitovelvoitteiden estämättä.

Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi ja siihen kirjataan yksittäisen opiskelijan:

1) nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot;

2) asian aihe ja vireillepanija;

3) opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet;

4) tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot;

5) toteutetut toimenpiteet;

6) kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa.

Jos sivulliselle annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja
millä perusteella tietoja on luovutettu.” (Oppilas- ja opiskeluhuoltolaki §20)

---

• Tukiryhmän vastuuhenkilö kirjaa ryhmän toimintatavoitteiden kannalta välttämättömät tiedot opiskeluhuoltokertomukseen, joka on virallinen, arkistoitava muistio. Myös muut ryhmän jäsenet voivat tehdä kirjauksia, mutta niitä ei koske arkistointivelvoite.
• Opiskeluhuoltokertomus laaditaan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä eteneväksi.
• Kertomus sisältää:
  • a. nimi, henkilötunnus, kotikunta, yhteystiedot, sekä alaikäisen tai muutoin vajaavaltaisen opiskelijan huoltajan nimi ja yhteystiedot
  • b. asian aihe ja vireille panija
  • c. opiskelijan tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet
  • d. tiedot asian käsittelystä opiskeluhuoltoryhmän kokouksessa, kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa, kokouksessa tehdyt päätökset, päätösten toteuttamissuunnitelma sekä toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot,
  • e. toteutetut toimenpiteet, sekä kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa.
  • f. Opiskeluhuoltoryhmän jäsenillä on oikeus pyytää neuvoa tarpeelliseksi katsomiltaan asiantuntijoilta ja ilmaista siinä yhteydessä salassa pidettäviä tietoja. Jos sivullisille annetaan opiskeluhuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, asiakirjaan on lisäksi merkittävä, mitä tietoja, kenelle sivulliselle ja millä perusteella tietoja on luovutettu. (Sivullisella tarkoitetaan henkilöä, joka ei osallistu ao. opiskelijan yksilökohtaisen opiskeluhuollon tarpeen selvittämiseen tai sen toteutukseen taikka niihin liittyviin tehtäviin.)
• Opiskeluhuoltokertomuksia säilytetään paperimuodossa kansiossa lukion arkistokaapissa. Arkistokaapin avain on ainoastaan lukion ja yläkoulun rehtorin sekä kanslistin hallussa. Vastuuhenkilö kirjaa muistion jokaisesta tukiryhmän palaverista Opiskelijahuoltokertomus-lomakkeelle, joka löytyy Sievin lukion Opettajien lomakkeet ja ohjeet -sivustolta. Opikelijahuoltokertomus arkistoidaan kansioon aakkosjärjestyksessä opiskelijoittain omissa muovitaskuissa. Sähköistä versiota ei tallenneta. Tarvittaessa muistiosta voidaan antaa kopio sovituille henkilöille, mikäli opiskelija/huoltaja antaa luvan.
• Opiskelijaterveydenhoitaja ja lääkäri kirjaavat sähköiseen Potilasrekisteriin.
• Opiskeluhuollon kuraattori ja psykologi kirjaavat omiin sähköisiin asiakasrekistereihin.