Oppilashuoltokertomusten laatiminen ja säilytys

Yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan oppilashuoltokertomuksiin. Kirjaamisesta vastaa asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö. Kirjaaminen tapahtuu jatkuvassa muodossa aikajärjestyksessä edeten. Kertomukseen kirjataan

• yksittäisen lapsen nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot,
• kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa,
• kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa,
• asian aihe ja vireille panija,
• lapsen tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset,
• toteutetut toimenpiteet kuten yhteistyö eri tahojen kanssa sekä aiemmat ja nykyiset tukitoimet,
• tiedot asian käsittelystä ryhmän kokouksessa, tehdyt päätökset ja niiden toteuttamissuunnitelma sekä
• toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot.

Sivullisille tietoja luovutettaessa on merkittävä selvitys luovutetuista tiedoista, kenelle niitä on luovutettu, millä perusteella luovutus on tehty (kenen suostumus/mikä säännös). Pyyntöasiakirja talletetaan.

Oppilashuollon suostumus -sekä kertomuslomakkeet ovat yhteneväiset Lapset Puheeksi neuvonpitolomakkeen kanssa.

Rekisteriä pidetään oppilashuoltokertomuksista, muista asiantuntijaryhmään liittyvissä tehtävissä saaduista asiakirjoista ja yksittäisistä oppilaista laadituista asiakirjoista. Opetuksen järjestäjän on nimettävä rekisterin ylläpitäjäksi vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö päättää tietojen luovuttamisesta sekä määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet rekisteriin tallennettuihin tietoihin. Rekisterin ylläpitäjän tulee huolehtia tietojen jakamisesta oikeille henkilöille.

Oppilashuollon rekisteriin sovelletaan oppilashuoltolain ohella ensisijaisesti julkisuus- ja toissijaisesti henkilötietolakia (523/1999). Oppilashuoltorekisteriin sisältyvät tiedot, jotka koskevat yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kun julkisuuslain 24 §:ssä säädetään. Lapsen siirtyessä toisen asteen koulutuksen järjestäjän koulutukseen aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä oppilaan suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää oppilashuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia oppilashuollon jatkuvuuden kannalta. Kouluterveydenhuollossa laaditaan potilasrekisteri, ja kuraattori laatii asiakasrekisterin. Tarkemmin arkistoinnista määrätään kuntakohtaisessa arkistosäännössä.

Tehostetun ja erityisen tuen järjestäminen, sen seuranta ja arviointi sekä yhteistyön toimiminen asiaa hoitavien välillä

Koulu huolehtii käytänteidensä mukaisesti kolmiportaisen tuen järjestämisestä ja tuen toteutumisesta. Huomioitavaa on, että kolmiportaisen tuen järjestelyt ovat opetuksen järjestämistä eivätkä yksilökohtaista oppilashuoltoa. Oppilaan on osallistuttava kolmiportaisen tuen mukaiseen opetukseen.

Asiantuntijaryhmä seuraa yleisellä tasolla tarvittavan tuen määrää ja laatua sekä huolehtii tietoon tulleiden tuen tarpeiden toteuttamisesta.

Asiantuntijaryhmässä oppilasta opettavien opettajien yhteistyö toistensa sekä erityisopetuksen, koulunkäynninohjaajien, huoltajien ja oppilashuollon kanssa tuen järjestämiseksi on ensiarvoisen tärkeää. Yksilön tuen riittävyyttä ja oikeanlaista kohdentumista arvioidaan vähintään kerran vuodessa. Vastuuhenkilöt huolehtivat tuen kirjaamisesta asianmukaisin lomakkein (pedagoginen arvio, oppimissuunnitelma, pedagoginen selvitys, HOJKS), sekä tietojen ja toimenpiteiden päivityksestä.

Yhteistyö

Koulun huolehtii yhteistyön toimimisesta eri tahojen järjestämän opetuksen ja omassa koulussa tapahtuvan opetuksen kanssa (esimerkiksi sairaalaopetuksessa).