Kokouspöytäkirjat

Kokouspöytäkirja 5.2.2018

Kokous 4/17-18

Aika: 5.2.2018 klo 18.00
Paikka: Alvarin koulu, Kuortane

Osallistujat:
Tuomas Mikkola (sihteeri, koulun edustaja), Monica Hautamäki (pj), Birgitta Ala-Honkola ja Annukka Ilvola (vpj).


1. Kokouksen avaaminen

  • Kokous alkoi 18.00

2. Läsnäolijoiden toteaminen ja kirjaaminen


3. Toimikunnan järjestäytyminen

  • Kirjataan pj ja vpj nimet peda.net sivulle
  • Sihteerinä toimii jatkossa Tuomas Mikkola
  • Tiedotuskanava: Whatsappi ryhmään saa liittyä, Tuomas perusti ryhmän ”Alvarin vanh.toimikunta”
    • Pyydetään Wilman kautta halukkuuttaa liittyä VTK-ryhmään
  • Toteutetaan kysely koteihin, joissa kysytään ideoita ja toiveita toiminnalle.
  • Etsitään vanhempaintoimikunnan aktiivijäseniä innokkaista, jotka tiiviimmin mukana suunnittelussa ja tekemisessä.
  • Jaetaan tehtäviä ns. ”tapahtumavastaaville”, vastuutetaan vapaaehtoisia mahdollisimman aikaisin (tehtävä ja aika)


4. Elokuvailta to 22.2. (tärkein asia)

  • Oletetaan, että paikalle tulisi noin 50-100 hlöä (Mikä on max?). Kerätyt ”voitot” tuloutetaan oppilaskunnan käyttöön oppilaiden kouluarjen ”jalostamiseksi”. Osa varoista voidaan käyttää koulun kevätretkeenkin.
  • Tehtävät ja järjestelyvastuut
    • Elokuvan hankinta ja maksuselvittely (Tuomas)
      • 1. Emoji, 2. Sing, 3. Eläinten salainen..
      • Kustannukset 185€ + alv. 24%
    • AV-laitteet (Tuomas)
      • Äänentoisto kunnalta
      • Projektori koululta ja varaprojektori kunnantalolta
      • Blueray soitin Ala-Honkolalta
    • Markkinointi (oppilaskunta, Tuomas, Anne)
      • Tuomas toimittaa yksityiskohdat mainokset asap
      • liput 3€ hlö (käteismaksu)
      • mainokset valmiina maanantaina 12.2., jolloin ne laitetaan jakoon! Käytetään visuaalisesti mielenkiintoista sähköisesti luotua mainosta, johon varmasti löytyy osaajia koulun oppilaista
        • Kuka jakaa ja minne? Jokaisen oppilaan kotiin mainos (Voiko jakaa muille kouluille paperisena vai Wilman kautta), oppilaskunta levittää mainoksia (koulut, kaupat, opisto, kirjasto) facebook (Monica), Alavuden suunta, wilma (Tuomas), peda.net (Tuomas)...
    • Tarjoiluhankinnat (1€ yksikköhinnat)
      • lidl pillimehut, kahvi, tee, maito, sokeri, lidl pikkupitsat (1€/kpl > 200 kpl), maissijyväpopparit (itse tehtävät), öljy, patukat, irtokarkit (Annukka)
      • donitsit (2 x 80kpl n.30€) (Birgitta)
      • pikku pringles 2€ ja/tai pienet sipsipussit, karkkipussit (valmiit pussit) 2€
      • isot kertakäyttötuopit/-mukit poppareille, jätesäkit (koululta), kertakäyttöastioita (lautaset, lusikat, pahvimukeita)
      • Whatsapp ringin kautta innokkaita pitsa- ja popparipaistoon, kahvinkeittoon...
    • Tarjoilu=kioskimyynti ja lipunmyynti (oppilaskunta)
      • pari VTK aikuista vastuussa (2-4 VTK jäsentä)
      • tarjoilupiste liikuntasalin yläaulassa oven lähellä (ehkä salin perällä)
      • myyntiin pohjakassa (200-400€ > 2€, 1€, 5€, 10€)
      • hinnasto (kunhan tiedetään tuotteet) > JOKA TAPAUKSESSA MONIPUOLINEN KIOSKI!
      • MINKÄLAINEN LIPPU/LEIMA? Mistä saadaan? Koululta?
    • Ohjelma
      • sisään klo 17.30, elokuva alkaa lyhyellä VTK esittelyllä ja sitten elokuva päälle n. 18.05
    • Salin valmistelu ja jälkipuinti eli siivous (VTK jäsenet)
      • käytössä olevat tilat: ala-aula, vessat, sali, keittiö (Tuomas varmistaa tilat)
      • liikuntasalin vuoroista Kuortaneen Lentopallon kerho peruttu...onko muuta?
      • jätepisteitä saliin
      • liikuntasaliin takaosaan asetetaan tuoleja pari kymmentä (aikuisille) ja lapsille suositellaan, että ottavat istuintyynyjä tms. mukaan elokuvaan!
    • Rahaliikenne
      • Ostettavat hankintaan omaan piikkiin ja kassasta kuittia vastaan rahat takaisin.
    • Turvallisuus (Tuomas)
      • Selvitetään: Yleisötapahtumailmoitus (Poliisi), Järjestyshenkilöt?, Pelastussuunnitelma?
    • Mediamarkkinointi ja muu yhteistyö
      • Onko lehdistö paikalla? Viestintäkoordinaattori, Viiskunta, Ykköset (tee juttu)
    • Tiistaina 20.2. asioiden varmistus (Tuomas)

5. Vappurieha

  • Ajankohta ti 1.5. (jotain uutta ja sopivasti vanhaa)
  • Hankinnat/myytävät
    • vappupallot, kahvi, letut, makkara, leipomiset, jäätelöbaari
  • Ihmiset – kumppanuudet järjestelyissä
    • Alvari, muut koulut...vastuunjako ja tuottojako huomioiden
    • kysytään yhteisöjä (seurat ja yhdistykset)
  • Oheistapahtumat
    • autoesittely, paloauto, liikuntaa?, kasvomaalausta, peräkonttikirppis, leikkimielisiä kilpailuja (koulujen väliset, vanhemmat vs. Lapset….), rastirata koulun maastossa, keppihevosrata...

6. Muut asiat
  • Maaliskuun rusettiluistelua harkitaan, josta sovitaan tarkemmin Whatsapp ringissä!

 

7. Seuraava kokous ma 5.3.18 klo 18.00

 

8. Kokouksen päättäminen klo 19.35.

Liitteet:

Kokouspöytäkirja 5.2.2018 (pdf)