Henkilötietojen käsittelyssä on lähtökohtana luottamuksellisuus ja yhteistyö lapsen huoltajan kanssa. Jos oppilashuoltokertomuksen tietoja luovutetaan sivullisille, asiakirjaan tulee merkitä, mitä tietoja on luovutettu, kelle sivulliselle sekä millä perusteella tiedot on luovutettu.

Yksilökohtaiseen oppilashuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on kuitenkin salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi.

Tietojen luovutusoikeus salassapitovelvollisuuden estämättä koskee myös lapsen asianmukaisen opetuksen kannalta välttämättömän tiedon luovuttamista tai saamista lapsen opettajalta, päiväkodin johtajalta, rehtorilta ja opetuksen järjestäjältä. Tiedon luovuttaja joutuu harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta tiedosta, joka on välttämätön lapsen itsensä tai muiden lasten turvallisuuden varmistamiseksi. Luotettava tieto voi koskea muun muassa sellaista lapsen sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteessa huomioon. Vaikka tiedon luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja luottamuksen rakentamiseksi ja turvaamiseksi on syytä aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen.

Huoltajan yksilöidyllä kirjallisella suostumuksella voidaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömiä salassa pidettäviä tietoja pyytää myös muilta tahoilta. Esiopetuksen järjestäjällä on salassapitosäännösten estämättä oikeus saada maksutta lapsen esiopetuksen järjestämiseksi välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveydenhuollon viranomaiselta, muulta sosiaalipalvelujen tai terveydenhuollon palvelujen tuottajalta sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä. Jos lapsi siirtyy toisen opetuksen järjestäjän perusopetuslain mukaisesti järjestämään opetukseen, myös esiopetukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on salassapitosäännösten estämättä viipymättä toimitettava lapsen opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot uudelle opetuksen järjestäjälle. Uudella opetuksen järjestäjällä on myös pyynnöstä oikeus saada vastaavat tiedot.