Oppilashuoltokertomus kirjataan jatkuvaan muotoon aikajärjestyksessä:

• yksittäisen lapsen nimi, henkilötunnus, kotikunta ja yhteystiedot sekä lapsen huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot,
• kirjauksen päivämäärä sekä kirjauksen tekijä ja hänen ammatti- tai virka-asemansa,
• kokoukseen osallistuneet henkilöt ja heidän asemansa,
• asian aihe ja vireille panija,
• lapsen tilanteen selvittämisen aikana toteutetut toimenpiteet kuten arviot, tutkimukset ja selvitykset,
• toteutetut toimenpiteet kuten yhteistyö eri tahojen kanssa sekä aiemmat ja nykyiset tukitoimet,
• tiedot asian käsittelystä ryhmän kokouksessa, tehdyt päätökset ja niiden toteuttamissuunnitelma sekä,
• toteuttamisesta ja seurannasta vastaavat tahot.

Yksittäistä lasta koskevat asiakirjat tallennetaan oppilashuoltorekisteriin. Yksilökohtaisessa oppilashuollossa käsiteltävät asiat ovat salassa pidettäviä. Jos sivulliselle annetaan oppilashuoltokertomukseen sisältyviä tietoja, merkitään näkyviin, mitä tietoja ja kenelle on luovutettu ja millä perusteella luovutus on tehty. Pyyntöasiakirja tallennetaan. Oppilashuoltorekisterin vastuuhenkilö päättää tietojen luovuttamisesta ja määrittelee tapauskohtaisesti käyttöoikeuden rekisteriin tallennettuihin tietoihin.

Oppilashuoltorekisteriä säilytetään koulun holvissa.