3. Viestintä ja tiedottaminen

Turvallisuusviestintä on osa turvallisuussuunnitelmaa. Se on parhaimmillaan ennalta ehkäisevää toimintaa, joka tehdään tiedottamisen, kouluttamisen ja muun viestinnän keinoin. Kaikki viestintä edellyttää toimivia ja etukäteen sovittuja käytänteitä. Koulun turvallisuussuunnitelmassa kuvataan, miten tiedonkulku turvataan erilaisissa häiriötilanteissa muun muassa koulun, oppilaiden ja heidän huoltajiensa, pelastus- ja poliisitoimen sekä muiden kunnan viranomaisten kesken. Turvallisuussuunnitelmassa ohjeistetaan myös tiedottaminen medialle.

Turvallisuusviestinnän linjauksista ja johtamisesta vastaa rehtori. Vakavissa kriisitilanteissa tiedottamisvastuu on keskitetty sivistysjohtajalle. Tilanteissa, jotka edellyttävät pelastus- tai poliisitoimen apua, tiedottamisesta vastaa henkilö, joka johtaa tilanteen selvittämistä. Epäiltäessä rikosta tiedottamisesta vastaa tutkintaa johtava poliisi. Epidemioita koskevissa tapauksissa tiedottamisvastuu kuuluu yleensä terveyskeskukselle. (OPH)

Kriisiviestinnällä tarkoitetaan tehostettua ja nopeaa viestintää odottamattomissa tilanteissa, joissa koulun toimintaedellytykset tai muu etu ovat uhattuina. Kriisiviestinnän kulmakivinä voidaan pitää oikean tiedon välittämistä oikealle kohderyhmälle. Käytännössä tämä edellyttää ennakointia, harkintaa ja suunnittelua.

Kriisi saa aikaan inhimillisen tarpeen saada tietoa tapahtumasta ja sen seurauksista. Jo etukäteen on hyvä miettiä, keneen tapahtunut vaikuttaa, kenen pitää saada tietoa tehtävien hoidon näkökulmasta ja keitä muita olisi hyvä informoida. Onnistunut viestintä kriisitilanteessa ehkäisee myös turhia pelkoja ja huhuja.

Kriisitiedottamisen tarkoituksena on se, että kaikilla niin koulun sisällä kuin ulkopuolisilla yhteistyötahoilla on yhtenevä käsitys tilanteesta. Koulun kriisitilanteissa ensisijainen kohderyhmä muodostuu aina henkilöstöstä ja oppilaista. Koulun sisäisestä tiedottamisesta vastaa koulunjohtaja. Kriisitilanteessa työskentelevät kriisityön ammattilaiset tarvitsevat reaaliaikaista tietoa esimerkiksi tilanteen etenemisestä ja mahdollisista muista vaaratekijöistä.

Kriisin alkuvaiheessa päätetään, mitä halutaan viestiä ja mitkä ovat viestinnän keskeiset tavoitteet. Kriisiviestinnän päätavoitteita ovat

ihmisten turvallisuuden varmistaminen,

mahdollisten uhrien sekä heidän omaistensa suojeleminen,

oikean ja totuudenmukaisen tiedon välittäminen asianosaisille, huoltajille, sidosryhmille ja medialle,

yhteisön toimintaedellytysten ja toiminnan jatkuvuuden turvaaminen,

huhujen, mielikuvien ja väärien tietojen vaikutusten minimoiminen ja

yhteenkuuluvuuden ja turvallisuudentunteen rakentaminen,

Ikävät uutiset leviävät nopeasti, ja monet kriisitilanteet kiinnostavat myös mediaa. Medialle tiedottamisesta vastaa sivistysjohtaja. Koulupäivän aikana vastuu lapsista ja nuorista on koululla. Kriisitilanteessa yksi koulun tehtävistä on suojella oppilaita ja opiskelijoita tarpeettomalta julkisuudelta sekä huolehtia heidän yksityisyyden suojastaan. Koulu ei esimerkiksi voi antaa lupaa alaikäisen kuvaamiseen tai haastattelemiseen vaan lupa tulee aina pyytää huoltajalta.

On tärkeää, että kodeille annetaan tietoa koulun kriisisuunnitelmasta sekä siihen sisältyvistä kriisiviestinnän periaatteista jo ennakolta. Kun kriisi kohtaa kouluyhteisön, tulee myös huoltajien tietää, miten eri tilanteissa toimitaan ja viestitään, ja mistä tai keneltä saa tarvittaessa apua tai lisätietoa.

Koulun tilanteenaikainen viestintä:

Koululla on käytössä kuulutusjärjestelmä. Häiriötilanteissa käytetään megafonia.
Käytetään ennalta sovittuja kuulutus- ja hälytyskäytänteitä.
Tapahtumista tehdään heti ilmoitus rehtorille/vararehtorille.
Mahdollisuuksien mukaan pyydetään oppilaspari hakemaan apua. Oppilaita ei saa jättää keskenään tilanteeseen.