Hallintoverkon uusien käyttäjien tilaukset tapahtuu rehtorin toimesta kun virkasuhde tai työsuhde on yli 1 kk mittainen. Kouluilla tämän hoitaa käytännössä rehtori koulusihteerin tuella. Hallintoverkon käyttäjätunnukset mieluiten ennen työ-/virkasuhteen alkua jos mahdollista.