Tukiryhmän kokoaa se opiskeluhuollon tai oppilaitoksen henkilökunnan edustaja, jolle asian selvittäminen työtehtävien perusteella kuuluu tai hän, joka ensimmäisenä toteaa tukiryhmän tarpeellisuuden.
Tukiryhmä voidaan koota käsittelemään yksittäisen opiskelijan tai opiskelijaryhmän tuen tarvetta ja opiskeluhuollon järjestämiseen liittyvää asiaa.
Tukiryhmään voidaan nimetä toimijoita jäseneksi vain opiskelijan tai hänen huoltajansa suostumuksella. Tukiryhmä on aina tapauskohtainen ja sen kokoamisessa huomioidaan käsiteltävä asia. Tässä vaiheessa täytetään Opiskelijan kirjallinen suostumus –lomake, joita löytyy Sievin lukion Opettajien lomakkeet ja ohjeet -sivustolta.
Ryhmälle tulee määritellä käyttöoikeus opiskeluhuollon kertomukseen. Ryhmä valitsee keskuudestaan vastuuhenkilön, jota koskee kirjaamis- ja arkistointivelvoite.
Tukiryhmän jäsenet ovat vastuussa sovittujen päätösten eteenpäin saattamisesta. Vastuuhenkilön tehtävä on pitää huolta, että opiskelijan asiat etenevät sovitusti.
Tukiryhmän jäsen ei saa käyttää ryhmän jäsenenä saamiaan salassa pidettäviä tietoja muuhun kuin opiskeluhuoltoon liittyvään tehtävään.
Salassapidolla tarkoitetaan sekä asiakirjasalaisuutta että vaitiolovelvollisuutta ja hyväksikäyttökieltoa.
Sivistysvaliokunnan mietinnön mukaisesti ”opettaja ja rehtori eivät tule esteellisiksi tekemään oppilasta koskevia hallintopäätöksiä sillä perusteella, että he ovat saaneet oppilasta koskevia tietoja toimiessaan monialaisen asiantuntijaryhmän jäsenenä.” (Opetushallitus)
