Google Drive

Google Driveen kirjautuminen

Palveluun voi kirjautua

kirjautumalla ensin yliopiston sähköpostiin osoitteessa isamail.jyu.fi ja valitsemalla yläreunasta Sovellukset-valikosta Drive tai
siirtymällä suoraan osoitteeseen http://drive.google.com/a/student.jyu.fi ja kirjautumalla palveluun yliopiston tunnuksilla tai
siirtymällä osoitteeseen http://drive.google.com ja kirjautumalla sisään tunnuksella omatunnus@student.jyu.fi ja omalla salasanalla - tämän jälkeen tarvitaan vielä normaali kirjautuminen tunnuksella ja salasanalla.

Google Drive, palvelun käyttöönotto ja asetukset

Google Drive -palvelussa voi luoda, muokata ja jakaa

tekstiasiakirjoja,
laskentataulukoita,
esityksiä,
piirroksia ja
kyselylomakkeita.

Keskeiset erot perinteisiin toimisto-ohjelmistoihin:

Vahvuudet

Yhteistyön helppous: Samaa tiedostoa voivat muokata useat ihmiset ajasta ja paikasta riippumatta, ja uusin versio on aina jokaisen saatavilla
Tiedostojen siirtämisen helppous: Tiedostojen siirtäminen tietokoneiden välillä onnistuu ilman muistitikkua tai sähköpostia.

Heikkoudet

Riippuvuus verkkoyhteydestä: Työskentely onnistuu osittain vain toimivan internet-yhteyden äärellä. Asetuksista voi kuitenkin määritellä Offline-tilan päälle, jolloin voit työskennellä Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostojen kanssa. Tätä ei kannata käyttää, jos tiedostoja muokkaa useampi henkilö, koska muutokset eivät ole heti toisten näkyvissä aivan kuten online-tilassa.

Rajallisempi valikoima toimintoja: Toimisto-ohjelmistojen edistyneimmät ominaisuudet puuttuvat (esim. yksityiskohtaiset animaatiot), toisaalta käytettävissä on uusia toimintoja, kuten pdf-tiedoston muuntaminen tekstitiedostoksi
Tietoturva: Pilvipalvelut eivät yleensä täytä tietosuojatun aineiston tallentamiseen tarkoitetun palvelun kriteerejä.

Mikäli haluat vaihtaa palvelun kielen, sinun tulee tehdä se Google-tilisi asetuksista.

https://myaccount.google.com/u/1/data-and-personalization

Kohdasta General preferences for the web (Yleiset verkkopalveluiden asetukset) > Language (Kieli)

Tiedostojen luominen ja muokkaaminen

Tiedostojen luomisen kaksi tapaa:

Olemassaolevan tiedoston tuominen omalta tietokoneelta
Uuden tiedoston luominen

Olemassaolevien tiedostojen tuominen

Esim. perinteisellä toimisto-ohjelmistolla aloitetun dokumentin muokkausta voi jatkaa Google Drivessa.

Huom! Kaikki muotoilut eivät siirry sellaisenaan palvelusta toiseen. Jos tiedostoa muokataan sekä Drivessa että Officella, niin lopullinen ulkoasun hiominen kannattaa tehdä vasta lopuksi.

Kohdasta Uusi > Tiedoston lähetys (New > File Upload) palveluun voi tuoda tiedoston omalta koneelta.

Tiedoston muuntaminen muokattavaan Google-muotoon ja tiedostojen tuomisen asetukset

Tiedostoja voi tuoda Google Driveen alkuperäisessä tiedostomuodossaan tai ne voi muuntaa selaimessa muokattaviksi Google-tiedostoiksi. Tämä koskee tekstiasiakirjoja, laskentataulukoita ja esitysgrafiikkatiedostoja.

Google Driveen tuodun tiedoston saa muokattavaan muotoon tuplaklikkaamalla tiedostoa ja sen jälkeen klikkaamalla yläreunasta Avaa sovelluksessa Google Slides/Sheets etc. (Open with Google Slides/Sheets etc.). Drive luo uuden tiedoston, joka on nyt Googlen omassa muokattavassa muodossa.

Voit halutessasi muuttaa palvelun asetuksia niin, että kaikki asiakirjat muuttuvat Google-dokumenteiksi: sivun yläreunan Asetukset (Settings) -valikon kohdasta Asetukset (Settings) voi valita

muunnetaanko kaikki Driveen ladattavat tiedostot automaattisesti muokattaviksi Google-tiedostoiksi VAI
säilytetäänkö ne alkuperäisessä tiedostomuodossa, jolloin niitä voi vain tarkastella ja ladata.

Muuntamisen Google-tiedostoiksi voi asettaa valitsemalla Muunna lähetetyt -kohdasta vaihtoehdon Muunna lähetetyt tiedostot Google Docs -editorin muotoon (Convert uploads -> Convert uploaded files to Google Docs editor format).

Uuden tiedoston luominen

Uusi > Google Docs (New > Google Docs) -toiminnolla voi luoda uuden tekstitiedoston. Vastaavasti valikosta voi valita, haluaako luoda laskentataulukon (Google Sheets), esityksen (Google Slides), piirroksen (Google Drawings) tai kyselylomakkeen (Google Forms).

Tiedoston nimeäminen

Avautuvan sivun ylälaidassa on nimenä Nimetön dokumentti (Untitled document). Sitä klikkaamalla voidaan syöttää uusi nimi tiedostolle.

Tiedoston muokkaaminen

Yläreunan työkalupalkissa on tekstinkäsittelyohjelmasta tuttuja toimintoja ja valikkoja. Pienellä näytöllä työkalupalkkiin ilmestyy Lisätietoja (More) -painike, jonka takaa loput toiminnot löytyvät.

Tiedostojen jakaminen

Tiedostoon voi myöntää oikeuksia Jaa (Share) -painikkeella. Jo painikkeessa olevasta kuvasymbolista näkee, onko tiedosto näkyvissä muille. Lukon kuva painikkeessa kertoo, että tiedosto on näkyvissä vain sen tekijälle.

Tiedoston jakaminen tietyille henkilöille

Tiedoston voi jakaa yksittäisille henkilöille syöttämällä heidän sähköpostiosoitteensa Jaa ihmisille ja ryhmille-ikkunassa. Samalla voi valita, antaako oikeudet muokata, kommentoida vai katsella tiedostoa. Tiedoston jakamista voi käyttää opinnoissa esimerkiksi

kurssityön palauttamiseen opettajalle,
yhteisen esityksen tai tekstin työstämiseen opiskelutoverin kanssa.

Tiedoston voi jakaa

yksittäisille henkilöille,
linkin avulla kenelle tahansa tai
julkisesti niin, että se on löydettävissä hakukoneilla.

Tässä näkymässä on lista myös kaikista henkilöistä, joilla on oikeudet tiedostoon. Lisäksi voit jakaa oikeuksia yksittäisille henkilöille sähköpostiosoitteen avulla. Lisää vaihtoehtoja löytyy Hae linkki-ikkunan Muuta... (Change...) -painikkeen takaa.

Kun olet antamassa oikeuksia tiedostoon, samalla voi valita, lähetetäänkö tiedoston jakamisesta sähköposti. Lopuksi muutos hyväksytään OK- tai Lähetä (Send) -painikkeella.

Oikeudet tiedostoon

Katseluoikeudet: käyttäjä voi katsella tiedostoa
Kommentointioikeudet: käyttäjä voi katsella tiedostoa ja lisätä kommentteja, jotka ilmestyvät ”puhekuplina” ikkunan reunaan
Muokkausoikeudet: käyttäjä voi katsella, kommentoida ja muokata tiedostoa.

Jaetun tiedoston katselu

Löydät sinulle jaetun tiedoston Google Driven päänäkymästä vasemman sivupalkin kohdasta Jaettu minun kanssani (Shared with me).

Tiedoston jakaminen julkisesti

Voit jakaa tiedoston julkisesti Jaa-painikkeen Hae linkki-ikkunan Muuta... -painikkeen kautta. Sieltä voit valita tiedoston jakamisen

jokaiselle, jolla on linkki
Jyväskylän yliopiston käyttäjille - Huom! Tämä tarkoittaa vain opiskelijoita, ei henkilökuntaa.
Jyväskylän yliopiston käyttäjille, joilla on linkki.

Saman ikkunan kautta valitaan, mitä oikeuksia tarkalleen ottaen myönnetään:

tarkasteluoikeudet,
kommentointioikeudet tai
muokkausoikeudet.

Tiedoston kommentointi

Tiedostoja voi kommentoida

tuplaklikkaamalla ensin kommentoitava teksti, kuva tmv. hiirellä ja
klikkaamalla dokumentin oikeassa reunassa näkyvää puhekuplakuvaketta,
kirjoittamalla kommentti sivun reunaan avautuvaan laatikkoon ja tallentamalla se klikkaamalla Kommentoi (Comment).

Tiedostojen tallentaminen ja järjestäminen

Tiedoston tallentaminen

Tiedostoja ei tarvitse erikseen tallentaa. Tallentaminen tapahtuu automaattisesti aina, kun tiedostoon tehdään muokkauksia.Jos internet-yhteys katkeaa, myös tiedoston muokkaaminen estyy.

Tiedostojen järjestäminen

Tiedostoja voi järjestää kansioihin. Uuden kansion voi luoda Driven pääikkunassa Uusi > Kansio (New > Folder) -painikkeen avulla.

Tiedoston voi siirtää kansioon

Driven pääikkunassa esim. raahaamalla tiedoston vasemmassa reunassa näkyvän kansion kohdalle

Tiedoston muokkausnäkymässä valikkokomennolla Tiedosto > Siirrä (File > Move),
valitsemalla halutun kansion ja klikkaamalla Siirrä tähän (Move here).

Tiedoston tallentaminen tietokoneelle

Tiedoston voi tallentaa Google Drivesta omalle tietokoneelle mm. tiedoston muokkausnäkymässä valikkokomennolla Tiedosto | Lataa (File | Download). Samalla valitaan tiedostomuoto.