Tietojen tallennus ja luovuttaminen

Oppilashuoltorekisteri

Oppilashuoltokertomukset sekä muut oppilashuollon tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä lasta koskevat asiakirjat tallennetaan oppilashuoltorekisteriin. Opetuksen järjestäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja ylläpitää edellä mainittua rekisteriä. Oppilashuoltorekisteriin tallennetut tiedot, jotka koskevat yksittäistä lasta tai muuta yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä.[1]

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 21 § 1 mom. ja 22 § 1 mom.

Potilas- ja asiakasrekisterit

Terveydenhuollon henkilöstö ja psykologit kirjaavat yksilökohtaisen oppilashuoltotyön säädetysti potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin. Oppilashuollon kuraattorit kirjaavat asiakastiedot kuraattorin asiakaskertomukseen.[1]

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 20 § 2 mom., laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) 12 § ja laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)

Oppilashuollollisten tietojen luovuttaminen

Lapsen yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseen ja toteuttamiseen osallistuvilla on salassapitovelvollisuuden estämättä oikeus saada toisiltaan ja luovuttaa toisilleen sekä oppilashuollosta vastaavalle viranomaiselle sellaiset tiedot, jotka ovat välttämättömiä yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi[1]. Lisäksi heillä on oikeus saada ja luovuttaa toisilleen sekä lapsen opettajalle, rehtorille tai päiväkodin johtajalle ja opetuksen järjestäjälle lapsen opetuksen asianmukaisen järjestämisen edellyttämät välttämättömät tiedot[2]. Tiedon luovuttaja joutuu harkitsemaan esimerkiksi sitä, onko kysymys sellaisesta tiedosta, joka on välttämätön lapsen tai muiden lasten turvallisuuden varmistamiseksi. Luovutettava tieto voi koskea muun muassa sellaista lapsen sairautta, joka tulee ottaa opetustilanteissa huomioon. Vaikka tiedon luovuttamiselle olisikin edellä todettu lain tarkoittama peruste, yhteistyön ja luottamuksen turvaamiseksi pyritään aina ensisijaisesti hankkimaan huoltajan suostumus salassa pidettävän tiedon luovuttamiseen.

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 23 § 2 mom.

[2] Perusopetuslaki 40 § 2 mom. (1288/2013)

Opetuksen järjestäjän vaihtuminen

Jos lapsi siirtyy toisen opetuksen järjestäjän opetukseen, aikaisemman opetuksen järjestäjän on pyydettävä lapsen huoltajan suostumus siihen, että uudelle opetuksen järjestäjälle voidaan siirtää oppilashuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia oppilashuollon jatkuvuuden kannalta[1]. Sen sijaan opetuksen järjestämisen kannalta välttämättömät tiedot toimitetaan salassapidon estämättä viipymättä toiselle esi- tai perusopetuksen järjestäjälle. Vastaavat tiedot voidaan antaa myös uuden esi- tai perusopetuksen järjestäjän pyynnöstä.[2]

[1] Oppilas- ja opiskelijahuoltolaki (1287/2013) 23 § 3 mom.

[2] Perusopetuslaki 40 § 4 mom. (1288/2013)

Kannonkosken esiopetuksessa

Oppilashuoltokertomusten laatiminen ja säilytys

Yksilökohtaisen oppilashuollon järjestämiseksi ja toteuttamiseksi tarpeelliset tiedot kirjataan oppilashuoltokertomuksiin. Kirjaamisesta vastaa asiantuntijaryhmän vastuuhenkilö. Kirjaaminen tapahtuu jatkuvassa muodossa aikajärjestyksessä edeten. Kertomukseen kirjataan

  • yksittäisen lapsen nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä alaikäisen oppilaan huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot,
  • kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa,
  • kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa,
  • asian aihe ja vireille panija,
  • lapsen tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset,
  • toteutetut toimenpiteet kuten yhteistyö eri tahojen kanssa sekä aiemmat ja nykyiset tukitoimet,
  • tiedot asian käsittelystä ryhmän kokouksessa, tehdyt päätökset ja niiden toteuttamissuunnitelma sekä
  • toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot.

Sivullisille tietoja luovutettaessa on merkittävä selvitys luovutetuista tiedoista, kenelle niitä on luovutettu, millä perusteella luovutus on tehty (kenen suostumus/mikä säännös). Pyyntöasiakirja talletetaan.

Oppilashuollon suostumus -sekä kertomuslomakkeet ovat yhteneväiset Lapset Puheeksi neuvonpitolomakkeen kanssa.

Rekisteriä pidetään oppilashuoltokertomuksista, muista asiantuntijaryhmään liittyvissä tehtävissä saaduista asiakirjoista ja yksittäisistä oppilaista laadituista asiakirjoista. Opetuksen järjestäjän on nimettävä rekisterin ylläpitäjäksi vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö päättää tietojen luovuttamisesta sekä määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeudet rekisteriin tallennettuihin tietoihin. Rekisterin ylläpitäjän tulee huolehtia tietojen jakamisesta oikeille henkilöille.

Oppilashuollon rekisteriin sovelletaan oppilashuoltolain ohella ensisijaisesti julkisuus- ja toissijaisesti henkilötietolakia (523/1999). Oppilashuoltorekisteriin sisältyvät tiedot, jotka koskevat yksityistä henkilöä, ovat salassa pidettäviä siten kun julkisuuslain 24 §:ssä säädetään. Lapsen siirtyessä toisen asteen koulutuksen järjestäjän koulutukseen aikaisemman koulutuksen järjestäjän on pyydettävä oppilaan suostumus siihen, että uudelle koulutuksen järjestäjälle voidaan siirtää oppilashuollon asiakasrekisteristä sellaiset salassa pidettävät tiedot, jotka ovat tarpeellisia oppilashuollon jatkuvuuden kannalta. Kouluterveydenhuollossa laaditaan potilasrekisteri, ja kuraattori laatii asiakasrekisterin. Tarkemmin arkistoinnista määrätään kuntakohtaisessa arkistosäännössä.

Tehostetun ja erityisen tuen järjestäminen, sen seuranta ja arviointi sekä yhteistyön toimiminen asiaa hoitavien välillä

Koulu huolehtii käytänteidensä mukaisesti kolmiportaisen tuen järjestämisestä ja tuen toteutumisesta. Huomioitavaa on, että kolmiportaisen tuen järjestelyt ovat opetuksen järjestämistä eivätkä yksilökohtaista oppilashuoltoa. Oppilaan on osallistuttava kolmiportaisen tuen mukaiseen opetukseen.

Asiantuntijaryhmä seuraa yleisellä tasolla tarvittavan tuen määrää ja laatua sekä huolehtii tietoon tulleiden tuen tarpeiden toteuttamisesta.

Asiantuntijaryhmässä oppilasta opettavien opettajien yhteistyö toistensa sekä erityisopetuksen, koulunkäynninohjaajien, huoltajien ja oppilashuollon kanssa tuen järjestämiseksi on ensiarvoisen tärkeää. Yksilön tuen riittävyyttä ja oikeanlaista kohdentumista arvioidaan vähintään kerran vuodessa. Vastuuhenkilöt huolehtivat tuen kirjaamisesta asianmukaisin lomakkein (pedagoginen arvio, oppimissuunnitelma, pedagoginen selvitys, HOJKS), sekä tietojen ja toimenpiteiden päivityksestä.

Yhteistyö

Koulun huolehtii yhteistyön toimimisesta eri tahojen järjestämän opetuksen ja omassa koulussa tapahtuvan opetuksen kanssa (esimerkiksi sairaalaopetuksessa).